Conditions générales de Flowtly

En vigueur à partir du: 03/11/2025

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1. Informations sur les Conditions générales et le prestataire de services

Les présentes Conditions générales de la plateforme « Flowtly » régissent les règles de fourniture de services à l’Organisation par le Prestataire de services en vertu du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme, incluant notamment : les fonctionnalités, les conditions techniques et autres règles d’utilisation de la Plateforme ainsi que les droits et obligations de chaque Partie.
Les présentes Conditions générales régissent l’ensemble des règles d’utilisation de la Plateforme par l’Organisation, y compris par l’Administrateur et les Utilisateurs, sous réserve des dispositions du point 1.6 ci-dessous.
La lecture et l’acceptation des présentes Conditions générales conformément aux dispositions de la section 4 des Conditions générales constituent la condition obligatoire pour obtenir l’accès à la Plateforme et à ses fonctionnalités.
Le contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme ne peut être conclu que par l’Administrateur au nom de l’Organisation qu’il représente, sous réserve des dispositions du point 1.6 ci-dessous. Une fois le contrat susmentionné conclu, l’Administrateur peut accorder à des Utilisateurs individuels l’autorité de formuler, au nom de l’Organisation, des déclarations concernant l’étendue de l’Abonnement, la résiliation de l’Abonnement et la suppression du Compte de l’Organisation. L’utilisation de la Plateforme par les Utilisateurs n’est possible qu’en vertu de l’autorisation accordée par l’Organisation conformément aux dispositions des présentes Conditions générales.
Le Prestataire de services est Flowtly Prosta Spółka Akcyjna, dont le siège social est à Varsovie (01-194), ul. Młynarska 8/12, inscrite au registre des entrepreneurs du Registre national judiciaire (KRS) tenu par le tribunal de district pour la capitale Varsovie à Varsovie, XIIe chambre commerciale du Registre national judiciaire, sous le numéro KRS : 0001188143, numéro d’identification fiscale (NIP) : 5273180297, numéro REGON : 542625051, au capital social de 15 800 PLN.
Dans le cas où un contrat individuel de fourniture de services d’accès à la Plateforme est conclu entre l’Organisation et le Prestataire de services d’une manière différente de celle spécifiée dans le Contrat, un tel contrat peut régir différemment certaines modalités de fourniture des services, y compris le prix ou l’étendue des fonctionnalités disponibles ainsi que d’autres droits et obligations des Parties, lesquels prévaudront sur les dispositions des présentes Conditions générales.

2. Définitions

Les termes commençant par une majuscule utilisés dans les présentes Conditions générales seront entendus au sens des définitions ci-après:
1. Administrateur – personne physique habilitée à représenter l’Organisation, y compris à faire des déclarations en son nom, responsable de la gestion du Compte de l’Organisation au sein de la Plateforme ; l’Administrateur est la personne qui crée le Compte de l’Organisation dans la Plateforme, ainsi que toute personne à qui des autorisations d’Administrateur sont ultérieurement accordées ; une personne perd le statut d’Administrateur lors du retrait des autorisations d’Administrateur ou de la suppression du Compte de l’Administrateur ; l’Administrateur est également habilité à recevoir toutes les déclarations au nom de l’Organisation ;
2. Liste de prix – disponible à l’adresse https://flowtly.eu/pricing détaillant les fonctionnalités de la Plateforme disponibles dans différents plans d’Abonnement, ainsi que les Frais d’abonnement correspondants indiqués en euros (EUR) ;
3. Données à caractère personnel – informations permettant l’identification d’une personne physique, en particulier les données visées à l’article 4, section 1, du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (« RGPD »), traitées par le Prestataire de services en lien avec l’utilisation de la Plateforme par l’Administrateur et les Utilisateurs ;
4. Compte – profil individuel d’un Administrateur ou d’un Utilisateur de la Plateforme, créé lors de la Procédure d’inscription et donnant accès aux fonctionnalités de la Plateforme dans les conditions prévues par les présentes Conditions générales ;
5. Compte de l’Organisation – profil de l’Organisation sur la Plateforme, créé lors de l’Inscription par l’Administrateur, donnant accès aux fonctionnalités de la Plateforme dans le cadre du plan d’Abonnement sélectionné, et contenant tous les Matériels et autres informations liés à l’Organisation, accessibles à l’Administrateur et aux Utilisateurs selon les autorisations de leur Compte ;
6. Matériels – toutes données, fichiers, contenus ou autres informations saisis dans la Plateforme par l’Administrateur ou les Utilisateurs, y compris toutes les données et informations relatives à l’Organisation, rattachées au Compte de l’Organisation ;
7. Période de facturation – période d’Abonnement mensuelle ou annuelle (selon le choix de l’Organisation) pour laquelle le Frais d’abonnement est facturé, commençant à la date d’activation de l’Abonnement ;
8. Opérateur de paiement – entité fournissant des services d’intermédiation dans le processus de paiement entre l’Organisation et le Prestataire de services, à savoir Stripe Inc., société enregistrée dans l’État du Delaware, États-Unis, n° CIK 1691342, dont le siège est sis 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, Californie, 94107.
9. Frais d’abonnement – redevance due par l’Organisation au Prestataire de services pour l’accès à la Plateforme dans le cadre du plan d’Abonnement sélectionné.
10. Organisation – personne morale, unité organisationnelle dépourvue de personnalité morale, ou personne physique exerçant une activité économique, concluant un contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme avec le Prestataire de services ;
11. Plateforme – service en ligne « Flowtly », qui constitue un système complet de gestion d’entreprise, permettant aux Organisations de gérer leurs opérations grâce à diverses fonctionnalités disponibles selon les modalités spécifiées dans les présentes Conditions générales et dans le cadre du plan d’Abonnement sélectionné ;
12. Paiements – transactions effectuées dans le cadre du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme et tout autre paiement précisé dans les Conditions générales ;
13. Politique de confidentialité – document précisant les règles de traitement des Données à caractère personnel et autres données par le Prestataire de services, y compris la finalité et l’étendue du traitement, constituant l’Annexe n° 1 aux présentes Conditions générales ;
14. Conditions générales – les présentes Conditions générales, qui définissent les règles de fourniture de services et d’utilisation de la Plateforme, avec annexe, laquelle en constitue une partie intégrante ;
15. Inscription – processus de création d’un Compte de l’Organisation et d’un Compte Administrateur/Utilisateur via la Plateforme, comprenant la fourniture des données personnelles requises et l’acceptation des Conditions générales, y compris la Politique de confidentialité ;
16. Réclamation – saisine adressée au Prestataire de services conformément à la procédure décrite à la section 10 des Conditions générales ;
17. Parties – l’Organisation et le Prestataire de services, parties au contrat d’accès à la Plateforme, dont les modalités sont définies dans les Conditions générales ;
18. Abonnement – service périodique et payant d’accès à la Plateforme et à ses fonctionnalités dans l’étendue sélectionnée par l’Organisation ;
19. Appareil – dispositif électronique utilisé par l’Organisation, y compris par l’Administrateur ou l’Utilisateur, pour accéder à la Plateforme, répondant aux exigences techniques spécifiées dans les Conditions générales, comprenant tant les appareils fixes que mobiles.
20. Prestataire de services – l’entité fournissant des services liés au fonctionnement de la Plateforme, telle que spécifiée au point 1.5 ci-dessus ;
21. Utilisateur – personne physique agissant au sein de l’Organisation, ayant effectué la Procédure d’inscription prévue dans les Conditions générales et utilisant la Plateforme en vertu de l’autorisation accordée par l’Organisation.

