Gestion du suivi du temps

Flowtly fournit aux managers deux interfaces pour superviser et gérer le suivi du temps des employés : la Vue calendrier et la Vue tableau. Les deux vues sont disponibles pour les utilisateurs disposant des rôles ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER ou ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER, et peuvent être basculées via le commutateur dans le coin supérieur droit du module Temps de travail.
La Vue calendrier offre un aperçu mensuel des heures enregistrées, affichant les noms des projets et les allocations de temps directement sur chaque jour du calendrier. Cette vue est particulièrement utile pour examiner les schémas de charge de travail au niveau individuel ou par projet et repérer les lacunes ou incohérences sur des périodes plus longues.
La Vue tableau fournit une matrice bimensuelle du temps enregistré quotidiennement par rapport aux heures de travail prévues, affichée pour tous les employés sélectionnés. Cette disposition est conçue pour des comparaisons rapides, un suivi au niveau de l'équipe et l'identification des entrées manquantes en un coup d'oeil.
Alors que les employés utilisent principalement la Vue calendrier pour enregistrer leur propre temps, les managers bénéficient de fonctionnalités avancées dans les deux vues, notamment des filtres, des détails, des permissions de modification (le cas échéant) et des synthèses.

Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue calendrier

Avec le rôle ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER, votre accès pour voir les entrées de temps des autres employés est limité aux projets auxquels vous êtes personnellement affecté. Les employés ayant le rôle ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER peuvent consulter les registres précis des heures de travail de tout employé et tout projet de l'organisation. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER confère aux utilisateurs la capacité de visualiser et modifier les entrées de temps de tout employé. Les utilisateurs peuvent localiser un employé spécifique à l'aide des filtres, naviguer jusqu'au jour concerné et cliquer sur le bouton Modifier de l'entrée de temps correspondante pour apporter des modifications.

Ce que vous voyez dans la Vue calendrier

La Vue calendrier fournit aux managers un aperçu mensuel des entrées de temps enregistrées par les employés sélectionnés - par défaut sur l'ensemble de l'organisation. Cette vue est idéale pour scanner rapidement la répartition du travail, repérer les entrées manquantes et comprendre l'engagement sur les projets au fil du temps.
Chaque jour du calendrier affiche toutes les entrées de temps de tous les employés et/ou projets sélectionnés avec le total des heures par projet et par jour.
Par exemple, si trois employés ont enregistré du temps sur différents projets le 23 avril, le calendrier affichera une liste empilée montrant chaque projet et les entrées de temps correspondantes pour ce jour, rendant immédiatement visible l'effort consacré, par qui et sur quoi.
Les managers peuvent survoler ou cliquer sur n'importe quelle cellule de jour pour ouvrir un détail complet des entrées de ce jour.
La fenêtre modale inclut :
* Le nom de l'employé
* Le nom du projet
* Le temps enregistré
* Toute description ou note
Une icône de crayon (si le manager a le rôle ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) pour modifier les détails.

Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue tableau

La visibilité et les fonctionnalités dans cette vue dépendent des rôles de l'utilisateur :
* Les utilisateurs ayant uniquement ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER peuvent basculer vers la vue tableau, mais ne verront que les entrées de temps des projets auxquels ils sont affectés. Ils ne peuvent pas développer les lignes d'utilisateurs ni modifier les entrées.
* Les utilisateurs ayant ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER peuvent visualiser le tableau pour tous les utilisateurs et projets et sont autorisés à modifier les entrées de temps, mais ne peuvent pas développer les lignes d'utilisateurs pour voir la ventilation et les taux par projet.
* Les utilisateurs qui ont ROLE_PROJECTS_MANAGER en plus du rôle viewer ou manager peuvent développer les lignes pour voir les ventilations détaillées par projet.
* Lorsque ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER + ROLE_PROJECTS_MANAGER sont combinés, l'utilisateur obtient un accès complet : visualisation et modification de toutes les entrées de temps, pour tous les utilisateurs et projets, y compris les vues détaillées et la redirection vers la configuration des taux si ceux-ci sont manquants pour un employé.

Ce que vous voyez dans la Vue tableau

Cette vue affiche une grille calendrier de tous les employés (ou de la sélection filtrée) et de leurs entrées de temps quotidiennes. Chaque cellule de la grille affiche deux valeurs :
* Le temps enregistré pour la journée (ex. : 8:00)
* Le temps de travail prévu pour ce jour (généralement 8:00, mais réduit ou vide les week-ends, jours fériés ou en cas de congés)
Les utilisateurs peuvent faire défiler horizontalement les semaines et verticalement tous les employés.
Vous verrez un fond rayé gris pour les week-ends et jours fériés. Si un utilisateur a un jour férié, le temps prévu ne sera pas affiché et la cellule sera visiblement atténuée. Cependant, les entrées de temps ne sont bloquées pour aucun jour.

