Projekt-KPI:er

Flowtlys redaktionsteam3 min

Ett projekt-KPI är ett mått kopplat till ett enda projekt som visar hur projektet går i förhållande till något du bryr dig om. Varje KPI tillhör ett enda projekt. För KPI:er som beräknas från ekonomi inkluderas siffrorna för projektets underprojekt.

Två typer av KPI

Manuellt ifyllda. Du registrerar daterade avläsningar, till exempel en kundnöjdhetspoäng varje månad. KPI:ns aktuella värde är avläsningen med det senaste datumet, oavsett i vilken ordning avläsningarna registrerades.

Beräknade från projektets ekonomi. Värdet beräknas utifrån projektets egna siffror, så ingen behöver skriva in det. En av följande:

Mått Vad det visar
Personalkostnad Kostnaden för tiden som arbetats på projektet
Fakturerbart värde Värdet av det fakturerbara arbetet i projektet
Direkta utgifter Kostnader bokförda direkt mot projektet
Bruttomarginal Vad projektet tjänar efter sina kostnader
Bruttomarginal i procent Bruttomarginal uttryckt i procent

Ett beräknat KPI räknas om varje gång det läses, så det speglar alltid projektets aktuella tillstånd. Det täcker en period som, om inget annat ställts in, löper från projektets startdatum till idag.

Mål

Ett KPI kan ha ett valfritt mål tillsammans med en riktning:

  • Högre är bättre: KPI:t ligger i linje när dess värde når målet eller går över det.
  • Lägre är bättre: KPI:t ligger i linje när dess värde stannar vid målet eller under det.

Annars ligger KPI:t utanför planen. Ett KPI utan mål visas utan status i linje / utanför planen.

Vem kan göra vad

Tre behörigheter styr projekt-KPI:er. Du tilldelar dem till personer via behörighetsgrupper.

Behörighet Vad den tillåter
KPI-hanterare Definiera, ändra och ta bort projekt-KPI:er och deras mål.
KPI-bidragsgivare Registrera värden för manuellt ifyllda projekt-KPI:er.
KPI-granskare Se projekt-KPI:er och hur de jämförs med sina mål.

Varje behörighet inkluderar den under den: en KPI-hanterare kan även registrera värden, och en KPI-bidragsgivare kan även se KPI:er.

  • Account managers har automatiskt KPI-hanterare.
  • I en nyligen skapad organisation innehåller standardbehörighetsgruppen för företagsägaren KPI-hanterare.

Ytterligare två regler gäller för alla, oavsett deras KPI-behörighet:

  • Du ser KPI:er bara på projekt du kan se.
  • Penningvärden kräver tillgång till lönsamhet. Värdet av ett KPI mätt i pengar (personalkostnad, fakturerbart värde, direkta utgifter, bruttomarginal) visas bara för personer som får se projektlönsamhet. Andra ser fortfarande KPI:t, men utan dess värde.

Exempel på användning

  • En delivery lead följer bruttomarginal i procent på ett projekt med fast pris med ett mål på 30 % och riktningen "högre är bättre", för att tidigt upptäcka kostnadsöverskridanden.
  • En projektledare registrerar manuellt en månatlig kundnöjdhetspoäng, och teammedlemmar med behörigheten KPI-bidragsgivare lägger till avläsningarna.
  • Ett ekonomiteam har KPI-hanterare för att sätta mål, medan projektpersonal har KPI-granskare och följer KPI:erna för de projekt de arbetar på.

Kopplingskarta

Hänvisar tillHärleds frånDel avPlanerat mot utfall
Beskrivs härBeskrivs på annan plats
budget omfattar project. counterparty som standard till project. invoice faktureras från project. project är av typen project-type. project identified by project-reference. project bemannad av person. project-rate värderar person. project-rate gäller för project. time-entry följs upp mot project. task tillhör project. project-folder grupperar project. project länkad till budget. project-template skapar project. project measured by project-kpi. project-phase är ett delprojekt till project. project kräver role. booking budget mot utfall time-entry.omfattarsom standard tillfaktureras frånär av typenidentified bybemannad avvärderargäller förföljs upp mottillhörgrupperarlänkad tillskaparmeasured byär ett delprojekt tillkräverbudget mot utfallBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMMotpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.MotpartFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaPProjekttyp — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.ProjekttypPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonMMedlemmens timpris — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Medlemmens timprisTTidrapport — What actually happened — work time logged against a project.TidrapportUUppgift — A unit of work inside a project.UppgiftPProjektmapp — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.ProjektmappPProjektmall — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.ProjektmallPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFas — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FasRRoll — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RollBBokning av medarbetare — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Bokning av medarbetare

Relaterade begrepp