3. Fonctionnalités de la Plateforme et exigences techniques

La Plateforme « Flowtly » offre un certain nombre de fonctionnalités utiles, permettant à l’Organisation de gérer son activité, dont l’utilisation peut contribuer à accroître la productivité et l’efficacité de l’équipe de l’Organisation.
Dans le cadre de la Plateforme, il est notamment possible de:
1. gérer le temps de travail des salariés et collaborateurs de l’Organisation ;
2. suivre le temps de travail consacré à l’exécution de tâches dans le cadre de projets sélectionnés menés par l’Organisation ;
3. soumettre et gérer des demandes de congés ;
4. émettre des factures ;
5. collecter et stocker des données des employés, telles que le type de contrat, les coordonnées et les informations relatives aux avantages ;
6. superviser les transactions financières ;
7. gérer les dépenses de l’entreprise ;
8. générer des rapports financiers ;
9. gérer les ressources de l’entreprise ;
10. surveiller les budgets de projets.
Le Prestataire de services travaille en permanence au développement, à l’extension et à l’adaptation des fonctionnalités disponibles au sein de la Plateforme. Le Prestataire de services se réserve le droit de modifier les fonctionnalités de la Plateforme ou d’introduire des fonctionnalités supplémentaires, l’utilisation des nouvelles fonctionnalités étant volontaire et payante conformément à la Liste de prix.
Sous réserve des dispositions du point 3.5 ci-dessous, l’utilisation de la Plateforme et de ses fonctionnalités par l’Organisation est possible à condition que les exigences techniques suivantes soient remplies:
1. disposer d’un appareil avec une connexion Internet active, avec une bande passante suffisante pour assurer le bon fonctionnement de la Plateforme ;
2. avoir installé un navigateur Web sur l’Appareil mentionné au point 3.4.1, dans une version prise en charge par le Prestataire de services, permettant l’accès à la Plateforme ;
3. disposer d’un Compte Utilisateur ou d’un Compte Administrateur avec accès au Compte de l’Organisation et rester connecté à un tel Compte.
L’utilisation de certaines fonctionnalités de la Plateforme peut nécessiter l’octroi d’un accès aux ressources ou fonctionnalités de l’Appareil utilisé par l’Administrateur ou l’Utilisateur, telles que le stockage de l’Appareil, la caméra ou le microphone. En choisissant d’utiliser des fonctionnalités nécessitant l’accès à ces ressources ou fonctionnalités, l’Administrateur ou l’Utilisateur consent à leur utilisation dans la mesure nécessaire à l’utilisation des fonctionnalités de la Plateforme. Le Prestataire de services n’est pas responsable de l’impossibilité d’accéder aux fonctionnalités de la Plateforme résultant du refus de l’Administrateur ou de l’Utilisateur d’accorder les autorisations nécessaires.
Dans le cadre de certaines fonctionnalités, le Prestataire de services permet l’intégration de la Plateforme avec des outils tiers et l’acquisition d’informations auprès de tiers, y compris des données provenant des comptes bancaires de l’Organisation. Pour utiliser ces intégrations, l’Organisation doit fournir les données nécessaires via la Plateforme ou d’une autre manière spécifiée par le Prestataire de services ou le tiers. La fourniture de ces données constitue un consentement volontaire à l’intégration selon les conditions spécifiées par les fournisseurs de ces outils et au traitement des données tel que requis par les fonctionnalités concernées.

