Créer une demande de congés
Flowtly vous permet de demander différents types de congés. Seuls les types de congés configurés par votre organisation seront disponibles lors de la création d'une demande. Si un type de congé spécifique n'apparaît pas dans la liste, cela signifie qu'il n'a pas été configuré ou rendu disponible par votre organisation (consultez la tuile Types de congés dans les Paramètres pour plus de détails).
Tous les types de congés n'affectent pas le solde de congés de l'employé. Par défaut, seules les demandes de type « vacances » et « sur demande » seront déduites de votre solde de congés restant une fois approuvées par les managers.
Le solde de congés est calculé en fonction des champs Quotité de travail et Heures par semaine définis dans les contrats des employés.
Remarque : Les jours de congés restants sont affichés dans la barre en bas de la page Mes jours de congé. Cette section indique le solde total de congés disponibles et, le cas échéant, le nombre de demandes en attente qui n'ont pas encore été approuvées.
Étapes pour créer une demande de congés
Pour créer une demande de congés, suivez ces étapes :
1. Accédez à l'élément Mes jours de congé depuis le menu principal.
2. Cliquez sur le bouton « Nouvelle demande d'absence » dans le coin supérieur droit de la page.
3. Saisissez les détails de la demande :
- Type : Précisez le type de congé demandé (ex. : vacances, arrêt maladie, etc.)
- Description : Fournissez une brève description ou le motif du congé (peut être facultatif selon la configuration des paramètres).
- Période de congé : Sélectionnez le jour ou la période de congé dans le calendrier en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer.
Remarque : Une fois le type de congé sélectionné, le champ de description sera marqué comme obligatoire ou restera facultatif en fonction des paramètres de congés courants.
Remarque : Vous avez également la possibilité de sélectionner quelques heures (de 1 à 7) dans le champ Heures si le temps de repos demandé est inférieur à une journée complète.
Remarque : Sous le formulaire se trouve une section récapitulative qui inclut le solde de congés actuel, la période demandée (ex. : 1 jour) et le solde mis à jour après approbation du congé. Cela permet aux utilisateurs d'avoir une vision claire de l'impact de la demande sur leur solde restant.
4. Cliquez sur Créer la demande pour enregistrer votre demande de congés.
Une fois votre demande enregistrée, elle apparaîtra dans l'onglet Demandes de congés de la page « Mes jours de congé » avec son statut actuel. Elle apparaîtra également dans l'onglet Demandes de congés de l'élément Gestion des congés afin d'être approuvée ou refusée par les managers.
Historique des congés
L'onglet Historique des congés affiche la liste complète de toutes les demandes de congés entièrement approuvées. Dès qu'une demande de congé reçoit toutes les approbations nécessaires, elle apparaît automatiquement dans cette vue.
Chaque ligne du tableau fournit les détails suivants :
- Type de congé – La catégorie de congé pris (ex. : Vacances, Mariage, Maladie).
- Description – La description fournie lors de la création de la demande (peut être facultative).
- Du / Au – Les dates de début et de fin du congé.
- Durée – La durée totale du congé (en heures ou en jours).
- Statut – Le statut final d'approbation du congé (« Accepté »).
Cet onglet permet aux employés de consulter facilement leur historique de congés. Utilisez les filtres en haut de page pour affiner les résultats par type de congé ou par période.
Gérer vos propres demandes de congés
Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton Corbeille à côté de la demande et en confirmant votre choix. Cette option est disponible tant que votre demande n'a pas encore été approuvée ou refusée par un manager.
Notification d'approbation ou de refus
- Approbation : Si votre demande est approuvée, vous recevrez une notification par e-mail et le statut de la demande passera à Accepté ; le congé accepté sera déplacé vers l'onglet Historique des congés. Si plusieurs approbations sont configurées pour votre organisation, la demande restera en statut « en attente » après une première approbation, jusqu'à ce que toutes les approbations nécessaires soient données.
- Refus : Si votre demande est refusée, vous recevrez également une notification par e-mail et la demande sera retirée de la liste des Demandes de congés.
Exemples de cas d'utilisation
- Demander une semaine de vacances pour un voyage planifié.
- Soumettre une demande d'une journée pour un rendez-vous médical.
- Réserver quelques heures de congé pour une course personnelle.
- Faire une demande de congé parental prolongé, si cette option est configurée par votre organisation.
