E-mails de facturation
Flowtly vous permet d'envoyer des factures directement à vos clients par e-mail. La facture est jointe au format PDF, et le corps de l'e-mail est automatiquement généré pour inclure le numéro de facture, le montant dû et les détails de paiement. Les factures standard et les e-factures (KSeF) sont toutes deux prises en charge.
Envoi d'une facture
Il existe deux méthodes pour envoyer une facture par e-mail :
1. Depuis l'écran Nouvelle facture, après avoir enregistré une nouvelle facture, cliquez sur Générer le PDF et envoyer au client.
2. Depuis la Liste des factures, ouvrez le menu Plus d'options pour une facture et sélectionnez Envoyer par e-mail.
Les deux méthodes ouvrent la page Paramètres d'e-mail, où vous pouvez configurer les options d'envoi.
Page des paramètres d'e-mail
La page Paramètres d'e-mail est divisée en trois sections :
* Détails du client — Affiche l'adresse e-mail et le nom du client, pré-remplis à partir du contact de facturation associé (si configuré pour le client).
* Paramètres de copie carbone (CC) — Permet d'ajouter ou de supprimer des destinataires supplémentaires (par exemple, service financier, chef de projet). Les paramètres CC par défaut à l'échelle de l'organisation peuvent être configurés dans les Paramètres de l'organisation.
* Message — Contient le message e-mail généré automatiquement, incluant le numéro de facture, les détails de paiement et le montant dû. La facture PDF est automatiquement jointe.
Après l'envoi
Une fois qu'un e-mail de facture est envoyé, le statut de la facture est automatiquement mis à jour au statut Envoyée. Le créateur de la facture reçoit une notification intégrée à l'application confirmant la livraison réussie.
Notifications intégrées à l'application
| Événement | Destinataire | Gravité |
|---|---|---|
| Facture envoyée | Créateur de la facture | Succès |
| E-facture envoyée | Créateur de la facture | Succès |
| E-facture soumise à KSeF | Créateur de la facture | Info |
| Statut de l'e-facture modifié | Créateur de la facture | Info |
| Facture de coût reçue | Comptables/gestionnaires | Info |
Exemples de cas d'utilisation
- Un chef de projet doit envoyer une facture standard pour un travail terminé directement à un client, avec le PDF joint et les détails de paiement inclus.
- Un comptable envoie une facture à un client et doit mettre en CC le service financier du client, en utilisant un paramètre de CC préconfiguré à l'échelle de l'organisation.
- Une entreprise doit envoyer une e-facture (KSeF) à un client pour répondre à des exigences réglementaires spécifiques, grâce au support de Flowtly pour ce format.
- Un créateur de facture souhaite confirmer qu'une facture a été envoyée avec succès et recevoir une notification intégrée à l'application confirmant sa livraison.
