Projecttaken

Het tabblad Taken op de pagina van een project houdt de takenlijsten en losse taken van het project bij, zodat je projectwerk kunt opdelen in volgbare onderdelen met een eigen status, prioriteit en herhaling.

Takenlijsten

Taken kunnen worden gegroepeerd in takenlijsten om het werk binnen een project te ordenen. Elke lijst heeft een naam en hoort bij één project.

Statussen

Elke taak heeft een status. Statussen zijn gedeelde, geordende items met een naam en een kleur, en worden bewerkt vanuit de werkstroomweergave.

Naast naam en kleur draagt een status twee markeringen die aangeven wat het betekent:

Deze status markeren als bezig — het bereiken van deze status betekent dat het werk is begonnen. Bezig is de gebruikelijke.
Deze status markeren als afgesloten — het bereiken van deze status betekent dat het werk klaar is. Gereed is de gebruikelijke.

Een status kan ook worden ingesteld als standaard, wat de status is waarmee een nieuw aangemaakte taak begint.

De twee markeringen zijn onafhankelijk. Een status kan beide, een of geen dragen, en meer dan één status kan dezelfde markering dragen — een project met Bezig en Wordt beoordeeld kan beide als bezig markeren, en een met Gereed en Geannuleerd kan beide als afgesloten markeren. Niets dwingt een project ze te gebruiken.

Ze zijn de moeite waard om in te stellen, want dit is wat Flowtly leest om aan te bieden een taak door te schuiven nadat tijd is geregistreerd. Een project waarvan de statussen geen van beide markeringen dragen, werkt normaal; het krijgt dit aanbod gewoon nooit.

Een taak doorschuiven na het registreren van tijd

Tijd registreren tegen een taak is een goed moment om op te merken dat de status ervan niet meer overeenkomt met de realiteit. Nadat de tijdsinvoer is opgeslagen, biedt Flowtly aan om de taak door te schuiven:

Een taak die nog niet gestart is, krijgt de status aangeboden die aangeeft dat er werk in uitvoering is — Verplaatsen naar In uitvoering.
Een taak die al in uitvoering is, krijgt de afsluitende status aangeboden — Markeren als Gereed. Een stuk werk afronden en de uren ervoor registreren is één handeling, zodat het afsluiten ervan niet betekent dat u de tijdregistratie verlaat om de taak te zoeken.

Het is een aanbod, geen regel. Het verschijnt als een kort bericht dat vanzelf vervaagt, en alleen het selecteren van de actie verandert iets. Het negeren ervan kost niets en hoeft niet te worden weggedrukt — wat van belang is, want tijd registreren is hier een van de meest frequente handelingen, en acht geregistreerde uren betekenen vaak dat het werk halverwege is en niet afgerond.

De aangeboden status komt voort uit wat als de betekenis van de projectstatussen is gemarkeerd — bezig of afgesloten —, nooit uit de volgorde waarin kolommen toevallig op een bord staan. Uw kolommen verslepen kan daarom niet veranderen wat wordt aangeboden. Een project dat nooit een status als bezig heeft gemarkeerd, krijgt geen Doorschuiven naar-aanbod, omdat er geen status is om naar door te schuiven; één markering is voldoende.

Als een project meer dan één status van een bepaald type heeft, neemt het aanbod de eerste:

Onder statussen die aangeven dat werk in uitvoering is, de vroegste — zodat een taak als net gestart wordt gelezen in plaats van verder te worden doorgesprongen.
Onder de afsluitende statussen, de vroegste — de gewone voltooiingskolom van het bord. Als een project zowel Gereed als Geannuleerd heeft, is annuleren de uitzondering en wordt dat nooit aangeboden nadat iemand zojuist werk heeft geregistreerd.

Er wordt helemaal niets aangeboden als er niets zinvols te bieden is: een taak zonder status, een taak die al gesloten is, of een project waarvan de statussen de aangeboden toestand niet onderscheiden. In die gevallen slaat het registreren van tijd de invoer gewoon op, zonder bericht.

Prioriteit

Elke taak heeft een prioriteit: Laag, Normaal, Hoog of Urgent. Normaal is de standaard.

Toegewezen personen en volgers

Een taak kan meerdere toegewezen personen hebben, die per e-mail bericht krijgen zodra ze eraan worden toegewezen. Medewerkers kunnen zich ook op een taak abonneren om updates te ontvangen zonder toegewezen te zijn — bijvoorbeeld wanneer ze een reactie plaatsen.

Reacties

Toegewezen personen en volgers kunnen een taak bespreken via reacties. Elke reactie legt de auteur en het tijdstip vast. Wanneer er een nieuwe reactie bij komt, krijgen de volgers van de taak bericht per e-mail.

Herhaling

Taken kunnen dagelijks, wekelijks of maandelijks terugkeren. Een herhalingsregel bepaalt de frequentie, het interval, een optionele einddatum en een maximumaantal herhalingen; elke gegenereerde herhaling is een gewone taak die terugverwijst naar de regel die haar heeft aangemaakt.

Meldingen bij statuswijziging

Wanneer de status van een taak verandert, krijgen de toegewezen personen bericht per e-mail.

Weergaven

Het tabblad Taken biedt lijst-, bord-, kalender- en workflowweergaven van dezelfde onderliggende taken, zodat je kunt werken met de indeling die op dat moment het beste past.

Voorbeeldgebruiksscenario's

De status Bezig van een project als bezig markeren, zodat het registreren van tijd op een nog niet gestarte taak aanbiedt deze daarheen te schuiven.
De ochtenduren registreren op een taak en deze in één beweging starten, zonder het bord te openen.
Een stuk werk afronden, de tijd die het kostte registreren en de taak vanuit dezelfde prompt sluiten.
De prompt negeren voor een taak die slechts gedeeltelijk klaar is — de uren worden geregistreerd en de status blijft ongewijzigd.