Questions du comptable sur les transactions
Plutôt que de clarifier les points en suspens par e-mail, Flowtly permet à votre comptable de poser des questions directement sur une transaction bancaire ou un document de coût entrant précis — et à vous d'y répondre au même endroit. Tous les échanges restent rattachés à l'enregistrement concerné, ce qui fournit une piste d'audit claire en fin de mois.
Comment ça fonctionne
Chaque ligne de la liste des transactions, ainsi que chaque ligne d'un document de coût entrant (facture fournisseur), possède un fil de discussion. Vous ou votre comptable pouvez ouvrir le fil et poser une question. L'autre partie reçoit une notification, répond dans le fil, et une fois la question réglée, elle est marquée comme résolue. La conversation complète reste liée à l'enregistrement pour toute consultation ultérieure.
Poser une question sur une transaction ou un document de coût
- Accédez à la liste des Transactions (pour les transactions bancaires) ou à la liste des Documents entrants (pour les factures fournisseurs / documents de coût).
- Repérez la ligne que vous souhaitez commenter. Chaque ligne dispose d'une icône de bulle de discussion sur la droite ; si des questions sont en attente, l'icône affiche un compteur.
- Cliquez sur l'icône de bulle de discussion pour ouvrir le panneau de discussion sur le côté droit de l'écran.
- Saisissez votre question et appuyez sur Envoyer. L'autre partie est immédiatement notifiée.
Votre comptable peut faire de même depuis sa vue Comptabilité — il repère la ligne, clique sur l'icône de bulle de discussion et publie directement dans le panneau de discussion.
Répondre à une question
Ouvrez la notification ou accédez vous-même à l'enregistrement. Cliquez sur l'icône de bulle de discussion sur la ligne pour ouvrir le panneau de discussion. Vous verrez tous les messages du fil. Saisissez votre réponse et appuyez sur Envoyer. Le nombre de messages dans un fil est illimité.
La boîte de réception des questions
Pour voir toutes les questions ouvertes sur l'ensemble des transactions et documents de coût en un seul endroit, accédez à Comptabilité → Questions (/accountancy/questions). La boîte de réception liste tous les fils avec des questions non résolues, regroupés par enregistrement. Cela facilite le traitement des questions de fin de mois sans avoir à ouvrir chaque ligne individuellement.
Le badge des questions non résolues
L'entrée Comptabilité dans la barre de navigation latérale affiche un badge indiquant le nombre de questions non résolues. Le badge se met à jour en temps réel au fur et à mesure que des questions sont posées et résolues — vous savez toujours d'un coup d'œil si quelque chose nécessite votre attention.
Marquer une question comme résolue
Une fois un point éclairci, ouvrez le panneau de discussion sur la ligne concernée et cliquez sur Marquer comme résolu. Les questions résolues disparaissent de la boîte de réception des questions, mais restent visibles dans l'historique du fil rattaché à l'enregistrement — la piste d'audit n'est jamais perdue. Un fil résolu peut également être rouvert si des précisions supplémentaires sont nécessaires.
Notifications
Flowtly envoie des notifications via la catégorie Comptabilité dans les cas suivants :
- Une nouvelle question est posée sur une transaction ou un document de coût auquel vous êtes associé.
- Quelqu'un répond dans un fil auquel vous participez.
- Une question portant sur votre enregistrement est marquée comme résolue.
Vous pouvez gérer les canaux (in-app, e-mail, notification push mobile) dans Paramètres → Notifications.
Exemples d'utilisation
- Clôture mensuelle : Votre comptable demande un numéro de TVA manquant sur une transaction de coût. Vous répondez avec les coordonnées du fournisseur, le comptable marque la question comme résolue, et l'échange reste stocké sur la transaction pour l'auditeur.
- Question sur un document de coût : Une facture fournisseur est répartie sur deux lignes budgétaires et le comptable a besoin d'une confirmation. Le fil sur le document de coût capture la décision sans qu'il soit nécessaire de reconstituer un historique d'e-mails.
- Révision par lot : Utilisez la boîte de réception des questions en Comptabilité pour traiter toutes les demandes ouvertes en une seule session plutôt que d'ouvrir les enregistrements un par un.
