Шаблони проєктів
Якщо ви раз у раз виконуєте проєкти однієї й тієї самої структури — ті самі фази в тому самому порядку, той самий список завдань на кожному етапі — шаблон дозволяє описати цю структуру один раз і створювати нові проєкти за кілька кліків, замість того щоб щоразу будувати її вручну.
Шаблон містить лише структуру й терміни, і більше нічого. Клієнт, команда та всі фінансові деталі належать проєкту, який ви створюєте на його основі, а не самому шаблону.
Хто може використовувати шаблони
- Переглядач проєктів і Менеджер проєктів можуть відкривати список шаблонів і створювати проєкти з шаблону.
- Лише Менеджер проєктів може створювати або змінювати шаблон.
Якщо ваша роль — Переглядач проєктів, ви можете бачити, які шаблони існують, і запускати з них проєкти, але відкриття шаблону веде вас до редактора шаблонів, доступ до якого має Менеджер проєктів. Дозвіл визначається вашою роллю, яку призначає Адміністратор.
Шаблони проєктів доступні скрізь, де є проєкти: організація, яка не використовує проєктну частину Flowtly, їх не бачить.
Список шаблонів
Шаблони проєктів розташовані поруч з Проєктами на бічній панелі, оскільки шаблон належить організації, а не якомусь конкретному проєкту.
Список відображає для кожного шаблону назву, структуру та тип проєкту. Стовпець структури — найшвидший спосіб відрізнити два шаблони — він відображає значення на кшталт «2 фази · 4 списки», тому недобудована копія не схожа на оригінал. Шаблон без фаз відображає «Немає фаз · 3 списки», адже проста контрольна таблиця — цілком нормальний шаблон, а нуль виглядав би так, ніби чогось бракує.
Пошук фільтрує список за назвою шаблону.
Що описує шаблон
Шаблон — це невелике дерево:
- Проєкт — його назва й тип (Фіксована ціна, Час і матеріали, Без виставлення рахунків або Внутрішній).
- Фази — етапи, через які проходить робота, по порядку. Кожна фаза стає дочірнім проєктом у Flowtly — так само, як фази вже працюють у проєктах, які ви будуєте вручну.
- Списки завдань — іменовані групи завдань на проєкті або на будь-якій фазі. Завдання, не розміщені в іменованому списку, потрапляють до стандартного списку проєкту.
- Завдання — окремі одиниці роботи.
Як працюють дати
Жоден елемент шаблону не зберігає дату календаря. Усе зберігається як кількість днів відносно дати початку, яку ви обираєте під час створення проєкту.
Кожну фазу й кожне завдання описують два числа:
- Зсув початку — скільки днів після початку проєкту розпочинається елемент.
Зсув
0означає, що він починається в перший день разом із проєктом. - Тривалість — скільки днів він триває. Тривалість є включною: щось, що починається в день 1 із тривалістю 5, охоплює дні 1–5 і завершується наприкінці дня 5.
Таким чином, шаблон описує: «кік-оф триває тиждень, розробка починається через три тижні й продовжується два місяці», і вибір 1 вересня як дати початку перетворює це на реальні дати. Той самий шаблон, використаний у березні, дає березневі дати.
Створення шаблону
Новий шаблон у списку шаблонів відкриває редактор. Угорі відображається власна назва шаблону, ліворуч — структура у вигляді дерева, а праворуч — властивості вибраного елемента.
Дерево — це сама структура: проєкт угорі, потім його фази, списки завдань і самі завдання всередині. Виберіть рядок, і панель праворуч дозволить його редагувати — назву й тип проєкту, назву фази, її порядок, зсув початку й тривалість, заголовок завдання й дати. Після встановлення зсуву початку й тривалості панель покаже, в який день завершується елемент.
Додавання відбувається відповідно до вашого вибору, тому новий елемент з'являється там, де ви зараз знаходитесь:
- Фаза додає фазу до проєкту.
- Список у цій фазі додає список завдань до вибраної фази. Якщо вибрано проєкт, список додається безпосередньо до нього.
- Завдання в цьому списку додає завдання до вибраного списку.
Фази можна переміщати вгору й вниз, будь-який рядок можна видалити. Нічого не зберігається, доки ви не натиснете Зберегти. Якщо щось у структурі не дозволено — наприклад, тривалість менше одного дня — повідомлення з'являється в полі, що спричинило помилку, а не як загальне попередження щодо всього шаблону.
Створення проєкту з шаблону
Шаблони — не окремий спосіб розпочати проєкт. Створення нового проєкту відкриває діалог із двома вкладками — Порожній і З шаблону — оскільки обидва варіанти виражають один намір, але різний вихідний матеріал.
На вкладці З шаблону ви вказуєте Flowtly три речі:
- Який шаблон використовувати.
- Дату початку — кожен зсув у шаблоні відраховується від цього дня.
- Назву нового проєкту. Залиште порожнім, щоб використати назву шаблону.
Поруч із формою попередній перегляд показує дерево, яке ви збираєтесь створити, із реальними датами в кожній фазі й завданні, а також рядок зведення: скільки проєктів, списків і завдань у підсумку. Змініть дату початку — і попередній перегляд оновить дати, тому ви можете перевірити структуру відповідно до календаря до підтвердження. Це варто переглянути, оскільки після цього немає кроку підтвердження й немає одного скасування.
Після підтвердження створення проєкт, усі його фази, списки завдань і самі завдання записуються в один крок, і вас переводять до нового проєкту. Якщо щось піде не так у процесі, нічого не буде створено — ви ніколи не залишитеся з половиною проєкту, яку треба прибирати.
Пам'ятайте, що фаза є дочірнім проєктом, тому шаблон із трьома фазами створює чотири проєкти: той, який ви назвали, і його три дочірніх. Зведення попереднього перегляду рахує їх саме так.
Що шаблон не переносить
Навмисно шаблон ніколи не містить:
- Клієнта. Встановіть його на новому проєкті після створення, як і для будь-якого іншого проєкту.
- Членів команди чи ставок. Додайте людей до нового проєкту у звичайний спосіб.
- Бюджетів, рахунків-фактур або зафіксованого часу. Нічого фінансового не копіюється, тому використання шаблону ніколи не переміщує кошти й не змінює жодного звіту.
Саме це робить шаблон безпечним для повторного використання з різними клієнтами: це структура, а не копія попередньої роботи.
Редагування шаблону
Редагування шаблону змінює лише те, що відбувається надалі. Проєкти, вже створені з нього, є звичайними проєктами й ніколи не зачіпаються — вони не перебудовуються, коли шаблон змінюється.
Це також означає, що виправлення помилки в шаблоні не виправляє її в проєктах, вже створених з нього. Їх ви коригуєте окремо.
Приклади використання
- Повторюване клієнтське замовлення. Процес введення в роботу, який завжди проходить через аналіз, налаштування, міграцію та передачу — описаний один раз, запускається в будь-яку дату підписання кожним новим клієнтом.
- Внутрішній процес із фіксованим ритмом. Квартальний аудит або цикл випуску, чиї етапи завжди знаходяться на однаковій відстані один від одного.
- Стандартна контрольна таблиця. Короткий шаблон без жодних фаз, лише зі списком завдань, щоб нічого не було забуто на початку проєкту.