Développer les lignes d'employés pour la ventilation par projet

Les managers disposant des permissions appropriées (voir Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue calendrier) peuvent développer la ligne d'un utilisateur en cliquant sur la flèche à côté de son nom. Une fois développé, le système révèle :
* Les projets sur lesquels l'utilisateur a enregistré du temps
* Le montant enregistré par projet
* Les taux horaires (s'ils sont définis)
* Les avertissements lorsque des taux sont manquants
Chaque ligne de projet affichera le temps enregistré et le taux associé pour ce projet, ou un avertissement rouge : « Taux horaire manquant » si aucun taux n'est configuré. Cliquer sur l'avertissement rouge redirigera le manager directement vers la page de configuration du taux pour cette combinaison projet-employé. Cela offre un raccourci pratique pour les chefs de projet afin de résoudre les lacunes de taux lors des revues de temps.

Visualiser et modifier les détails du temps enregistré

Survoler et cliquer sur toute cellule de temps non vide ouvre une fenêtre modale détaillée pour cette entrée de temps, qui inclut la date, le nom du projet, la durée du temps enregistré et la description. Une icône de crayon (visible uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) permet de modifier le temps ou la description.
Les utilisateurs sans permission de modification peuvent toujours visualiser cette fenêtre modale pour consulter ce qui a été enregistré, mais ne peuvent pas en modifier le contenu.

Options de filtrage

En haut des deux vues, vous pouvez appliquer des filtres dynamiques pour affiner les données :
* Filtre employé - Filtrez les entrées de temps enregistrées en sélectionnant des employés spécifiques. Cela permet aux managers de se concentrer sur le travail de membres d'équipe individuels ou d'un groupe d'employés. Par défaut, seul vous serez affiché dans ce champ. Vous pouvez filtrer par employé(s) exact(s) ou sélectionner tous.
* Filtre projet - Filtrez les entrées par projets/phases spécifiques. Cela est utile pour suivre l'avancement et l'allocation du temps sur les différents projets. Par défaut, tous les projets seront sélectionnés.
* Combinaison de filtres : Pour une revue plus précise, les managers peuvent appliquer les deux filtres simultanément. Cela leur permet de voir le temps enregistré par les employés sélectionnés sur les projets sélectionnés, fournissant une vue détaillée de l'allocation des ressources et des calendriers de projet.

Options d'export

En haut à droite, vous trouverez un bouton unique Télécharger la feuille de temps.
Cliquer sur ce bouton ouvre une fenêtre modale où les utilisateurs peuvent voir les paramètres d'export :
* Plage de dates
* Méthode de regroupement (Aucun, Employé, Projet)
* Format de fichier préféré (PDF ou CSV)
Les exports reflètent les filtres et options de regroupement appliqués, les rendant utiles pour les audits internes ou les rapports de facturation client.
Lorsque vous filtrez par employés ou projets, les valeurs de la barre récapitulative sous le calendrier et le tableau se mettront à jour en conséquence. Les valeurs « Heures planifiées », « Congés », « À remplir » et « Heures enregistrées » afficheront la somme totale pour les employés sélectionnés.
Les heures travaillées sur un projet spécifique peuvent également être consultées via la fonctionnalité « Accéder à la vue Heures » décrite dans l'article Liste des projets.

Exemples de cas d'utilisation

Surveiller la charge de travail de l'équipe : Un chef de projet doit rapidement identifier quels membres de l'équipe n'ont pas enregistré toutes leurs heures prévues pour la semaine en cours afin de faire un suivi et garantir des charges de travail équilibrées.
Rapport de facturation client : Un administrateur doit générer une feuille de temps détaillée pour la facturation client d'un projet spécifique du mois précédent, regroupée par employé et exportée en PDF.
Revue budgétaire du projet : Un utilisateur financier souhaite vérifier si tous les taux horaires sont configurés pour les employés travaillant sur un projet particulier et accéder facilement à la configuration des taux manquants avant la facturation.
Analyse de l'allocation des ressources : Un chef d'équipe souhaite examiner comment le temps est réparti entre les différents projets pour ses collaborateurs directs sur un trimestre, en utilisant la Vue calendrier pour repérer les tendances et prendre des décisions éclairées en matière de personnel.

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