Vue des projets
Pour consulter et gérer un projet ou une phase spécifique, accédez à son profil. Dans la liste des projets, vous pouvez utiliser le bouton « Accéder à la vue Projet » pour accéder à la page Projet, qui comprend les onglets Vue d'ensemble, Employés, Phases et Rentabilité. Vous pouvez également accéder directement à une page Projet ou Phase en cliquant sur son nom dans la Liste des projets.
Onglet Vue d'ensemble
L'onglet Vue d'ensemble fournit un résumé centralisé des informations clés, de la structure et des contrôles administratifs d'un projet. Il est conçu pour offrir à la fois visibilité et gestion rapide aux utilisateurs disposant des rôles appropriés.
Section Budgets
Si le module Budget est actif pour votre organisation, vous pouvez gérer la relation du projet avec les budgets dans l'onglet Vue d'ensemble.
Cette section liste tous les budgets liés au projet.
Un projet peut être connecté à plusieurs budgets.
Les budgets ne peuvent pas être modifiés directement ici, mais :
- Cliquer sur une tuile de budget vous redirige vers sa page Détails du budget.
- Cliquer sur « Accéder au budget » vous amène à la page avec la liste des budgets.
Vous pouvez retirer l'association d'un budget en cliquant sur le bouton de suppression sur la tuile.
Pour connecter un Projet/Phase à un Budget, cliquez sur le bouton « Ajouter nouveau » dans le coin supérieur droit de la section Budget et sélectionnez parmi la liste des budgets existants. Une fois enregistré, le budget apparaîtra dans la section.
Remarque : Les Projets et Phases peuvent être connectés à des budgets différents. De plus, si vous souhaitez que chaque phase de projet soit connectée au même budget que le projet parent, vous devrez le faire manuellement pour chaque phase.
Section Notes
Une seule note commune peut être ajoutée par projet.
Cliquez sur « Ajouter une note » pour fournir la note initialement.
Pour modifier une note existante, cliquez simplement dans le champ, effectuez vos modifications et appuyez sur Entrée pour enregistrer.
Lorsqu'aucune note n'existe encore, un visuel d'état vide apparaît avec le message « Aucune note pour le projet ».
Onglet Employés
Dans l'onglet Employés, vous pouvez gérer tous les employés affectés au projet.
Pour ajouter un employé :
1. Cliquez sur le bouton « Ajouter un employé » : Ouvre un formulaire pour sélectionner et affecter un employé.
2. Sélectionnez l'employé : Choisissez l'employé dans la liste.
3. Attribuez un rôle : Précisez le rôle de l'employé dans le projet.
4. Enregistrez : L'employé apparaîtra dans la liste.
Remarque : Vous ne pouvez attribuer un rôle à un employé qu'une seule fois. Cependant, un même employé peut avoir plusieurs rôles dans le même projet (ex. : un employé peut être Responsable comptable et Responsable technique simultanément). Si un rôle a déjà été attribué à un employé, il n'apparaîtra plus dans la liste des rôles disponibles.
Une fois enregistré, l'employé apparaîtra dans la liste des employés. Vous pouvez également modifier le rôle précédemment sélectionné en cliquant sur le bouton « Modifier l'employé » et retirer l'employé du projet en cliquant sur le bouton Corbeille et en confirmant votre choix.
Onglet Phases
Une Phase dans Flowtly est une entité distincte au sein d'un projet parent. Elle fonctionne avec les mêmes fonctionnalités qu'un projet mais conserve ses propres paramètres, tels que :
- Budgets indépendants – Chaque phase peut avoir sa propre allocation budgétaire.
- Dates de début et de fin distinctes – Une phase peut s'étendre sur une période différente de celle de son projet parent.
- Affectations d'employés séparées – Les employés peuvent être affectés soit à une phase spécifique, soit au projet parent.
Les phases permettent une meilleure organisation des projets complexes en les décomposant en sections gérables tout en conservant l'ensemble du travail sous une même structure de projet principale.
### Comment créer une Phase
Il existe deux façons de créer une phase à l'intérieur d'un projet :
1. Créer une phase depuis la page Projet
1. Accédez à la page dédiée du Projet.
2. Rendez-vous dans l'onglet Phases.
3. Cliquez sur « Ajouter une phase de projet ».
4. Remplissez les détails du formulaire suivants :
- Nom (obligatoire)
- Type (Prix fixe, Interne, Non facturable, Régie)
- Date de début (facultatif)
- Date de fin (facultatif)
5. Cliquez sur Enregistrer.
Une fois enregistrée, la phase apparaîtra sous le projet parent dans la Liste des projets.