4. Inscription et comptes

L’accès à la Plateforme ne peut être initié que par le biais d’un Compte Administrateur après avoir complété la procédure d’inscription conformément aux dispositions de la section 4 des présentes Conditions générales, sous réserve du point 4.2 ci-dessous. L’accès à la Plateforme sans se connecter à un compte, c’est-à-dire en « mode invité », n’est pas possible.
L’inscription d’un Compte Administrateur n’octroie pas automatiquement l’accès à l’utilisation de la Plateforme. L’accès effectif aux fonctionnalités de la Plateforme au sein des Comptes nécessite un Abonnement actif, obtenu conformément aux dispositions du point 5.4 des présentes Conditions générales.
L’inscription d’un Compte Administrateur requiert:
1. le remplissage du formulaire d’inscription disponible sur la Plateforme avec toutes les données requises, incluant notamment : le nom de l’Organisation, le nom complet de l’Administrateur, une adresse e-mail, et un mot de passe robuste composé d’au moins 8 caractères alphanumériques, incluant des lettres majuscules et minuscules ainsi qu’au moins un caractère spécial ;
2. la lecture des présentes Conditions générales et de leurs annexes, mises à disposition lors de la procédure d’inscription du Compte Administrateur, la confirmation de l’inscription du Compte Administrateur, et l’acceptation des Conditions générales et de leurs annexes en cochant la case correspondante dans le formulaire disponible. L’acceptation des Conditions générales et de leurs annexes par l’Administrateur constitue acceptation des Conditions générales au nom de l’Organisation ;
3. l’exécution de toute action complémentaire requise sur la Plateforme ou en dehors de celle-ci durant la Procédure d’inscription, telle que la vérification de l’adresse e-mail.
Concomitamment à l’inscription du Compte Administrateur, conformément aux points 4.1 à 4.3 ci-dessus, un Compte de l’Organisation est créé.
Depuis le Compte Administrateur, l’Administrateur a accès à toutes les autorisations, données et fonctionnalités disponibles au sein du Compte de l’Organisation sur la Plateforme. En particulier, le Compte Administrateur permet de prendre des décisions concernant l’Abonnement et son étendue, de gérer l’accès au Compte de l’Organisation sur la Plateforme, y compris les fonctionnalités individuelles, d’accorder des autorisations d’Administrateur et d’Utilisateur, et de différencier les autorisations et niveaux d’accès des Utilisateurs individuels.
Si, après la création du Compte de l’Organisation, l’Administrateur accorde des autorisations d’Administrateur à d’autres personnes habilitées par l’Organisation, ces comptes seront considérés comme des Comptes Administrateur. L’attribution des autorisations d’Administrateur nécessite d’abord la création d’un Compte Utilisateur selon la procédure décrite au point 4.8 et suivants, après quoi l’Administrateur doit accorder à l’Utilisateur l’accès nécessaire d’Administrateur. Dans un tel cas, l’Utilisateur à qui des autorisations d’Administrateur ont été accordées devient un Administrateur.
L’Administrateur, au sein du Compte Administrateur, a la possibilité de créer des Comptes Utilisateurs et de leur attribuer des autorisations spécifiques ainsi qu’un accès à des fonctionnalités sélectionnées.
L’inscription d’un Compte Utilisateur requiert:
1. la création d’un profil salarié/collaborateur par l’Administrateur en remplissant le formulaire disponible dans la section applicable de la Plateforme, incluant la fourniture des informations nécessaires telles que le nom complet et l’adresse e-mail ;
2. l’attribution d’autorisations d’Utilisateur au salarié/collaborateur par l’Administrateur en sélectionnant le bouton « Ajouter un utilisateur », ce qui déclenchera l’envoi d’une invitation contenant un lien d’activation à l’adresse e-mail du salarié/collaborateur ;
3. que l’Utilisateur vérifie son adresse e-mail en cliquant sur le lien d’activation mentionné au point 4.8.2 ci-dessus et définisse un mot de passe unique et robuste dans le formulaire affiché ;
4. que lors de la première connexion à la Plateforme, l’Utilisateur confirme avoir lu et accepté les présentes Conditions générales et leur annexe en cochant la case d’accusé de réception appropriée.
La création de Comptes Utilisateurs et l’attribution d’autorisations ne font l’objet d’aucune restriction ni limite quantitative. Toutefois, si les actions de l’Organisation, représentée par l’Administrateur, ont pour effet de dépasser le plan d’Abonnement sélectionné, de tels changements seront considérés comme une extension de l’Abonnement, entraînant un ajustement du Frais d’abonnement conformément au point 5.6 des présentes Conditions générales, créant une obligation de paiement pour l’Organisation.
En cas d’oubli du mot de passe d’un Compte, l’Administrateur comme l’Utilisateur peuvent le récupérer en sélectionnant l’option « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Il leur sera alors demandé d’indiquer l’adresse e-mail associée à leur Compte. Un lien de réinitialisation de mot de passe sera envoyé à l’adresse fournie, leur permettant de définir un nouveau mot de passe répondant aux exigences énoncées dans les présentes Conditions générales.

