Управління заявками на відпустку
Як менеджер, ви маєте можливість переглядати вхідні заявки на відпустку, затверджувати або відхиляти їх одним натисканням. Відповідний пункт у головному меню називається «Управління відпустками». Є 2 вигляди для управління відпустками. Перший — вкладка Заявки на відпустку.
Усі запитувані відпустки перелічені на вкладці Заявки на відпустку.
Цей розділ надає важливу інформацію про кожну заявку, включаючи:
- Ім'я: ім'я співробітника, який подає заявку.
- Тип відпустки: тип запитуваної відпустки.
- Опис: короткий опис або додаткові деталі (може бути порожнім, якщо налаштований як необов'язковий).
- Від/До: дати початку та закінчення запитуваної відпустки.
- Тривалість: загальна тривалість заявки, зазначена в годинах.
- Статус: поточний статус заявки (наприклад, «Очікує» (якщо ще немає затверджень), або «Затверджено 1/2», «Затверджено 2/3», якщо потрібно кілька затверджень).
- Кнопка зі стрілкою: при натисканні відкривається бічна панель з детальною інформацією про обрану відпустку. Цей вигляд слугує як інформаційною панеллю, так і центром дій для затверджувачів.
Панель включає:
* Ім'я та аватар співробітника
* Період відпустки: чітко показує дати початку та закінчення із загальною кількістю запитуваних годин або днів
* Поточний баланс відпустки та баланс після вирахування
* Тип відпустки та опис, за наявності
* Шлях затвердження: відображає список затверджувачів, якщо потрібно більше одного.
Механізм затвердження
Якщо потрібне лише одне затвердження (кількість затверджень = 1), перший затверджувач, який приймає заявку, завершує її:
- Статус змінюється з «Очікує» на «Прийнято»
- Заявка автоматично переміщується на вкладку «Історія відпусток»
- Затверджувач бачить кнопки «Прийняти» та «Відхилити»
Якщо потрібно кілька затверджень:
- Після схвалення поточним користувачем кнопки дій більше не відображаються
- Відпустка залишається на вкладці «Заявки на відпустку» до отримання всіх затверджень
- Заявка переміщується до «Історії відпусток» лише після виконання всіх необхідних затверджень
Це забезпечує повну прозорість у багаторівневих процесах затвердження, спрощуючи однорівневі.
Усі повністю прийняті відпустки відображаються на вкладці «Історія відпусток». Поточні відпустки мають синій фон для легкої ідентифікації.
Вкладки «Заявки на відпустку» та «Історія відпусток» можна фільтрувати за співробітником та типом відпустки.
Менеджери мають можливість управляти вже затвердженими заявками безпосередньо з вкладки «Історія відпусток». При перегляді затвердженої відпустки конкретного співробітника:
Функція редагування
Натиснувши «Редагувати відпустку» на бічній панелі, з'являється стандартне модальне вікно редагування.
Модальне вікно дозволяє менеджеру:
- Змінити тип відпустки.
- Скоригувати опис.
- Змінити тривалість відпустки (діапазон дат та години).
Примітка: Неможливо змінити співробітника при редагуванні вже створеної відпустки.
Баланс відпустки в модальному вікні динамічно оновлюється відповідно до зміненої тривалості.
Після збереження змін деталі відпустки та баланс оновлюються.
Функція видалення
Менеджери також можуть натиснути кнопку «Видалити відпустку» для видалення запису.
З'явиться діалогове вікно підтвердження: «Ви впевнені, що бажаєте видалити?»
Після підтвердження через «Так, продовжити» відпустка видаляється з системи.
Якщо видалена відпустка раніше зменшила баланс співробітника, баланс буде автоматично перераховано та оновлено.
Це забезпечує повну гнучкість та точність в управлінні записами відпусток, підтримуючи актуальне відстеження доступних днів відпустки.
Створення відпустки від імені співробітника
Як менеджер, ви також маєте можливість створювати відпустки від імені будь-якого активного співробітника, натиснувши кнопку Додати відпустку у верхньому правому куті. Ці заявки затверджуються автоматично, незалежно від налаштування кількості затверджень.
