Vista de proyectos
Para revisar y gestionar un proyecto o fase específico, navega a su perfil. En la lista de Proyectos, puedes usar el botón "Ir a vista de proyecto" para acceder a la página del Proyecto, que incluye las pestañas Información general, Empleados, Fases y Rentabilidad. Alternativamente, puedes ir directamente a la página de un Proyecto o Fase haciendo clic en su nombre en la Lista de proyectos.
Pestaña Información general
La pestaña Información general proporciona un resumen centralizado de la información clave del proyecto, su estructura y controles administrativos. Está diseñada tanto para la visibilidad como para la gestión rápida por parte de usuarios con los roles apropiados.
Sección de Presupuestos
Si el módulo de Presupuestos está activo para tu organización, puedes gestionar la relación del proyecto con los presupuestos dentro de la pestaña Información general.
Esta sección lista todos los presupuestos conectados al proyecto.
Un proyecto puede estar conectado a múltiples presupuestos.
Los presupuestos no se pueden editar directamente aquí, pero:
- Al hacer clic en un mosaico de presupuesto se te redirige a su página de Detalles del presupuesto.
- Al hacer clic en "Ir a presupuesto" se te lleva a la página con la lista de Presupuestos.
Puedes eliminar la asignación de un presupuesto haciendo clic en la X del mosaico.
Para conectar un Proyecto/Fase con un Presupuesto, haz clic en el botón "Añadir nuevo" en la esquina superior derecha de la sección de Presupuestos y selecciona de la lista de presupuestos existentes. Una vez guardado, el presupuesto aparecerá en la sección.
Nota: Los proyectos y las fases pueden estar conectados a presupuestos diferentes. Además, si deseas que cada fase del proyecto esté conectada con el mismo presupuesto que el proyecto padre, deberás hacerlo manualmente para cada fase.
Sección de Notas
Se puede añadir una única nota común por proyecto.
Haz clic en "Añadir nota" para proporcionar la nota inicialmente.
Para editar una nota existente, simplemente haz clic en el campo, realiza tus cambios y pulsa Enter para guardar.
Cuando aún no existe ninguna nota, aparece un mensaje visual de estado vacío con el texto "No hay notas para el proyecto."
Pestaña Empleados
En la pestaña Empleados, puedes gestionar todos los empleados asignados al proyecto.
Para añadir un empleado:
1. Haz clic en el botón "Añadir empleado": Abre un formulario para seleccionar y asignar un empleado.
2. Selecciona al empleado: Elige al empleado de la lista.
3. Asigna un rol: Especifica el rol del empleado en el proyecto.
4. Guardar: El empleado aparecerá en la lista.
Nota: Solo puedes asignar un rol a un empleado una vez. Sin embargo, un empleado puede tener múltiples roles en el mismo proyecto (por ejemplo, 1 empleado puede ser Responsable de contabilidad y Líder técnico al mismo tiempo). Si un rol ya ha sido asignado a un empleado, ya no aparecerá en la lista de roles disponibles.
Una vez guardado, el empleado aparecerá en la lista de empleados. También puedes modificar el rol previamente seleccionado haciendo clic en el botón "Editar empleado" y eliminar al empleado del proyecto haciendo clic en el botón de Papelera y confirmando la elección.
Pestaña Fases
Una Fase en Flowtly es una entidad separada dentro de un proyecto padre. Opera con la misma funcionalidad que un proyecto pero mantiene su propia configuración, como:
- Presupuestos independientes – Cada fase puede tener su propia asignación de presupuesto.
- Fechas de inicio y fin distintas – Una fase puede ejecutarse en un plazo diferente al de su proyecto padre.
- Asignaciones de empleados separadas – Los empleados pueden ser asignados a una fase específica o al proyecto padre.
Las fases permiten una mejor organización de proyectos complejos dividiéndolos en secciones manejables mientras se mantiene todo el trabajo relacionado bajo una estructura de proyecto principal.
Cómo crear una Fase
Hay dos formas de crear una fase dentro de un proyecto:
1. Crear una Fase desde la página del Proyecto
1. Navega a la página del Proyecto dedicada.
2. Ve a la pestaña Fases.
3. Haz clic en "Añadir fase del proyecto".
4. Completa los siguientes detalles del formulario:
- Nombre (Obligatorio)
- Tipo (Precio fijo, Interno, No facturable, Tiempo y materiales)
- Fecha desde (Opcional)
- Fecha hasta (Opcional)
5. Haz clic en Guardar.
Una vez guardada, la fase aparecerá bajo el proyecto padre en la Lista de proyectos.
