E-mails de facturation
Flowtly vous permet d'envoyer des factures directement à vos clients par e-mail. La facture est jointe au format PDF, et le corps de l'e-mail est automatiquement généré pour inclure le numéro de facture, le montant dû et les détails de paiement. Les factures standard et les e-factures (KSeF) sont toutes deux prises en charge.
Envoi d'une facture
Il existe deux méthodes pour envoyer une facture par e-mail :
- Depuis l'écran Nouvelle facture, après avoir enregistré une nouvelle facture, cliquez sur Générer le PDF et envoyer au client.
- Depuis la Liste des factures, ouvrez le menu Plus d'options pour une facture et sélectionnez Envoyer par e-mail.
Les deux méthodes ouvrent la page Paramètres d'e-mail, où vous pouvez configurer les options d'envoi.
Page des paramètres d'e-mail
La page Paramètres d'e-mail est divisée en trois sections :
- Détails du client — Affiche l'adresse e-mail et le nom du client, pré-remplis à partir du contact de facturation associé (si configuré pour le client).
- Paramètres de copie carbone (CC) — Permet d'ajouter ou de supprimer des destinataires supplémentaires (par exemple, service financier, chef de projet). Les paramètres CC par défaut à l'échelle de l'organisation peuvent être configurés dans les Paramètres de l'organisation.
- Message — Contient le message e-mail généré automatiquement, incluant le numéro de facture, les détails de paiement et le montant dû. La facture PDF est automatiquement jointe.
Après l'envoi
Une fois qu'un e-mail de facture est envoyé, le statut de la facture est automatiquement mis à jour au statut Envoyée. Le créateur de la facture reçoit une notification intégrée à l'application confirmant la livraison réussie.
Notifications intégrées à l'application
| Événement | Destinataire | Gravité |
|---|---|---|
| Facture envoyée | Créateur de la facture | Succès |
| E-facture envoyée | Créateur de la facture | Succès |
| E-facture soumise à KSeF | Créateur de la facture | Info |
| Statut de l'e-facture modifié | Créateur de la facture | Info |
| Facture de coût reçue | Comptables/gestionnaires | Info |
Exemples de cas d'utilisation
- Un chef de projet doit envoyer une facture standard pour un travail terminé directement à un client, avec le PDF joint et les détails de paiement inclus.
- Un comptable envoie une facture à un client et doit mettre en CC le service financier du client, en utilisant un paramètre de CC préconfiguré à l'échelle de l'organisation.
- Une entreprise doit envoyer une e-facture (KSeF) à un client pour répondre à des exigences réglementaires spécifiques, grâce au support de Flowtly pour ce format.
- Un créateur de facture souhaite confirmer qu'une facture a été envoyée avec succès et recevoir une notification intégrée à l'application confirmant sa livraison.
