Vista previa de factura
Para revisar cómo se ve la factura, puedes usar la función de vista previa. Para cambiar al modo de vista previa, haz clic en el título de la factura, o selecciona la opción "Abrir vista previa" bajo el botón "Más opciones" (representado por tres puntos verticales) disponible para cada factura en la lista.
En el modo de Vista previa, podrás ver la factura tal como aparecerá para el cliente.
Esto incluye:
- Encabezado de la factura: Muestra el título de la factura y el logotipo de tu empresa.
- Detalles de la factura: Incluye tus datos de contacto (Vendedor), la información del cliente (Comprador) y también la fecha de emisión, fecha de venta y fecha de vencimiento.
- Información de la cuenta bancaria: Proporcionando el IBAN, códigos SWIFT/BIC y cualquier otro dato de pago necesario.
- Lista detallada: Detallando los productos o servicios proporcionados, junto con sus cantidades, precios unitarios, tipos de IVA y los importes totales (neto y bruto).
- Sección de resumen: Mostrando el importe neto total, el importe total después de aplicar el IVA, el importe pagado (la cantidad que ya se ha pagado de la factura, si existe) y el importe pendiente de pago.
- Sección de pie: Incluyendo cualquier nota adicional a la factura.
Mientras estés en modo de vista previa, no puedes realizar cambios en la factura. Si detectas un error o necesitas actualizar algún detalle, debes volver al modo de Edición seleccionando el botón "Editar factura" ubicado en el menú del modo de vista previa. Tras realizar los ajustes necesarios, puedes guardar los cambios y volver a la vista previa.
Entre otras opciones útiles en el menú lateral puedes encontrar: Descargar PDF, Enviar por correo electrónico (redirige a la página de configuración del correo), Crear similar (redirige a la página de creación de factura con un título de factura diferente, pero todos los demás datos similares y precargados), Editar factura (abre la factura en modo de edición, permitiéndote hacer cambios antes de finalizar o enviar), Eliminar factura (elimina la factura del sistema si ya no es necesaria, tras confirmación adicional).
Adjuntar factura a presupuesto
La funcionalidad de Edición de factura permite modificar los detalles de la factura y, si el módulo de Presupuestos está activo, vincular la factura a uno o más presupuestos. Esta funcionalidad es especialmente útil para rastrear gastos contra presupuestos específicos.
Para adjuntar una factura a un presupuesto:
- Navega al elemento Facturas desde el menú principal.
- Haz clic en el botón "Más opciones" de la factura que deseas editar.
- Selecciona "Editar" de la lista.
- Desplázate hasta la parte inferior de la página, entre las secciones de "Notas" y "Comentarios internos".
- Haz clic en el botón "Añadir presupuesto".
- En el menú desplegable, selecciona el presupuesto al que deseas vincular la factura.
- Especifica el importe a adjuntar rellenando el campo Importe de la transacción:
Si deseas asignar un importe específico: Introduce el valor deseado en el campo.
Si deseas adjuntar la factura completa: Deja el campo vacío.
Puedes repetir este proceso para adjuntar la factura a múltiples presupuestos si es necesario. Además, puedes eliminar un presupuesto ya adjuntado haciendo clic en el icono de Papelera.
Una vez que adjuntas una factura al presupuesto o presupuestos, se reflejará en la sección de Presupuestos del menú principal. La factura aparecerá en el elemento del presupuesto asociado: actualizará el gráfico de Resumen del presupuesto correspondiente y se listará en la sección de Costes para un seguimiento fácil. Esto garantiza que todos los ingresos y gastos se registren con precisión y se incluyan en la visión general del presupuesto.
Ejemplos de uso
- Verificar la precisión de la factura: Antes de enviar una factura a un cliente, usa la vista previa para comprobar todos los detalles, incluyendo precios, IVA e información del cliente, asegurando que todo sea correcto y tenga una presentación profesional.
- Asignar costes de proyecto: Adjuntar una factura de proveedor por materiales o servicios directamente a un presupuesto de proyecto específico para rastrear con precisión los gastos contra los fondos asignados al proyecto.
- Gestionar gastos departamentales: Vincular una factura de suministros de oficina o suscripciones de software al presupuesto operativo del departamento correspondiente para mantener una visión actualizada del gasto.
- Revisar antes de descargar/enviar: Utilizar el modo de vista previa para confirmar la apariencia final de una factura antes de descargarla como PDF o enviarla directamente por correo electrónico a un cliente.