2. Crear una Fase desde la página de Lista de proyectos
1. Haz clic en "Añadir proyecto" en la esquina superior derecha de la página de Lista de proyectos.
2. Completa el formulario de creación de proyecto como de costumbre.
3. Navega al modo de edición del Proyecto del proyecto recién creado.
4. Selecciona un Proyecto padre para el mismo.
5. Guarda los cambios.
Ahora, el proyecto se convertirá en una fase del proyecto padre seleccionado.
Acceso de empleados y registro de horas
Las asignaciones de empleados y el registro de horas dependen de si la fase se creó desde cero o se convirtió desde un proyecto existente.
1. Cuando se crea una nueva Fase bajo un proyecto padre
- Todos los empleados asignados al proyecto padre serán automáticamente añadidos a la fase.
- Los empleados pueden registrar tiempo tanto en el proyecto padre como en la fase.
2. Cuando un Proyecto separado se convierte en fase de otro Proyecto
- Los empleados asignados al proyecto padre obtendrán acceso a la fase.
- Los empleados que estaban asignados solo a la fase antes de la asignación no obtendrán acceso al proyecto padre.
3. Cuando un Empleado se añade solo a una Fase
- El empleado podrá registrar tiempo solo en esa fase.
- El empleado no se mostrará como asociado al proyecto padre.
4. Cuando un Empleado se añade al Proyecto padre
- El empleado obtendrá acceso automáticamente al proyecto padre y a todas sus fases.
- Podrá registrar tiempo tanto en el proyecto padre como en cualquiera de sus fases.
Puntos clave
- Las fases funcionan como unidades independientes pero heredan el acceso de empleados del proyecto padre.
- Si un empleado necesita trabajar en todas las fases, asígnalo a nivel de proyecto padre.
- Si un empleado solo debe trabajar en una fase específica, añádelo directamente a esa fase.
Al usar las fases correctamente, puedes estructurar mejor los proyectos complejos y garantizar una colaboración fluida entre equipos, manteniendo la eficiencia en la facturación y gestión de recursos.
Pestaña Rentabilidad
La pestaña Rentabilidad ofrece una visión general visual y tabular de la utilización de recursos y la distribución de costes para cada empleado involucrado en un proyecto. Esta sección ayuda a los administradores a rastrear cuánto tiempo dedicaron los miembros del equipo al proyecto y cuáles fueron los costes laborales asociados, durante un período de tiempo determinado.
Funcionalidades clave
1. Selector de vista de métricas
En la parte superior izquierda, hay un desplegable etiquetado "Mostrar en gráfico" que permite cambiar entre dos modos de visualización:
- Costes de empleados: Muestra el valor monetario del tiempo registrado por los empleados (calculado en base a tarifas internas).
- Horas trabajadas: Muestra el total de horas y minutos registrados por cada empleado dentro del período seleccionado.
2. Filtro de fechas
Junto al selector de visualización está el filtro "Fecha desde/hasta". Permite seleccionar:
- Rangos predefinidos como Últimos 6 meses
- Un rango de fechas personalizado usando el selector de calendario.
Los datos mostrados se ajustan dinámicamente al período seleccionado.
Visualización del gráfico
Un gráfico de barras apiladas resume los datos mes a mes, desglosados por empleado.
Al pasar el cursor sobre cada segmento de barra se muestra un tooltip con:
- Nombre del empleado
- Coste o tiempo registrado, según la vista actual.
Desglose en tabla
Debajo del gráfico hay una tabla detallada que lista todos los miembros del equipo del proyecto con sus valores mensuales individuales:
- En la vista "Costes de empleados": Los costes se muestran en la moneda del cliente (por ejemplo, 788,38 zl).
- En la vista "Horas trabajadas": El tiempo registrado se muestra en horas y minutos (por ejemplo, 132h 30m).
Si no hay datos disponibles para un empleado particular en un mes, se muestra un guion "-".
Ejemplos de uso
- Un gestor de proyectos necesita comprender rápidamente el estado del presupuesto y las notas clave de un proyecto antes de una reunión con el cliente.
- Un responsable de operaciones necesita asignar un nuevo miembro del equipo a un proyecto complejo y asegurarse de que tenga acceso a todas las fases relevantes para el registro de horas.
- Un controller financiero quiere revisar los costes laborales totales y las horas trabajadas por los empleados en un proyecto específico durante el último trimestre para evaluar la rentabilidad.
- Un analista de negocio necesita dividir un proyecto grande y a largo plazo en fases distintas, cada una con su propio presupuesto y cronograma, para una mejor gestión e informes.
