Управління документами
Управління документами у Flowtly забезпечує структуровану систему для організації, завантаження та відстеження документів у всій вашій організації. Від трудових договорів та документів, що посвідчують особу, до проєктних файлів та сертифікатів відповідності — модуль гарантує, що всі важливі документи зберігаються безпечно та прив'язані до відповідних сутностей на платформі.
Система підтримує налаштовувані типи документів, що дозволяє визначати категорії відповідно до потреб вашої організації. Кожен документ може бути прикріплений до конкретних сутностей, таких як співробітники, угоди або проєкти, зберігаючи чіткі асоціації та спрощуючи пошук. Нагадування про документи можна налаштувати для сповіщення відповідних зацікавлених сторін, коли документи наближаються до закінчення терміну дії або потребують оновлення.
Централізуючи зберігання документів у Flowtly, ви усуваєте потребу в розрізнених файлових системах та ручних електронних таблицях для обліку. Усі документи доступні з профілю відповідної сутності, забезпечуючи повний перегляд пов'язаних файлів. Такий підхід покращує готовність до відповідності, зменшує адміністративні витрати та гарантує, що критичні документи ніколи не будуть пропущені.
Приклади використання
- Збір документів співробітників: Завантажуйте та організовуйте документи співробітників, такі як контракти, копії документів, що посвідчують особу, та сертифікації, зберігаючи всі кадрові файли в одному місці.
- Нагадування про закінчення терміну дії: Встановлюйте нагадування для документів із датою закінчення терміну, таких як дозволи на роботу або професійні сертифікації, забезпечуючи своєчасне оновлення.
- Вкладення до угод: Прикріплюйте підписані угоди та доповнення до відповідних записів угод, підтримуючи повну договірну історію.
- Аудити відповідності: Швидко знаходьте та представляйте необхідні документи під час аудитів, шукаючи серед категоризованих та прив'язаних до сутностей записів документів.
- Налаштування типів документів: Визначайте користувацькі типи документів, що відповідають стандартам класифікації вашої організації, забезпечуючи послідовну категоризацію всіх завантажень.
