Gestion documentaire
La gestion documentaire dans Flowtly fournit un système structuré pour organiser, télécharger et suivre les documents à travers votre organisation. Des contrats de travail et pièces d'identité aux fichiers de projet et certificats de conformité, le module garantit que tous les documents importants sont stockés de manière sécurisée et liés aux entités appropriées au sein de la plateforme.
Le système prend en charge des types de documents configurables, vous permettant de définir des catégories correspondant aux besoins de votre organisation. Chaque document peut être attaché à des entités spécifiques telles que les employés, les accords ou les projets, maintenant des associations claires et facilitant la récupération. Des rappels de documents peuvent être configurés pour alerter les parties prenantes concernées lorsque des documents approchent de leur date d'expiration ou nécessitent un renouvellement.
En centralisant le stockage des documents au sein de Flowtly, vous éliminez le besoin de systèmes de fichiers dispersés et de tableurs de suivi manuels. Tous les documents sont accessibles depuis le profil de l'entité concernée, offrant une vue complète des fichiers associés. Cette approche améliore la préparation à la conformité, réduit la charge administrative et garantit que les documents critiques ne sont jamais négligés.
Exemples de cas d'utilisation
- Collecte de documents employés : Télécharger et organiser les documents des employés tels que les contrats, les copies de pièces d'identité et les certifications, regroupant tous les dossiers du personnel en un seul endroit.
- Rappels d'expiration : Définir des rappels pour les documents ayant une date d'expiration, comme les permis de travail ou les certifications professionnelles, garantissant des renouvellements dans les temps.
- Pièces jointes aux accords : Attacher les accords signés et les avenants aux enregistrements d'accords correspondants, maintenant un historique contractuel complet.
- Audits de conformité : Localiser et présenter rapidement les documents requis lors d'audits en recherchant dans les enregistrements de documents catégorisés et liés aux entités.
- Configuration des types de documents : Définir des types de documents personnalisés conformes aux normes de classification de votre organisation, garantissant une catégorisation cohérente de tous les téléchargements.