Щоб створити відпустку від імені співробітника, виконайте такі кроки:
1. Перейдіть до пункту Управління відпустками з головного меню.
2. Натисніть кнопку Додати відпустку.
3. Оберіть співробітника з випадаючого списку.
4. Оберіть тип відпустки.
5. Надайте короткий опис або причину відпустки (необов'язково, якщо встановлено як не обов'язковий у налаштуваннях).
6. Оберіть день або період у календарі за допомогою функції перетягування.
7. Збережіть відпустку, натиснувши кнопку «Створити відпустку».
Примітка: Після вибору типу відпустки поле опису буде позначене як обов'язкове або залишиться необов'язковим залежно від загальних налаштувань відпусток.
Примітка: Ви також маєте можливість обрати кілька годин (від 1 до 7) у полі Години, якщо відпустка менша за один повний день.
Примітка: Під формою є розділ підсумку, який включає поточний баланс відпустки, період відпустки (наприклад, 4 години) та оновлений баланс після збереження. Це надає чітке уявлення про те, як створення вплине на залишок.
Відпустка автоматично відобразиться на вкладці Історія відпусток з можливістю редагування або видалення.
Планувальник відпусток
Вкладка «Планувальник відпусток» в «Управлінні відпустками» надає візуальний календарний вигляд усіх затверджених відсутностей по організації, допомагаючи менеджерам та командам планувати роботу з урахуванням доступності співробітників.
На стандартному екрані планувальник відображає ковзне вікно на 30 днів, починаючи з поточного дня. Це допомагає менеджерам відстежувати поточні та майбутні відпустки.
Планувальник відпусток включає:
- Інтерактивний календарний вигляд — перегляд запланованих відпусток співробітників.
- Швидке створення відпустки — натисніть на порожню клітинку дня або використовуйте перетягування для додавання відпустки.
- Процес затвердження — затвердження або відхилення очікуючих заявок.
- Редагування та видалення — зміна або видалення затверджених відпусток за потреби.
- Видимість очікуючих затверджень — якщо потрібні додаткові затвердження, заявка буде позначена як очікуюча з відповідними деталями.
Додавання відпустки в планувальнику
- Натисніть на порожню клітинку дня в планувальнику.
- Або використовуйте перетягування для визначення тривалості відпустки.
- Заповніть необхідні деталі (тип відпустки, тривалість, опис).
- Натисніть кнопку «Створити відпустку».
Відпустка з'явиться в планувальнику та всіх інших відповідних виглядах як уже затверджена.
Редагування або видалення затвердженої відпустки
- Натисніть на вже затверджену відпустку.
- Змініть деталі, натиснувши відповідну кнопку на бічній панелі.
- Використовуйте опцію Видалити відпустку для видалення за потреби.
Затвердження або відхилення заявки на відпустку
- Якщо заявка очікує затвердження, вона візуально відрізняється від затверджених відпусток у календарі.
- Як менеджер відпусток, ви можете:
- Натиснути на заявку для перегляду деталей.
- Затвердити або відхилити заявку, натиснувши відповідну кнопку.
- Якщо потрібні додаткові затвердження, заявка залишиться в статусі очікує до отримання всіх необхідних схвалень.
Використовуйте фільтри для перегляду конкретних співробітників.
Планувальник відпусток спрощує управління відпустками, надаючи зручну та прозору систему відстеження. Завдяки можливості фільтрації за конкретними співробітниками менеджери можуть забезпечити плавне планування відпусток, підтримуючи кадровий баланс.
Приклади використання
- Затвердження очікуючих заявок: швидкий перегляд та затвердження або відхилення кількох заявок на відпустку від членів команди.
- Створення відпустки для співробітника: додавання лікарняного або спеціальної відпустки від імені співробітника, який не може подати заявку самостійно.
- Коригування затвердженої відпустки: зміна дат або тривалості вже затвердженої відпустки при зміні планів для забезпечення точності записів.
- Візуалізація доступності команди: використання планувальника для отримання повного огляду, хто перебуває у відпустці в будь-який момент часу, для планування кадрового забезпечення.
