Документи
Для управління документами співробітників спочатку необхідно створити відповідний тип документа.
Вкладка «Документи» відображається, якщо модуль «Документи» активний та налаштована відповідна роль.
Створення типу документа
Є два способи створити тип документа:
- Через налаштування організації (плитка «Типи документів»):
Кроки:
1. Перейдіть до налаштувань організації
2. Перейдіть до розділу «Типи документів»
3. Створіть новий тип та прив'яжіть його до відповідного модуля (наприклад, Співробітники).
- Безпосередньо з модального вікна «Додати документ»
Якщо користувач має роль «Менеджер документів», він може створити новий тип документа безпосередньо з модального вікна «Додати документ», натиснувши кнопку «Новий тип документа +» біля випадаючого списку «Тип документа».
Після створення таким чином тип документа автоматично стане доступним у модулі, де він був створений — наприклад, у модулі «Співробітники».
Завантаження файлу
Перейшовши на вкладку «Документи» в профілі співробітника, ви побачите список вже доданих документів з їхніми файлами. Щоб додати новий документ, натисніть кнопку «Додати документ» у верхньому правому куті. З'явиться модальне вікно, де потрібно вказати:
- Тип документа — оберіть зі списку або створіть новий (за наявності ролі «Менеджер документів») [обов'язково]
- Прикріплений файл — завантажте файл у форматі PDF, PNG, JPG або GIF (макс. 3 МБ) [обов'язково]
- Опис — коротка примітка щодо вмісту файлу [необов'язково]
Після збереження документ з'явиться в списку на вкладці «Документи» співробітника.
Приклади використання
- Безпечне зберігання трудових договорів, угод та пропозицій роботи.
- Завантаження сертифікатів про професійне навчання або курси підвищення кваліфікації.
- Управління важливими HR-формами, такими як документи адаптації, податкові декларації або контактна інформація на випадок надзвичайних ситуацій.
- Прикріплення підтверджуючих документів, як-от медичні довідки для лікарняного або форми затвердження спеціальних запитів.