5. Abonnement et paiements

L’accès aux fonctionnalités de la Plateforme est possible après activation d’un Abonnement et à condition d’effectuer les paiements pertinents conformément aux dispositions de la présente section 5 des présentes Conditions générales.
L’étendue des fonctionnalités de la Plateforme disponibles et le montant des Frais d’abonnement dus dépendent du plan d’Abonnement sélectionné et du nombre de Comptes rattachés à l’Organisation. Les détails concernant les fonctionnalités de la Plateforme disponibles dans différents plans d’Abonnement, ainsi que les Frais d’abonnement correspondants, sont précisés dans la Liste de prix. Le Prestataire de services souligne que le nombre d’employés/collaborateurs dont les données sont traitées au sein de la Plateforme n’est pas identique au nombre de Comptes rattachés à l’Organisation et n’affecte pas le montant du Frais d’abonnement dû, lequel est déterminé sur la base des facteurs susmentionnés.
Le Prestataire de services a le droit de mettre à jour la Liste de prix conformément à la procédure de modification des Conditions générales spécifiée à la section 13.1 des présentes Conditions générales. Dans un souci de bonne coopération avec l’Organisation, le Prestataire de services garantit la stabilité des prix pour l’Organisation et déclare que les mises à jour de la Liste de prix ne seront pas introduites plus d’une fois par année civile. De telles mises à jour ne tiendront compte que du taux d’inflation et de l’augmentation des coûts de fourniture des services par le Prestataire de services, et en aucun cas elles ne dépasseront 20 % (en toutes lettres : vingt) des tarifs actuellement applicables.
Pour activer un Abonnement, l’Organisation, représentée par l’Administrateur, sélectionne le plan d’Abonnement souhaité sur la Plateforme, renseigne les données requises et s’acquitte sans délai du Frais d’abonnement applicable via l’Opérateur de paiement. Ce processus inclut la fourniture d’informations détaillées concernant le moyen de paiement utilisé pour effectuer les paiements.
Le paiement est traité par l’Opérateur de paiement, qui débite le moyen de paiement désigné de l’Organisation sur la base des informations fournies. Le Prestataire de services souligne que l’exécution des Paiements ou la modification des modalités de paiement peut nécessiter une redirection vers des sites Web tiers, notamment ceux de l’Opérateur de paiement. L’Administrateur, agissant au nom de l’Organisation, peut devoir effectuer des étapes supplémentaires sur ces sites externes pour finaliser le paiement.
L’activation de l’Abonnement intervient immédiatement ou dans un délai maximal de 24 heures à compter du moment où le Prestataire de services enregistre le paiement. L’activation de l’Abonnement marque la conclusion d’un contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme entre le Prestataire de services et l’Organisation selon le plan d’Abonnement sélectionné.
L’Organisation peut modifier son Abonnement à tout moment pendant sa période de validité en étendant ou en réduisant l’étendue de l’Abonnement, conformément aux dispositions des présentes Conditions générales, en particulier des points 5.6–5.7 ci-dessous.
L’extension de l’étendue de l’Abonnement est activée immédiatement et entraîne une modification du montant du Frais d’abonnement conformément à la Liste de prix applicable. Les Frais d’abonnement sont calculés proportionnellement à la période d’utilisation au cours de la Période de facturation en cours. Si l’Administrateur étend l’étendue de l’Abonnement au cours de la Période de facturation en cours, le complément de frais, tel que spécifié à la phrase précédente, sera débité par l’Opérateur de paiement immédiatement après l’extension, sous réserve des dispositions de la seconde phrase du point 5.5 ci-dessus.
Les modifications impliquant la limitation de l’étendue de l’Abonnement prennent effet à compter du début de la Période de facturation suivant la Période de facturation au cours de laquelle la modification a été effectuée. Les Frais d’abonnement pour la Période de facturation en cours restent inchangés et ne sont pas remboursables.
Les Frais d’abonnement dus au Prestataire de services par l’Organisation au titre de l’Abonnement sont perçus à l’avance, automatiquement et périodiquement avant le début de la Période de facturation pour la Période de facturation concernée, au plus tard avant son commencement. Le paiement est effectué sur la base des informations relatives au moyen de paiement fournies par l’Administrateur, en débitant le moyen de paiement spécifié d’un montant correspondant au Frais d’abonnement dû pour la Période de facturation donnée. L’Organisation est responsable de l’exactitude et de la mise à jour des informations de paiement.
Tous les paiements liés à l’utilisation de la Plateforme sont traités via l’Opérateur de paiement. Les paiements via un prestataire externe sont effectués selon les conditions et règlements établis et mis à disposition par ce prestataire externe. L’Organisation est tenue de consulter les conditions de service susmentionnées de ces entités, et le Prestataire de services n’assume aucune responsabilité quant à l’utilisation par l’Organisation de ces services ni quant aux actions ou omissions de tiers.
Les Frais d’abonnement spécifiés dans la Liste de prix sont des montants nets et seront majorés de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au taux applicable si la TVA s’applique en vertu des lois généralement applicables en Pologne. Tous les Frais d’abonnement seront réglés en EUR ou en PLN selon le taux de change adopté par l’Opérateur de paiement à la date de paiement.
Le paiement des Frais d’abonnement sera documenté par des factures TVA envoyées à l’Organisation au plus tard dans un délai de 2 jours ouvrables via la Plateforme ou selon une autre modalité indiquée par le Prestataire de services. L’Organisation accepte de recevoir des factures TVA sous forme électronique, y compris via la Plateforme ou par e-mail à l’adresse e-mail désignée de l’Organisation.
Les Organisations qui n’ont pas utilisé auparavant la Plateforme peuvent bénéficier d’une période d’essai et utiliser la Plateforme et ses fonctionnalités dans une étendue sélectionnée, gratuitement pendant une période de 14 (en toutes lettres : quatorze) jours à compter de l’activation de l’Abonnement, sous réserve des points 5.15–5.17 ci-dessous.
Pour utiliser la période d’essai, l’Organisation doit activer l’Abonnement conformément aux présentes Conditions générales, y compris fournir toutes les informations requises relatives au moyen de paiement. La fourniture de ces informations est obligatoire, mais aucun Frais d’abonnement ne sera facturé pendant la période d’essai.
Après la fin de la période d’essai, sauf si l’Organisation annule son utilisation de la Plateforme, l’accès à la Plateforme se poursuivra conformément à l’étendue de l’Abonnement sélectionné, et le Prestataire de services commencera à facturer les Frais d’abonnement applicables.
Dans certains cas, le Prestataire de services peut offrir à une nouvelle Organisation une période d’essai plus longue ou des conditions d’essai différentes de celles mentionnées au point 5.14 ci-dessus.

