Documents
Pour une gestion efficace des documents des employés, il est primordial de définir au préalable le type de document approprié.
L'onglet Documents est visible si le module Documents est actif et si le rôle approprié est configuré.
Création d'un type de document
Il existe deux façons de créer un type de document :
- Via les Paramètres de l'organisation (dans la tuile Types de documents) :
Étapes :
1. Accédez aux Paramètres de l'organisation
2. Accédez à la section des Types de documents
3. Créez un nouveau type et affectez-le au module pertinent (par exemple, Employés).
- Directement depuis la fenêtre modale Ajouter un document
Si l'utilisateur dispose du rôle de Gestionnaire de documents, il peut créer un nouveau type de document directement depuis la fenêtre modale « Ajouter un document » en cliquant sur le bouton « Nouveau type de document + » à côté du menu déroulant Type de document.
Une fois créé de cette manière, le type de document sera automatiquement disponible dans le module où il a été créé — par exemple, dans le module Employés.
Téléchargement d'un fichier
Lorsque vous accédez à l'onglet Documents dans un profil d'employé, vous verrez la liste des documents déjà ajoutés ainsi que leurs fichiers associés. Pour ajouter un nouveau document, cliquez sur le bouton « Ajouter un document » dans le coin supérieur droit. Une fenêtre modale apparaîtra dans laquelle vous devrez renseigner les informations suivantes :
- Type de document – sélectionnez dans la liste ou créez-en un nouveau (si vous disposez du rôle de Gestionnaire de documents) [requis]
- Fichier joint – téléchargez un fichier au format PDF, PNG, JPG ou GIF (max. 3 Mo) [requis]
- Description – une brève description du contenu du fichier [facultatif]
Après l'enregistrement, le document apparaîtra dans la liste de l'onglet Documents de l'employé.
Exemples de cas d'utilisation
- Stocker en toute sécurité les contrats, accords et lettres d'offre d'emploi des employés.
- Télécharger les certificats de formations professionnelles ou de cours de développement.
- Gérer les formulaires RH essentiels, tels que les documents d'intégration, les déclarations fiscales ou les informations de contact d'urgence.
- Joindre des documents justificatifs, notamment les certificats médicaux pour les arrêts maladie ou les formulaires d'approbation pour les demandes spécifiques.
