Integración con Google Calendar
Los informes de ausencias en Flowtly se pueden sincronizar automáticamente con Google Calendar. Todas las ausencias se añadirán automáticamente en cuanto sean aprobadas o creadas por el responsable. La integración funciona de manera similar para modificaciones y eliminaciones. La integración requiere cambios en la configuración de la organización de Google Workspace y la configuración del calendario de Flowtly. Unos sencillos pasos son todo lo necesario para completar este proceso.
Configuración de la organización en Google Workspace
Primero, debes configurar los ajustes globales de tu organización para permitir que usuarios externos gestionen eventos en calendarios secundarios. Este paso es necesario porque tu calendario debe compartirse con un servicio externo que debe poder gestionar eventos en el calendario. Para ello, ve a la configuración: Google Workspace
1. Ve a la sección "Aplicaciones" en el menú principal de la izquierda
2. Luego accede a la sección "Google Workspace"
3. Selecciona "Calendar"
4. Abre el mosaico "Configuración general" haciendo clic en la flecha de la derecha
5. Edita el parámetro "Opciones para compartir calendarios secundarios fuera de la organización" y selecciona "Se puede compartir cualquier información, y las personas externas pueden realizar cambios en el calendario"
6. Guarda los cambios. Ten en cuenta que pueden tardar varios minutos en hacerse efectivos.
Crear un calendario secundario
La integración funciona basándose en un llamado "calendario secundario" compartido con un servicio externo, en este caso, Flowtly. Por lo tanto, necesitas crear un nuevo calendario secundario y compartirlo con el usuario de Flowtly. Para ello, ve a la configuración. Google Calendar
1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la página (icono de engranaje) y selecciona "Configuración"
2. En el menú de la izquierda, abre la sección "Añadir calendario"
3. Luego selecciona "Crear un nuevo calendario"
4. En el campo "Nombre y apellidos", introduce el nombre de tu calendario, por ejemplo, "Flowtly Vacaciones"
5. Haz clic en el botón "Crear calendario"
6. Después de un momento, el nuevo calendario aparecerá en la sección "Configuración de mis calendarios" a la izquierda
Compartir tu calendario con Flowtly
La aplicación debe tener acceso al calendario en el que va a trabajar. Para ello, ve a la configuración de Google Calendar y luego:
1. Selecciona el calendario que deseas compartir en la sección "Configuración de mis calendarios" a la izquierda
2. Luego selecciona "Compartido con"
3. En esta sección, haz clic en el botón "+ Añadir personas y grupos"
4. Se abrirá una ventana donde debes introducir la dirección de correo electrónico: flowtlycalendar@flowtlycalendar.iam.gserviceaccount.com aplicación Flowtly
5. Al mismo tiempo, en el segundo campo, selecciona la opción "Puede realizar cambios en eventos"
6. Haz clic en el botón "Enviar", lo que hará que el calendario esté disponible para Flowtly
En esta sección de la configuración de Google Calendar, necesitamos obtener el ID único del calendario, que necesitaremos en el siguiente paso. Se encuentra en la sección "Integración del calendario".
Añadir el ID del calendario en Flowtly
Para que la aplicación sepa qué calendario usar para crear y modificar entradas, necesitamos indicarle qué calendario utilizar. Esto se hace basándose en el identificador único del calendario, que se puede encontrar en la configuración de Google Calendar (del paso anterior). Ve a la aplicación Flowtly y luego:
1. Desde el menú contextual del usuario, accede a la configuración
2. Luego, en la sección "Configuración de la organización", selecciona "Google Calendar"
3. En el campo CalendarID, pega el ID copiado anteriormente
4. Guarda los cambios
5. Activa la opción "Vincular vacaciones a Google Calendar"
A partir de ahora, las nuevas ausencias creadas en Flowtly se sincronizarán con tu Google Calendar. Puedes configurar tu calendario como solo lectura, lo que te permite compartir esta información con toda tu organización.
Ejemplos de uso
- Visibilidad automática de ausencias: Actualizar automáticamente Google Calendar con las ausencias aprobadas de los empleados, proporcionando una visión clara de la disponibilidad del equipo para responsables y compañeros.
- Planificación simplificada de vacaciones: Los empleados pueden ver sus solicitudes de tiempo libre aprobadas reflejadas directamente en su Google Calendar personal, facilitando la planificación personal y del equipo.
- Conocimiento de vacaciones en toda la empresa: Compartir un calendario integrado de solo lectura en toda la organización para mantener a todos informados sobre los próximos días festivos o cierres de la empresa gestionados en Flowtly.
- Reducción de actualizaciones manuales: Eliminar la necesidad de introducir datos manualmente en Google Calendar para vacaciones y ausencias, reduciendo la carga administrativa y los errores.
Páginas relacionadas
- Días festivos
- Configuración común de vacaciones
- Crear una solicitud de vacaciones
- Gestión de solicitudes de vacaciones