6. Utilisation de la Plateforme

L’Organisation, ainsi que l’Administrateur et chaque Utilisateur individuellement, sont tenus d’utiliser la Plateforme conformément à sa finalité et aux lois applicables, tout en respectant les droits et intérêts d’autrui, en particulier:
1. ils ne sont pas autorisés à utiliser la Plateforme d’une manière non conforme à sa finalité ou susceptible d’affecter de quelque manière que ce soit la sécurité de la Plateforme et des données qu’elle collecte ;
2. ils sont tenus de ne pas entreprendre d’actions illégales, contraires à l’éthique ou portant atteinte aux droits de toute entité ou de tiers ;
3. ils sont tenus de ne pas se livrer à des actions visant à modifier, désassembler, décompiler ou procéder à l’ingénierie inverse de la Plateforme ;
4. ils sont tenus de ne pas entreprendre d’actions susceptibles de perturber le fonctionnement normal de la Plateforme.
L’Organisation est responsable de l’obtention de tous les consentements nécessaires pour la saisie, le stockage et le traitement des Données à caractère personnel, ainsi que d’autres Matériels, informations et données utilisés au sein de la Plateforme par l’Organisation.
L’Administrateur et les Utilisateurs sont responsables de la sécurisation appropriée des données d’accès à leurs Comptes. L’Organisation assume seule la responsabilité de l’accès à ces données par des personnes non autorisées. En cas de suspicion de brèche de sécurité liée aux données d’accès, l’Organisation, l’Utilisateur et l’Administrateur doivent en informer immédiatement le Prestataire de services.
Toutes les activités liées à l’utilisation de la Plateforme, à la gestion des comptes et à l’administration de l’Abonnement sont enregistrées et peuvent être mises à disposition à la demande de l’Administrateur. Le Prestataire de services assure la sécurité des données et des Matériels stockés dans le Compte de l’Organisation, comme décrit plus en détail à la section 11 des présentes Conditions générales.
Dans le cadre de l’effort continu du Prestataire de services pour améliorer et étendre les fonctionnalités de la Plateforme, le Prestataire de services encourage l’Organisation, l’Administrateur et les Utilisateurs à soumettre toute suggestion, tout commentaire et toute opinion concernant le fonctionnement de la Plateforme par les canaux de communication disponibles ou via un contact direct avec le Prestataire de services. Tous les retours reçus seront analysés, et le Prestataire de services se réserve le droit de les mettre en œuvre sans aucune obligation de verser une compensation à l’Administrateur ou à l’Utilisateur ayant soumis le retour.

7. Licences et autorisations

Dès la conclusion du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme, conformément aux dispositions des présentes Conditions générales, le Prestataire de services accorde à l’Organisation une licence non transférable et non exclusive d’utilisation de la Plateforme sur le territoire de la République de Pologne. Cette licence couvre l’utilisation normale de la Plateforme et de ses fonctionnalités au sein du Compte de l’Organisation, conformément aux conditions spécifiées dans les présentes Conditions générales et applicables à l’étendue de l’Abonnement sélectionné.
La licence visée au point 7.1 ci-dessus est accordée pour la durée du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme entre le Prestataire de services et l’Organisation, conformément aux dispositions des présentes Conditions générales.
Parallèlement, le Prestataire de services déclare qu’aucune autre entité utilisant la Plateforme en vertu d’un contrat distinct n’aura accès ni vue sur les données de l’Organisation disponibles au sein du Compte de l’Organisation créé sur la Plateforme. Cela inclut les informations rattachées au Compte de l’Administrateur et aux comptes des Utilisateurs individuels.
Pour éviter toute ambiguïté, le Prestataire de services demeure l’unique propriétaire de la Plateforme et de tous les droits portant sur la Plateforme et ses fonctionnalités, y compris les droits de propriété intellectuelle. L’octroi de la licence d’utilisation de la Plateforme au sein du Compte de l’Organisation ne constitue pas un transfert de droits quelconques sur la Plateforme ou ses composants à l’Organisation. Le Prestataire de services a le droit d’accorder des licences d’utilisation de la Plateforme à d’autres entités à sa seule discrétion et sans aucune restriction, à condition que ces licences n’autorisent aucun tiers à accéder au Compte d’une autre Organisation. Chaque Organisation n’a accès qu’à son propre Compte de l’Organisation.
Lors du téléversement ou de la publication par l’Organisation, y compris par l’Administrateur ou les Utilisateurs, de Matériels et de données sur la Plateforme au sein du Compte de l’Organisation, l’Organisation accorde au Prestataire de services une licence non exclusive, libre de redevance, d’utilisation de ces Matériels et données sans limitation de temps ni de territoire. Cette licence est uniquement destinée à la finalité et dans la mesure nécessaires à la bonne exécution par le Prestataire de services de ses obligations en vertu du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme. Pour éviter toute ambiguïté, les Parties conviennent que le Prestataire de services n’est pas habilité à utiliser cette licence en dehors de la Plateforme et du Compte de l’Organisation, sauf indication contraire dans les présentes Conditions générales ou accord explicite de l’Organisation.
L’Organisation conserve tous les droits sur les Matériels et autres données mis à disposition ou fournis par l’Administrateur et les Utilisateurs au sein de la Plateforme, à condition que de tels droits soient conférés à l’Organisation en vertu des lois applicables.

