Configuration du planning de travail

Si le module Accords est activé pour votre organisation, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de gestion des plannings de travail pour vos employés. Ceci vous permet de configurer des équipes récurrentes ou des plannings irréguliers afin de s'adapter à divers modèles de travail, tels que le temps partiel, le temps plein et les horaires flexibles.
De plus, si le module Projet est également activé, en complément du module Accords, les employés peuvent enregistrer leur temps de travail dans la section Temps de travail. Si un employé n'a pas de planning de travail actif, il pourra toujours enregistrer son temps de travail, mais sans planning visible (voir Projets->Suivi du temps).
Si seul le module Accords est activé, les employés peuvent uniquement consulter le(s) planning(s) qui leur est/sont attribué(s), sans avoir la possibilité de suivre leur temps de travail. Notez que si un employé avait un planning de travail qui a ensuite été désactivé, la section Temps de travail disparaîtra du menu principal.
Flowtly permet de définir des heures de travail standard, des équipes basées sur les politiques organisationnelles ou des accords individuels, dans les paramètres de l'Organisation.

Étapes pour créer un planning de travail :

Accédez à la section Organisation depuis le menu contextuel de l'utilisateur.
Sélectionnez la vignette Planning de travail.
Cliquez sur le bouton « Créer un planning de travail » situé dans le coin supérieur droit de la page.
Dans le formulaire qui s'affiche, renseignez les informations suivantes :

- Nom (obligatoire)
- Description (facultatif)
5. Cliquez sur « Suivant »
Après avoir soumis le formulaire, vous serez redirigé vers la page de création des plages horaires de planning.
Dans la vue calendrier, vous pouvez définir si le planning que vous configurez correspond à une semaine de travail de 7 jours ou à un planning personnalisé (équipes). Par défaut, le système sélectionne la semaine de travail de 7 jours.
À côté de cette option, vous trouverez le bouton Ignorer les jours fériés. Par défaut, il est désactivé, ce qui signifie que tous les jours fériés seront inclus pour les employés affectés à ce planning. Si vous l'activez, les jours fériés seront exclus.

Semaine de travail de 7 jours (par défaut)

L'option semaine de travail de 7 jours garantit que le planning s'aligne sur la semaine calendaire standard (du lundi au dimanche).
Cette option n'est disponible que si le nombre de jours ajoutés au planning est divisible par 7 (par exemple, 7 jours, 14 jours).
Une fois sélectionné, le planning sera « lié » aux jours standards de la semaine, ce qui signifie que chaque jour correspondra directement à un jour de la semaine spécifique (par exemple, lundi, mardi, etc.).

Planning personnalisé (équipes)

Pour configurer un planning qui ne correspond pas à la semaine calendaire standard, passez au planning personnalisé (équipes).
Dans ce mode, vous pouvez définir un planning avec n'importe quel nombre de jours, quel que soit le format de semaine habituel.
Nombre minimal de jours autorisés pour un planning personnalisé : 2 jours.
Nombre maximal de jours autorisés (pour les plannings réguliers et personnalisés) : 14 jours.
Si vous configurez un planning dont le nombre de jours n'est pas divisible par 7, l'option Planning personnalisé (équipes) doit être utilisée.
Exemples de scénarios
Semaine de travail de 7 jours : Vous souhaitez un planning qui suit la semaine type (du lundi au dimanche). Vous pouvez configurer 7 ou 14 jours, et le système les associera directement aux jours de la semaine respectifs.
Planning personnalisé : Vous avez besoin d'un planning de travail de 5 jours qui ne correspond pas à la structure de semaine standard. Dans ce cas, vous passez au planning personnalisé et configurez manuellement les jours spécifiques.

Créer des plages horaires de planning

Utilisez la fonction Glisser-déposer pour configurer les plannings de travail avec différentes plages.
Cliquez sur l'heure de début du travail dans le calendrier et faites-la glisser jusqu'à l'heure de fin souhaitée. Vous devez également confirmer ou annuler la plage horaire du planning en cliquant sur le bouton de validation ou d'annulation. Le nombre d'heures sélectionnées est affiché en bas de la plage horaire.
Pour configurer les pauses déjeuner ou d'autres périodes non travaillées, laissez simplement ces périodes non définies – elles ne seront pas incluses dans le total des heures de travail.
Pour modifier une plage horaire de planning, cliquez dessus, et dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, ajustez la plage horaire à la minute près.
En bas de la page de création, le total des heures de travail est affiché. Ceci vous permet de vous assurer que les plages horaires de planning créées s'alignent sur les heures hebdomadaires définies dans les Accords pour l'employé auquel vous comptez attribuer ce planning de travail.
Une fois que vous avez terminé la configuration des plages horaires de planning, cliquez sur le bouton « Terminé » situé en bas de la page.
Si vous souhaitez créer un planning pour une semaine de travail non standard, par exemple, un employé travaille 4 jours puis est en congé pendant 4 jours. Cela signifie que vous devez préparer un planning de 8 jours avec des plages horaires définies pour les 4 premiers jours, puis 4 jours sans aucune plage horaire. Le système interprétera les 4 jours sans plage horaire comme des jours de congé.
Pour ajouter un autre jour au calendrier du planning, cliquez sur le bouton « Ajouter » situé après le dernier jour sur la page du planning.

Note : Si le planning est de type « semaine de travail de 7 jours », vous ne pouvez ajouter que des semaines complètes (jusqu'à 2 semaines maximum). Pour un planning personnalisé, vous pouvez ajouter des jours individuels (jusqu'à 14 jours).

Exemples de cas d'utilisation

Semaine de travail standard de 5 jours pour le personnel de bureau : Configurez facilement un planning récurrent du lundi au vendredi pour les employés ayant des heures de travail constantes, afin d'optimiser leur suivi du temps et leur conformité aux accords.
Arrangements flexibles ou à temps partiel : Configurez des plannings personnalisés pour les employés qui travaillent des jours spécifiques ou des semaines partielles, tels qu'une semaine de travail de 3 jours ou des heures quotidiennes variables, conformément aux accords individuels.
Modèles d'équipes rotatifs : Concevez des plannings complexes tels que 4 jours de travail, 4 jours de repos (en utilisant un planning personnalisé de 8 jours) pour gérer les équipes et répondre à des exigences opérationnelles continues.
Prise en compte automatique des jours fériés : Gérez l'inclusion ou l'exclusion automatique des jours fériés du planning de travail d'un employé, selon la politique organisationnelle, grâce au bouton dédié.

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