2. Créer une phase depuis la page Liste des projets
1. Cliquez sur « Ajouter un projet » dans le coin supérieur droit de la page Liste des projets.
2. Remplissez le formulaire de création de projet comme d'habitude.
3. Accédez au mode édition du projet nouvellement créé.
4. Sélectionnez un Projet parent pour celui-ci.
5. Enregistrez les modifications.
Le projet deviendra alors une phase du projet parent sélectionné.
Accès des employés et enregistrement du temps
Les affectations d'employés et l'enregistrement du temps dépendent de la manière dont la phase a été créée (nouvelle ou convertie depuis un projet existant).
1. Lorsqu'une nouvelle phase est créée sous un projet parent
- Tous les employés affectés au projet parent seront automatiquement rattachés à la phase.
- Les employés peuvent enregistrer du temps à la fois sous le projet parent et la phase.
2. Lorsqu'un projet distinct devient une phase d'un autre projet
- Les employés affectés au projet parent auront accès à la phase.
- Les employés qui étaient affectés uniquement à la phase avant l'association n'auront pas accès au projet parent.
3. Lorsqu'un employé est ajouté uniquement à une phase
- L'employé pourra enregistrer du temps uniquement sous cette phase.
- L'employé ne sera pas affiché comme rattaché au projet parent.
4. Lorsqu'un employé est ajouté au projet parent
- L'employé accédera automatiquement au projet parent et à toutes ses phases.
- Il pourra enregistrer du temps sous le projet parent et toutes ses phases.
Points clés
- Les phases fonctionnent comme des entités indépendantes mais héritent de l'accès des employés du projet parent.
- Si un employé doit travailler sur toutes les phases, affectez-le au niveau du projet parent.
- Si un employé ne doit travailler que sur une phase spécifique, ajoutez-le directement à cette phase.
En utilisant correctement les phases, vous pouvez mieux structurer les projets complexes et assurer une collaboration fluide entre les équipes tout en maintenant une gestion efficace de la facturation et des ressources.
Onglet Rentabilité
L'onglet Rentabilité offre une vue visuelle et tabulaire de l'utilisation des ressources et de la répartition des coûts pour chaque employé impliqué dans un projet. Cette section aide les administrateurs à suivre le temps passé par les membres de l'équipe sur le projet et les coûts de main-d'oeuvre associés, sur une période donnée.
Fonctionnalités clés
1. Sélecteur de métrique
En haut à gauche, un menu déroulant intitulé « Afficher sur le graphique » permet de basculer entre deux modes d'affichage :
- Coûts des employés : Affiche la valeur monétaire du temps enregistré par les employés (calculée sur la base des taux internes).
- Heures travaillées : Affiche le total des heures et minutes enregistrées par chaque employé sur la période sélectionnée.
2. Filtre de dates
À côté du sélecteur d'affichage se trouve le filtre « Date du/au ». Il permet de sélectionner :
- Des plages prédéfinies comme les 6 derniers mois
- Une plage de dates personnalisée à l'aide du sélecteur de calendrier.
Les données affichées s'ajustent dynamiquement à la période sélectionnée.
Visualisation graphique
Un graphique à barres empilées résume les données mois par mois, ventilées par employé.
En survolant chaque segment de barre, une info-bulle s'affiche avec :
- Le nom de l'employé
- Le coût ou le temps enregistré, selon la vue actuelle.
Tableau détaillé
Sous le graphique se trouve un tableau détaillé listant tous les membres de l'équipe du projet avec leurs valeurs mensuelles individuelles :
- En vue « Coûts des employés » : Les coûts sont affichés dans la devise du client (ex. : 788,38 zl).
- En vue « Heures travaillées » : Le temps enregistré est affiché en heures et minutes (ex. : 132h 30m).
Si aucune donnée n'est disponible pour un employé particulier sur un mois, un tiret « - » est affiché.
Exemples de cas d'utilisation
- Un Chef de projet doit rapidement comprendre le statut budgétaire et les notes clés d'un projet avant une réunion client.
- Un Responsable des opérations doit affecter un nouveau membre d'équipe à un projet complexe et s'assurer qu'il a accès à toutes les phases pertinentes pour l'enregistrement du temps.
- Un Contrôleur financier souhaite examiner les coûts totaux de main-d'oeuvre et les heures travaillées par les employés sur un projet spécifique au cours du dernier trimestre pour évaluer la rentabilité.
- Un Analyste métier doit décomposer un projet important et de longue durée en phases distinctes, chacune avec son propre budget et calendrier, pour une meilleure gestion et un meilleur reporting.