8. Résiliation de l’Abonnement et suppression du Compte

Le contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme, tel que spécifié dans les Conditions générales, peut être résilié à l’initiative de l’Organisation:
1. En cas d’annulation de l’Abonnement par l’Organisation, par:
  1. la transmission d’une déclaration de résiliation du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme par écrit à l’adresse du siège social du Prestataire de services ou sous forme électronique à l’adresse e-mail du Prestataire de services : business.support@flowtly.eu
  2. l’utilisation de l’option d’annulation disponible sur la Plateforme ; la résiliation prend effet à la fin de la Période de facturation au cours de laquelle l’Organisation annule l’Abonnement.
2. En cas de cessation d’utilisation de la Plateforme et de suppression du Compte de l’Organisation, par:
  1. la transmission d’une déclaration au contenu approprié par écrit à l’adresse du siège social du Prestataire de services ou sous forme électronique à l’adresse e-mail du Prestataire de services spécifiée au point 8.1.1.1 ci-dessus ;
  2. l’utilisation de l’option de suppression du Compte de l’Organisation disponible sur la Plateforme ; la résiliation prend effet dès la confirmation de la suppression du Compte de l’Organisation par l’Administrateur.
Le contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme, tel que spécifié dans les Conditions générales, peut être immédiatement résilié à l’initiative du Prestataire de services par la transmission d’une déclaration au contenu approprié par écrit à l’adresse du siège social du Prestataire de services ou sous forme électronique à l’adresse e-mail de l’Organisation, si l’Organisation, y compris l’Administrateur ou tout Utilisateur, viole les dispositions des présentes Conditions générales ou la loi applicable, notamment en enfreignant les règles d’utilisation autorisée et en publiant ou en tentant de publier du contenu interdit.
Le contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme est également automatiquement résilié:
1. s’il n’est pas possible de percevoir le Frais d’abonnement requis pour la Période de facturation suivante, à la fin de la Période de facturation pour laquelle le Frais d’abonnement a été dûment payé ;
2. dans d’autres cas prévus dans un contrat distinct conclu entre l’Organisation et le Prestataire de services, dans les délais spécifiés par les Parties.
Si l’Organisation n’accepte pas la nouvelle version des Conditions générales, modifiée conformément à la section 13.1 des Conditions générales, elle a le droit de soumettre une déclaration de résiliation du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme dans un délai de 7 jours à compter de la réception de la notification des Conditions générales modifiées. Dans un tel cas, le contrat entre l’Organisation et le Prestataire de services est résilié à l’entrée en vigueur des nouvelles Conditions générales, et l’Administrateur ainsi que les Utilisateurs rattachés à l’Organisation perdent l’accès à la Plateforme.
Indépendamment de ce qui précède, l’Administrateur a le droit de se rétracter du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme sans indiquer de motif dans un délai de 14 jours à compter de la conclusion du contrat. Cela requiert la transmission d’une déclaration au contenu approprié par écrit à l’adresse du siège social du Prestataire de services ou par voie électronique à l’adresse e-mail spécifiée au point 8.1.1.1 ci-dessus. La rétractation prend effet à la réception de la déclaration par le Prestataire de services.
Dans les cas visés aux points 8.1–8.5 ci-dessus, les frais payés pour la Période de facturation en cours ne sont pas remboursables.
À la résiliation du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme entre l’Organisation et le Prestataire de services, quelle qu’en soit la cause, l’Organisation, y compris l’Administrateur et les Utilisateurs, perd l’accès aux fonctionnalités de la Plateforme, sous réserve de l’exception suivante. Pendant une période de 3 (en toutes lettres : trois) mois à compter de la date de résiliation, l’Administrateur et les Utilisateurs pourront se connecter à leurs Comptes pour consulter et télécharger des données, sans pouvoir toutefois modifier des données ni gérer des Comptes. Après cette période, tous les Matériels et données stockés sur la Plateforme seront définitivement supprimés, ce dont le Prestataire de services ne pourra être tenu responsable, et la restauration des Comptes de l’Organisation supprimés ou de Comptes individuels ne sera pas possible.
En cas de résiliation du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme, l’Administrateur est responsable de l’archivage ou de la sécurisation des Matériels et des données avant l’expiration de la période mentionnée à la seconde phrase du point 8.7 ci-dessus. Le Prestataire de services permettra à l’Organisation de récupérer les Matériels et les données dans un format brut de base de données ou dans un autre format spécifié par le Prestataire de services. Si le contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme est résilié, la reprise de l’utilisation de la Plateforme n’est possible qu’en complétant la procédure décrite au point 5.4 des Conditions générales. Si le contrat est résilié selon la procédure spécifiée au point 8.1.2 ci-dessus, la reprise de l’utilisation de la Plateforme nécessite en outre la création d’un nouveau Compte Administrateur conformément à la procédure énoncée à la section 4 des Conditions générales.

