Plantillas de proyecto

Si ejecutas proyectos con la misma estructura una y otra vez — las mismas fases en el mismo orden, la misma lista de verificación en cada etapa — una plantilla te permite describir esa estructura una vez y crear nuevos proyectos con unos pocos clics, en lugar de reconstruirla manualmente cada vez.

Una plantilla contiene únicamente la estructura y los tiempos, y nada más. El cliente, el equipo y todos los detalles financieros pertenecen al proyecto que creas a partir de ella, no a la plantilla.

Quién puede usar plantillas

Visor de proyectos y Gestor de proyectos pueden abrir la lista de plantillas y crear proyectos a partir de una plantilla.
Solo un Gestor de proyectos puede crear o modificar una plantilla.

Si tu rol es Visor de proyectos, puedes ver qué plantillas existen e iniciar proyectos a partir de ellas, pero al abrir una plantilla accedes al editor de plantillas, que corresponde a un Gestor de proyectos. El permiso proviene de tu rol, que un Administrador asigna.

Las plantillas de proyecto están disponibles en cualquier lugar donde haya proyectos: una organización que no utilice la parte de proyectos de Flowtly no las verá.

La lista de plantillas

Plantillas de proyecto aparece junto a Proyectos en la barra lateral, porque una plantilla pertenece a la organización y no a ningún proyecto concreto.

La lista muestra para cada plantilla un nombre, su estructura y su tipo de proyecto. La columna de estructura es la forma más rápida de distinguir dos plantillas — indica «2 fases · 4 listas», de modo que una copia a medio terminar no parezca el original. Una plantilla sin fases muestra «Sin fases · 3 listas», ya que una lista de verificación sencilla es una plantilla perfectamente válida y un cero parecería que falta algo.

La búsqueda filtra la lista por nombre de plantilla.

Qué describe una plantilla

Una plantilla es un pequeño árbol:

El proyecto — su nombre y su tipo (Precio fijo, Tiempo y material, No facturable o Interno).
Fases — las etapas por las que pasa el trabajo, en orden. Cada fase se convierte en un subproyecto en Flowtly, tal como funcionan las fases en los proyectos creados manualmente.
Listas de tareas — grupos de tareas con nombre, en el proyecto o en cualquier fase. Las tareas que no se colocan en una lista con nombre van a la lista predeterminada del proyecto.
Tareas — los elementos individuales de trabajo.

Cómo funcionan las fechas

Ningún elemento de una plantilla almacena una fecha de calendario. Todo se almacena como un número de días relativo a la fecha de inicio que eliges al crear el proyecto.

Dos números describen cada fase y cada tarea:

Desplazamiento de inicio — cuántos días después del comienzo del proyecto empieza el elemento. Un desplazamiento de 0 significa que empieza el primer día, junto con el proyecto.
Duración — cuántos días dura. Las duraciones son inclusivas: algo que empieza el día 1 con una duración de 5 va del día 1 al día 5 y termina al final del día 5.

Así, una plantilla describe «el lanzamiento dura una semana, el desarrollo empieza tres semanas después y dura dos meses», y elegir el 1 de septiembre como fecha de inicio convierte eso en fechas reales. La misma plantilla usada en marzo produce fechas de marzo.

Crear una plantilla

Nueva plantilla en la lista de plantillas abre el editor. Tiene el nombre propio de la plantilla en la parte superior, el esquema a la izquierda y las propiedades del elemento seleccionado a la derecha.

El esquema es el árbol en sí: el proyecto en la parte superior, luego sus fases, sus listas de tareas y las tareas dentro de ellas. Selecciona una fila y el panel de la derecha edita esa fila — el nombre y tipo del proyecto, el nombre de una fase, su orden, el desplazamiento de inicio y la duración, el título de una tarea y sus fechas. Al establecer un desplazamiento de inicio y una duración, el panel te indica qué día termina el elemento.

La adición sigue tu selección, de modo que un nuevo elemento queda donde estás mirando:

Fase añade una fase al proyecto.
Lista en esta fase añade una lista de tareas a la fase seleccionada. Con el proyecto seleccionado, añade la lista al propio proyecto.
Tarea en esta lista añade una tarea a la lista seleccionada.

Las fases se pueden mover hacia arriba y hacia abajo, y cualquier fila puede eliminarse. Nada se guarda hasta que eliges Guardar. Si algo en la estructura no está permitido — una duración inferior a un día, por ejemplo — el mensaje aparece en el campo que lo causó y no como un único aviso sobre toda la plantilla.

Crear un proyecto a partir de una plantilla

Las plantillas no son una forma separada de iniciar un proyecto. Crear un nuevo proyecto abre un diálogo con dos pestañas — En blanco y A partir de una plantilla — porque representan la misma intención con material de partida diferente.

En la pestaña A partir de una plantilla proporcionas a Flowtly tres elementos:

Qué plantilla usar.
La fecha de inicio — cada desplazamiento de la plantilla se cuenta desde este día.
Un nombre para el nuevo proyecto. Déjalo vacío para usar el nombre de la plantilla.

Junto al formulario, una vista previa muestra el árbol que estás a punto de crear, con fechas reales en cada fase y tarea, y una línea de resumen: cuántos proyectos, listas y tareas habrá en total. Cambia la fecha de inicio y la vista previa se actualiza con las nuevas fechas, para que puedas comprobar la estructura en el calendario antes de confirmar. Vale la pena leerla, porque no hay ningún paso de confirmación posterior ni posibilidad de deshacer con una sola acción.

Al elegir crear, el proyecto, todas sus fases, sus listas de tareas y sus tareas se escriben en un solo paso y te lleva al nuevo proyecto. Si algo sale mal a mitad del proceso, no se crea nada en absoluto — nunca terminas con la mitad de un proyecto que limpiar.

Recuerda que una fase es un subproyecto, por lo que una plantilla con tres fases crea cuatro proyectos: el que nombraste y sus tres hijos. El resumen de la vista previa los cuenta de esa forma.

Qué no transfiere una plantilla

De forma deliberada, una plantilla nunca contiene:

Un cliente. Asígnalo al nuevo proyecto después, como harías con cualquier proyecto.
Miembros del equipo ni tarifas. Añade personas al nuevo proyecto como de costumbre.
Presupuestos, facturas ni tiempo registrado. Nada financiero se copia, así que usar una plantilla nunca puede mover dinero ni cambiar un informe.

Esto es lo que hace que una plantilla sea segura para reutilizar con distintos clientes: es una estructura, no una copia de un proyecto anterior.

Editar una plantilla

Editar una plantilla cambia solo lo que ocurre a partir de ese momento. Los proyectos que ya creaste a partir de ella son proyectos ordinarios y nunca se modifican — no se reconfiguran cuando la plantilla cambia.

Eso también significa que corregir un error en una plantilla no lo corrige en los proyectos ya creados a partir de ella. Esos los corriges individualmente.

Ejemplos de uso

Un encargo de cliente repetible. Un proceso de incorporación que siempre pasa por descubrimiento, configuración, migración y entrega — descrito una vez, iniciado en la fecha en que cada nuevo cliente firma.
Un proceso interno con ritmo fijo. Una auditoría trimestral o un ciclo de lanzamiento cuyas etapas siempre están a la misma distancia entre sí.
Una lista de verificación estándar. Una plantilla corta sin fases, solo con una lista de tareas, para que nada se olvide al inicio de un proyecto.