Marginal per fas
Marginal per fas är en underflik i ett projekts Ekonomi. Den ger en rad per fas i projektet — vad fasen har fakturerat, vad den har kostat och marginalen mellan de två — och en sista rad för hela projektet.
Den besvarar en fråga: vilka etapper i det här uppdraget tjänar pengar, och vilka gör det inte.
En fas är ett delprojekt
Det finns inget separat fasobjekt. En fas i ett projekt är ett delprojekt till det, så allt som gäller för ett projekt gäller för en fas: den har sin egen typ, sina egna datum, sitt eget team och sina egna siffror. För att få en fas skapar du ett delprojekt till kundprojektet — på projektets flik Faser, eller genom att ge ett befintligt projekt ett överordnat projekt. Projektvy beskriver båda vägarna och vad de innebär för teamets åtkomst.
Bara den första nivån är en fas. Raderna i den här tabellen är projektets direkta delprojekt. Ett delprojekt till ett delprojekt är inte en andra fas och får ingen egen rad — dess belopp räknas in i fasen ovanför, eftersom varje rad täcker sin fas och allt som ligger under den. Att dela upp en fas ytterligare är alltså ett sätt att organisera arbete, inte ett sätt att lägga till rader här.
En borttagen fas lämnas utanför. En arkiverad fas behåller sin rad, märkt Arkiverad: arkivering tar ett projekt ur bruk, och de pengar det tjänade är fortfarande en del av uppdragets historia.
När en fas stänger, och vad en stängning inte gör
En fas stänger på sitt eget Datum till. Den löper hela den dagen och läser Avslutad vid sitt namn från dagen efter; fram till dess läser den Aktiv, och raden anger Stänger tillsammans med datumet. En fas utan slutdatum visar Inget slutdatum och förblir aktiv.
Att stänga en fas låser inte dess siffror. En kostnad daterad efter stängningen höjer fortfarande den fasens kostnad och sänker fortfarande dess marginal. Det är avsiktligt: en stängning markerar när arbetet skulle avslutas, inte när böckerna stängs — en leverantörsfaktura som kommer sex veckor senare är en kostnad i den fas där den uppstod, inte i den fas som råkar vara öppen.
För att en sen kostnad aldrig ska bli en överraskning anger fasens rad också hur mycket av dess kostnad som är daterad efter stängningen — till exempel 4 200,00 efter stängning. Läs det som en anteckning, inte som ytterligare en kolumn: det beloppet ligger redan i personalkostnaden och de direkta kostnaderna intill, och att lägga det till dem skulle räkna det två gånger. Ett stort belopp där är värt att följa upp, för det betyder oftast antingen en kostnad bokförd på fel fas eller ett stängningsdatum satt för tidigt.
Vad marginalen består av
Tabellen har sex kolumner.
| Kolumn | Vad den betyder |
|---|---|
| Fas | Fasen, dess status, dess stängningsdatum och dess kostnader efter stängning, när det finns några. |
| Fakturerat | Vad fasen har fakturerat. |
| Personalkostnad | Vad tiden som rapporterats på fasen har kostat. |
| Direkta kostnader | Fasens relaterade kostnader. |
| Marginal | Fakturerat minus personalkostnad minus direkta kostnader. |
| Marginal % | Marginalen som andel av det fakturerade. |
Detaljerna bakom var och en:
- Fakturerat är vad som ställts ut, inte vad som betalats. Varje kundfakturarad bokförd på fasen räknas, från det att fakturan finns, oavsett om kunden har betalat den. Utkast och borttagna fakturor lämnas utanför. En faktura räknas i den period dess försäljningsdatum faller i. En rad som inte namnger något projekt förs till projektet på det kontrakt fakturan ställdes ut under, och en rad som delas mellan flera projekt bidrar bara med den andel som tilldelats denna fas. Belopp är netto, omräknade till fakturans egen kurs.
- Personalkostnad är rapporterad tid till kostnad, inte till den taxa du fakturerar. Det är kostnaden för de timmar teammedlemmar rapporterat på fasen, var och en till sin egen kostnadstaxa — samma siffror som Teamkostnader över tid och projektets pengamätande KPI:er rapporterar. Timmar som ingen rapporterat kostar ingenting här, hur mycket arbete som än utförts.
- Direkta kostnader är fasens relaterade kostnader — de leverantörsfakturor och betalningar som bokförts på den. En kostnad räknas en gång: är en bankbetalning redan täckt av ett tilldelat dokument räknas dokumentet, och betalningen läggs inte till. Pengar som tagits emot på en fas är inte en kostnad; intäkten är fakturan.