9. Disponibilité de la Plateforme

Le Prestataire de services s’engage à assurer la disponibilité de la Plateforme et de ses fonctionnalités, telles que prévues dans le cadre de l’Abonnement sélectionné par l’Organisation, à un niveau minimal de 98 % (en toutes lettres : quatre-vingt-dix-huit) du temps au cours d’une Période de facturation, à l’exclusion:
1. des travaux de maintenance et de modernisation effectués conformément au point 9.3 ci-dessous ;
2. des situations résultant d’événements de force majeure ;
3. des problèmes techniques du côté de l’Organisation, y compris ceux affectant l’Administrateur ou les Utilisateurs, tels que des problèmes liés à l’infrastructure Internet ou au matériel.
Si les conditions de disponibilité spécifiées au point 9.1 ci-dessus ne sont pas respectées, l’Organisation a droit à une réduction proportionnelle du Frais d’abonnement pour la Période de facturation concernée. Pour exercer ce droit, l’Organisation doit soumettre une Réclamation conformément à la procédure décrite à la section 10 des Conditions générales, et le Prestataire de services doit approuver la demande.
Le Prestataire de services s’engage à effectuer les travaux de maintenance et de modernisation pendant les heures nocturnes (entre 22 h 00 et 7 h 00) et à en informer l’Administrateur et les Utilisateurs via la Plateforme au moins 3 (en toutes lettres : trois) jours à l’avance. Toutefois, le Prestataire de services se réserve le droit d’effectuer ponctuellement des travaux de maintenance et de modernisation en dehors de ces horaires, après notification préalable à l’Administrateur et aux Utilisateurs.
À la demande de l’Administrateur, le Prestataire de services peut fournir une assistance de consultant concernant l’utilisation des fonctionnalités de la Plateforme, consistant en:
1. une assistance à la configuration et à la gestion de fonctionnalités spécifiques de la Plateforme ;
2. la fourniture de formations à l’Administrateur ou aux Utilisateurs sur l’utilisation efficace des outils disponibles sur la Plateforme ;
3. la résolution de problèmes liés à l’utilisation continue de la Plateforme.
L’assistance de consultant, telle que mentionnée au point 9.4 ci-dessus, est fournie à distance et nécessite que l’Administrateur crée un Compte pour le consultant avec accès au Compte de l’Organisation. Afin de préserver la confidentialité et la sécurité des Matériels et des données stockés par l’Organisation dans son Compte, le Prestataire de services n’autorise pas l’assistance de consultant sans la création par l’Organisation d’un Compte pour le consultant.
La fourniture de services d’assistance de consultant peut entraîner des coûts supplémentaires, dont le montant et les modalités seront convenus individuellement entre les Parties avant le début de la prestation des services.

10. Réclamations

En cas d’irrégularités concernant le fonctionnement de la Plateforme, l’Administrateur ou l’Utilisateur doit, en premier lieu, contacter le service d’assistance selon la modalité prévue par le Prestataire de services ou via les coordonnées de correspondance mises à disposition par le Prestataire de services.
L’Administrateur et l’Utilisateur ont le droit de soumettre gratuitement une Réclamation concernant des dysfonctionnements dans le fonctionnement de la Plateforme.
Une Réclamation peut être soumise via un formulaire dédié disponible sur la Plateforme ou par écrit à l’adresse du siège social du Prestataire de services. La Réclamation doit comprendre au minimum:
1. les coordonnées de l’Administrateur/Utilisateur et de l’Organisation ;
2. une description générale de l’objet de la Réclamation ;
3. les circonstances justifiant la Réclamation ;
4. une demande liée à la Réclamation soumise.
Le Prestataire de services peut demander à l’Administrateur de fournir des informations supplémentaires ou des explications concernant la Réclamation soumise, si cela est jugé nécessaire pour sa bonne évaluation.
Le Prestataire de services examinera la Réclamation dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de toutes les informations et explications requises pour sa bonne évaluation.
L’Administrateur recevra une réponse à la Réclamation immédiatement après son évaluation, en utilisant le même moyen que celui utilisé pour soumettre la Réclamation.

