Créer ou modifier une propriété
Pour créer une nouvelle ressource, accédez aux paramètres situés sous l'icône d'engrenage, puis trouvez la tuile Propriétés. Dans la première vue, vous verrez une liste des ressources existantes catégorisées par type. En développant un groupe, vous afficherez la liste de toutes les ressources avec leurs paramètres de base.
En haut de la page, vous trouverez le champ « Limite de jours de réservation », qui vous permet de définir le nombre maximum de jours pour les réservations en jours.
En tant qu'administrateur ou gestionnaire de ressources, vous avez la possibilité de créer de nouvelles ressources et de gérer les ressources existantes.
Dans la partie principale de la vue Propriétés, vous verrez les ressources précédemment créées et aurez la possibilité de les modifier ou d'en créer de nouvelles :
* Pour ajouter une nouvelle ressource, cliquez sur le bouton Ajouter une propriété.
* Pour modifier une ressource existante, cliquez sur le bouton crayon situé à côté de chaque ressource.
Dans les deux cas, un formulaire sera affiché avec les champs de données obligatoires et facultatifs pour la ressource. Ce formulaire contient tous les champs nécessaires pour configurer n'importe quelle combinaison d'objet/lieu. Outre les champs de base comme le nom ou la description, vous pouvez préciser :
* Statut - En stock/Vendu/Endommagé. Par défaut, les ressources ne peuvent pas être supprimées, mais elles peuvent être « rayées » en modifiant leur statut.
* Type - ex. : ordinateur, écran, salle de conférence, salle de réunion, etc.
* Visibilité - précise si la ressource sera visible dans la liste de réservation pour les employés. Si invisible, elle ne peut être affectée que par un manager.
* Multiplicité - définit l'unité minimale et les multiples de temps pour lesquels la ressource peut être réservée. Cette option n'est disponible que lorsque le Type de réservation est défini sur Minutes.
* La valeur par défaut est de 15 minutes, mais elle peut être configurée par propriété (par exemple, 5, 10, 15 ou 30 minutes).
* La multiplicité ne peut pas dépasser 30 minutes.
* Le redimensionnement par glisser-déposer et la saisie manuelle via la fenêtre modale de l'horloge respectent l'intervalle défini.
* La grille de réservation est alignée sur la multiplicité définie pour assurer la cohérence.
* Type de réservation - Minutes, Heures, Permanent. Ex. : 1 jour, 15 minutes, etc. Un type de réservation permanent signifie que la ressource est affectée à un employé de manière permanente, sans heure de fin spécifiée.
* Emplacement - précise où se trouve la ressource. Les emplacements peuvent être ajoutés ou modifiés dans les paramètres sous l'icône d'engrenage dans la tuile Emplacements.
* Numéro de série - un champ utile pour les équipements informatiques afin de les identifier de manière unique.
* Garantie jusqu'au - utile à des fins d'organisation.
Après avoir rempli tous les champs obligatoires, vous devez enregistrer la ressource. Une fois cette opération terminée, vous pourrez télécharger une image de la ressource. L'image, sous forme d'icône, sera affichée dans la plupart des listes. Une image plus grande est affichée, par exemple, lors de la réservation de la ressource par un employé.
Après l'enregistrement, l'onglet Composants sera activé, vous permettant de sélectionner des propriétés existantes à associer à la propriété nouvellement créée.
Modifier une propriété existante
La modification d'une propriété existante permet aux managers de mettre à jour ses détails et de s'assurer que toutes les informations pertinentes sont exactes et à jour. Pour modifier une propriété, suivez ces étapes :
1. Accédez aux Paramètres de l'organisation depuis le menu contextuel utilisateur.
2. Sélectionnez la tuile Propriétés.
3. Localisez la propriété souhaitée dans la liste.
4. Cliquez sur le bouton Modifier (icône crayon) en face de la propriété sélectionnée.
5. Modifiez les options disponibles selon vos besoins. Vous pouvez également définir une image pour la propriété.
6. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Vos mises à jour prendront effet immédiatement et la propriété reflétera les nouvelles informations dans tout le système.
Exemples de cas d'utilisation
- Intégration de nouveaux équipements : Ajoutez des ordinateurs portables, écrans ou outils spécialisés nouvellement achetés au système, les rendant disponibles à la réservation par les employés.
- Configuration de nouveaux espaces de réunion : Créez des entrées pour de nouvelles salles de conférence, espaces de travail collaboratif ou salles de projet, en définissant leur capacité, type de réservation et visibilité.
- Mise à jour du statut des actifs : Marquez un projecteur en panne comme « Endommagé » ou un ancien ordinateur comme « Vendu » pour empêcher toute réservation supplémentaire et maintenir un inventaire précis.
- Ajustement des règles de réservation : Modifiez la multiplicité de réservation pour une ressource partagée, par exemple en passant la durée minimale de réservation d'un équipement de laboratoire de 15 minutes à 5 minutes pour accommoder des utilisations plus courtes.
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