Lista de facturas y creación
Nota: Antes de añadir facturas, primero debes configurar tu cuenta bancaria. Puedes encontrar más información en la sección Transacciones
Nota: Antes de crear facturas, deberás configurar los datos en el mosaico de Configuración de la organización, ubicado en el menú contextual del usuario. Incluyendo: número de identificación fiscal de la empresa, dirección de facturación, teléfono de facturación.
Nota: Para enviar facturas a los clientes a través de Flowtly, primero debes configurar la información del cliente en el sistema (elemento "Clientes" en el menú principal). Asegúrate de que los datos del cliente estén completamente configurados, incluyendo detalles como el país y la moneda del cliente. Esta configuración es fundamental porque garantiza que todas las facturas se generen con la configuración regional y financiera correcta, alineada con los requisitos específicos del cliente.
Los usuarios con roles de Manager tienen la capacidad de crear facturas. En Flowtly, hay tres formas de crear una factura:
1. Creación manual:
* Selecciona Facturas en el menú principal.
* Haz clic en "Añadir factura".
2. Crear factura similar:
* Haz clic en "Crear similar" para una factura ya existente.
3. Generar factura desde horas de proyecto:
También puedes generar facturas directamente desde la vista de Tiempo de trabajo.
* Haz clic en el botón "Crear factura" en la esquina superior derecha.
* La factura se generará en base a los filtros de Empleado y Proyecto aplicados en Tiempo de trabajo.
El comportamiento depende de la vista activa:
* Vista de calendario mensual – solo se pueden generar facturas de mes completo.
* Vista de Planificador de trabajo – puedes definir un rango de fechas personalizado para el período de la factura.
Nota: Esta opción solo está disponible si el módulo de Proyectos está activo.
Lista de facturas
Al seleccionar Facturas en el menú principal, serás redirigido a la página de Facturas, donde se muestra una lista de todas las facturas creadas anteriormente, junto con sus detalles, como:
* Título de la factura: el nombre de la factura. Es clicable y redirige a la página de Vista previa de la factura. Debajo del título verás el nombre del cliente vinculado, indicando a quién se emite la factura;
* Estado: muestra el estado actual de la factura. Los estados posibles son:
* Borrador – la factura ha sido creada pero aún no está finalizada
* Editada – la factura fue modificada después de su creación
* Enviada – la factura ha sido generada y enviada al cliente;
* Fecha de venta: es la fecha en que se realizó la venta o se prestó el servicio. Replica la fecha de venta proporcionada durante la creación de la factura;
* Estado de pago: indica el progreso del pago, mostrando un porcentaje del importe pagado.
* Detalles: aquí encontrarás tanto los valores netos (neto) como los brutos (bruto) claramente mostrados.
Cada factura incluye una opción de descarga, que se puede activar mediante un botón dedicado. Además, verás un botón de "Más opciones" con posibilidades para:
* Enviar por correo electrónico
* Crear similar
* Editar
* Abrir la vista previa
Las facturas se agrupan por mes, y se muestra la cantidad de facturas para cada mes
Crear factura
Veamos el proceso de creación de una factura desde cero. Para comenzar a crear una factura, sigue estos pasos:
1. Selecciona el elemento "Facturas" en el menú principal.
2. Añadir una factura:
* Haz clic en el botón "Añadir factura" ubicado en la esquina superior derecha de la página.
* En el formulario, el primer paso es seleccionar un cliente de la lista de clientes creados previamente (esto rellenará automáticamente la información de la cuenta bancaria con su moneda y tipo de conversión). Esta opción es fundamental para garantizar que la información financiera relevante se aplique de manera precisa y eficiente a la factura sin requerir entrada manual, reduciendo la posibilidad de errores.
Proporciona:
* Fecha de emisión - La fecha en que la factura se crea oficialmente y se emite al cliente,
* Fecha de venta - La fecha en que se proporcionaron o vendieron los bienes o servicios al cliente,
* Fecha de vencimiento - La fecha en que se espera que el cliente pague la factura.
Añade productos a la factura especificando:
* Nombre del producto - El nombre o descripción del producto o servicio facturado.
* Proyecto (opcional) - Este campo opcional ayuda a asociar el producto con un proyecto particular, para una mejor gestión de proyectos y seguimiento de costes.
* GTU (opcional) - Unidad de impuesto sobre bienes y servicios, un identificador relacionado con regulaciones fiscales específicas, ayuda a categorizar el producto a efectos fiscales.
* Cantidad - El número de unidades del producto facturado (importante para calcular el importe total adeudado).
* Unidades - El selector desplegable utilizado para especificar la medida del producto, como unidades, horas o días.
* Precio neto - El precio de una unidad individual del producto antes de aplicar impuestos.
* IVA - Este campo especifica el porcentaje de IVA, que se utiliza para calcular el importe del impuesto a añadir al precio neto.
Además, existe la posibilidad de añadir Notas y Comentarios internos a la factura. Las notas se enviarán a todos los destinatarios dentro del archivo de la factura, los comentarios internos se guardarán solo en Flowtly y no se enviarán en el formulario de la factura.
Al añadir productos a una factura, los campos de Total de IVA y Valor bruto se calculan automáticamente en base a los datos que proporcionas.
También puedes cambiar el título de la factura generado automáticamente haciendo clic en el botón "Editar" ubicado junto al título actual de la factura.
Nota: Se puede proporcionar un prefijo para todas las facturas futuras en el mosaico de Configuración de la organización dentro del menú contextual del usuario. Esto ayudará a categorizar y organizar las facturas.
3. Guardar y enviar la factura:
* Después de guardar la factura, el botón "Generar PDF y enviar al cliente" aparecerá en la esquina superior derecha de la página.
Además, después de guardar, esta factura se añadirá a la lista de facturas.
La factura guardada también se vinculará al cliente seleccionado durante la creación (es visible en la pestaña Pagos en la página de Clientes).
Ejemplos de uso
- Crear manualmente una factura por un servicio puntual prestado a un cliente.
- Generar facturas automáticamente para clientes basándose en las horas de proyecto registradas, garantizando una facturación precisa.
- Duplicar una factura existente para crear rápidamente una similar para servicios recurrentes.
- Rastrear el estado de pago de todas las facturas pendientes y enviar recordatorios a los clientes.