11. Sécurité des données

Les données à caractère personnel sont traitées par le Prestataire de services aux fins de l’exécution des droits et obligations découlant des présentes Conditions générales, conformément aux dispositions de la Politique de confidentialité, qui constitue l’Annexe n° 1 aux Conditions générales.
Certaines Données à caractère personnel et autres informations fournies ou mises à disposition par l’Administrateur ou les Utilisateurs au sein de la Plateforme, y compris les détails relatifs au moyen de paiement, peuvent être traitées par des prestataires de services externes engagés par le Prestataire de services en lien avec la fourniture de l’accès à la Plateforme.
Le Prestataire de services informe par la présente que tous les Matériels et données fournis ou mis à disposition par l’Administrateur ou les Utilisateurs au sein de la Plateforme, c’est-à-dire rattachés au Compte de l’Organisation, seront stockés sur des serveurs gérés par le Prestataire de services, uniquement aux fins de la fourniture de l’accès à la Plateforme.
Le Prestataire de services déclare que toutes les Données à caractère personnel, Matériels et autres données fournis ou mis à disposition par l’Administrateur ou les Utilisateurs lors de l’utilisation de la Plateforme ne seront pas utilisés par le Prestataire de services à d’autres fins que la fourniture de services à l’Organisation, y compris, en particulier, l’entraînement d’algorithmes d’intelligence artificielle ou toute autre action non conforme à la finalité de la fourniture de l’accès à la Plateforme, sauf si l’Organisation a donné un consentement préalable, explicite et volontaire.
Le Prestataire de services s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité destinées à protéger les Données à caractère personnel, les Matériels et autres données stockés, adaptées au risque évalué et aux capacités technologiques du Prestataire de services.
Le Prestataire de services précise que les données mises à disposition de l’Organisation en vertu des dispositions de la section 8.7 des Conditions générales peuvent nécessiter un traitement ou un formatage supplémentaires par l’Organisation pour être utilisées selon ses besoins. Le Prestataire de services n’est pas responsable des difficultés de lecture ou d’utilisation des données après leur mise à disposition.
Le Prestataire de services entreprend toutes les mesures raisonnables pour protéger les Données à caractère personnel, Matériels et autres données, assurant une utilisation sécurisée de la Plateforme, y compris la protection des données contre tout accès non autorisé ou toute perte, sous réserve des autres dispositions des présentes Conditions générales.
Les Parties déclarent mutuellement que le Prestataire de services, dans le cadre de ses activités commerciales, notamment à des fins de marketing et de publicité, est habilité à informer d’autres entités du nombre d’Organisations et d’Utilisateurs utilisant la Plateforme, à quoi l’Organisation, l’Administrateur et chaque Utilisateur donnent leur consentement.

12. Responsabilité

Le Prestataire de services est responsable de la disponibilité de la Plateforme selon les modalités spécifiées dans les présentes Conditions générales, en particulier à la section 9 des Conditions générales.
La Plateforme sert d’outil d’aide pour les Organisations dans la gestion des processus au sein de l’Organisation, mais ne constitue pas un outil de comptabilité ni un système de règlement détaillé des obligations de droit public, y compris les impôts, les cotisations de sécurité sociale et les salaires. Toute information générée au moyen de la Plateforme doit être considérée uniquement comme des données auxiliaires, nécessitant une vérification par l’Organisation conformément aux lois applicables.
Le Prestataire de services n’est pas responsable de l’exhaustivité ni de l’exactitude des données, Matériels ou autres informations saisis par l’Administrateur ou les Utilisateurs lors de l’utilisation de la Plateforme.
Sous réserve des dispositions impératives de la loi, toute responsabilité du Prestataire de services en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution des obligations au titre des présentes Conditions générales est limitée au montant de la rémunération reçue de l’Organisation au cours des six derniers mois.
L’Organisation assume seule et pleinement la responsabilité de la manière dont la Plateforme et ses fonctionnalités sont utilisées, y compris de toutes les actions et omissions de l’Administrateur et des Utilisateurs individuels.

13. Dispositions finales

Le Prestataire de services se réserve le droit de modifier les Conditions générales conformément aux règles suivantes:
1. le Prestataire de services est tenu d’informer l’Organisation, y compris l’Administrateur et les Utilisateurs, de toute modification des Conditions générales en publiant un avis approprié sur la Plateforme ou par e-mail ;
2. toute modification des Conditions générales prendra effet à la date spécifiée par le Prestataire de services, laquelle ne sera pas inférieure à 14 jours à compter de la notification conformément au point 13.1.1 ci-dessus, sauf disposition contraire des Conditions générales ou de la loi applicable ;
3. toute modification de la Liste de prix prendra effet à compter du début de la Période de facturation suivant la période au cours de laquelle la modification a pris effet, conformément aux dispositions du point 13.1.2 ci-dessus.
Le Prestataire de services informe que l’utilisation de la Plateforme comporte des risques standard associés à l’utilisation d’Internet, y compris, en particulier, l’éventuelle infection de l’Appareil utilisé pour accéder à la Plateforme par des logiciels malveillants. Des informations à jour sur les menaces spécifiques liées à l’utilisation de la Plateforme sont disponibles sur le site : https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/bezpieczenstwo-aplikacji À la demande de l’Administrateur, le Prestataire de services fournira des informations détaillées sur les menaces potentielles et des recommandations pour les atténuer.
L’Organisation n’est pas autorisée à transférer à des tiers des droits ou obligations découlant du contrat de fourniture de services d’accès à la Plateforme sans l’obtention préalable du consentement écrit du Prestataire de services, sous peine de nullité.
Tout litige lié à l’utilisation de la Plateforme sera tranché par les tribunaux compétents pour le siège social du Prestataire de services.
Les questions non réglées par les présentes Conditions générales seront régies par les dispositions du droit polonais.
Les présentes Conditions générales entreront en vigueur le 2 septembre 2025.
Annexes : Politique de confidentialité.

Annexe : Politique de confidentialité

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