- Marginalen är en subtraktion, inte ett förhållande. En positiv marginal visas med plustecken.
- Marginal % är tom när ingenting fakturerats. Cellen visar ett tankstreck och skälet — inget fakturerat — i stället för 0 %. En marginal av ingenting är inte ett procenttal, och att skriva ut det skulle läsas som en fas som gick jämnt ut, trots att den har gjort av med pengar och inte fakturerat något.
Perioden avgör vad du ser
Ovanför tabellen finns ett datumintervall, och alla siffror följer det. Fliken öppnas på projektets hela liv — från dess startdatum till i dag — så det första du ser är uppdraget i sin helhet. Ett projekt utan startdatum öppnas i stället på innevarande månad.
Smalnar du av intervallet smalnar raderna av med det. En fas som avslutades i våras läses som en rad nollor i ett fönster som inte sträcker sig tillbaka till den; det är fönstret, inte fasen. Vidga intervallet till projektets start för att se den igen. Intervallet följer med i sidans adress, så ett bestämt fönster kan delas som länk eller sparas som bokmärke.
Hela projektet är inte summan av faserna
Den sista raden, Hela projektet, är projektet i sin helhet: alla faser plus allt som bokförts på själva det överordnade projektet.
Fakturor som ställts ut på projektet i stället för på en av dess faser, tid som rapporterats direkt på projektet och kostnader som tilldelats det hör till projektet och till ingen fas. De finns på den här raden och på ingen av raderna ovanför. Därför är summan oftast större än faserna lagda ihop, och den är inte avsedd att stämma med dem. Är skillnaden större än du väntar dig talar den om hur mycket av uppdraget som bokförs på projektnivå — vilket ofta är ett skäl att flytta det arbetet till en fas.
En uppdragstagare som både fakturerar och rapporterar tid räknas två gånger här
Det här är den enda siffran på fliken som behöver läsas noga.
När samma person både fakturerar arbetet och rapporterar sina timmar på fasen räknar den här fliken båda: fakturan som en direkt kostnad och den rapporterade tiden som en personalkostnad. Arbetet betalas en gång och räknas två gånger, så fasens kostnad är för hög och dess marginal läses lägre än den i verkligheten är.
Det gäller den fas en sådan person arbetar på, och genom den raden Hela projektet. En fas bemannad enbart med anställda, eller enbart med uppdragstagare som inte rapporterar tid, berörs inte.
Det är särskilt för den här fliken. På budgetytan räknas samma fall en gång — en faktura tilldelad en person lämnas utanför kostnaden på ett projekt där den personens rapporterade tid redan kostnadsförs, så som Budget-resultaträkning och prognos beskriver. De två ytorna skiljer sig verkligen, så en fasmarginal och en budgetsiffra om samma personer förväntas inte stämma med varandra.
Till dess att du har kontrollerat det bör du behandla marginalen för en sådan fas som ett golv och inte som en siffra: den verkliga marginalen är det talet plus vad personen fakturerat för timmar som samma person också rapporterat. Relaterade kostnader listar fakturorna bakom den direkta kostnaden, och Teamkostnader över tid de rapporterade timmarna bakom personalkostnaden; där syns överlappet.
Vem som kan se den
Marginal per fas visar vad arbetet tjänar, så den kräver behörigheten att se projektlönsamhet — samma behörighet som resten av Projektekonomi kräver. Den som saknar den får veta att åtkomst till dessa siffror inte finns, i stället för att se en tom tabell. Se Behörigheter och Behörighetsgrupper.
Ett projekt utan faser säger det på fliken och hänvisar dig till Teamkostnader över tid för projektets egna siffror.
Exempel på användningsfall
- En delivery lead som driver ett bygge i fyra faser kontrollerar vilken av dem som bär uppdraget och vilken som äter upp marginalen, innan nästa etapp prissätts.
- En controller ser efter stängning på en fas som avslutades förra kvartalet, öppnar Relaterade kostnader och hittar en leverantörsfaktura bokförd på fel fas.
- En ekonomiansvarig jämför raden Hela projektet med faserna och upptäcker att merparten av faktureringen ställdes ut på projektnivå, så fasmarginalerna beskriver bara en del av uppdraget.
- En kundansvarig läser en tom Marginal % på en fas och känner igen den som en fas som gjort av med pengar men ännu inte fakturerat, inte som en fas som gick jämnt ut.
- En projektledare som granskar en fas med en uppdragstagare som rapporterar tid behandlar marginalen som ett golv, och jämför uppdragstagarens fakturor med de rapporterade timmarna innan siffran förs vidare.