Листи з рахунками
Flowtly дозволяє надсилати рахунки безпосередньо клієнтам електронною поштою. Рахунок прикріплюється як PDF-файл, а повідомлення листа автоматично формується з номером рахунку, сумою до сплати та платіжними реквізитами. Підтримуються як стандартні рахунки, так і електронні рахунки (KSeF).
Надсилання рахунку
Є два способи надіслати рахунок електронною поштою:
1. На екрані Новий рахунок після збереження нового рахунку натисніть Згенерувати PDF та надіслати клієнту.
2. У Списку рахунків відкрийте меню Додаткові опції для рахунку та оберіть Надіслати листом.
Обидва способи відкривають сторінку Налаштувань листа, де можна налаштувати параметри доставки.
Сторінка налаштувань листа
Сторінка Налаштувань листа поділена на три розділи:
* Дані клієнта — відображає електронну пошту та ім'я клієнта, попередньо заповнені з прив'язаного контакту для виставлення рахунків, якщо він налаштований для клієнта.
* Налаштування копії (CC) — дозволяє додавати або видаляти додаткових одержувачів (наприклад, фінансовий відділ, менеджер проєкту). Загальноорганізаційні налаштування CC можна налаштувати в Налаштуваннях організації.
* Повідомлення — містить автоматично згенероване повідомлення листа, включаючи номер рахунку, платіжні реквізити та суму до сплати. PDF-файл рахунку прикріплюється автоматично.
Після надсилання
Після надсилання листа з рахунком статус рахунку автоматично змінюється на Надіслано. Створювач рахунку отримує сповіщення в застосунку, що підтверджує успішну доставку.
Сповіщення в застосунку
| Подія | Одержувач | Рівень |
|---|---|---|
| Рахунок надіслано | Створювач рахунку | Успіх |
| Електронний рахунок надіслано | Створювач рахунку | Успіх |
| Електронний рахунок подано до KSeF | Створювач рахунку | Інформація |
| Статус електронного рахунку змінено | Створювач рахунку | Інформація |
| Отримано вхідний рахунок витрат | Бухгалтери/менеджери | Інформація |
Приклади використання
- Менеджеру проєкту потрібно надіслати стандартний рахунок за виконані роботи безпосередньо клієнту з прикріпленим PDF та платіжними реквізитами.
- Бухгалтер надсилає рахунок клієнту і має поставити в копію фінансовий відділ клієнта, використовуючи попередньо налаштоване загальноорганізаційне CC.
- Підприємству необхідно надіслати електронний рахунок (KSeF) клієнту для виконання конкретних нормативних вимог, використовуючи підтримку Flowtly для цього формату.
- Створювач рахунку хоче підтвердити успішне надсилання рахунку та отримати сповіщення в застосунку про доставку.
