Clientes

Los clientes son esenciales para el proceso de creación de facturas. La funcionalidad de Clientes en Flowtly sirve como centro para gestionar toda la información e interacciones relacionadas con los clientes. Esta funcionalidad permite mantener una base de datos detallada de clientes, incluyendo información de contacto, historial de pagos con facturas asociadas, todas las transacciones relacionadas y documentos vinculados.

Crear y editar un cliente

Puedes añadir rápidamente nuevos clientes completando un sencillo formulario que captura todos los datos necesarios como nombre de la empresa, información de contacto, direcciones de facturación y cualquier campo personalizado relevante para tu negocio.
Puedes seguir estos pasos:
1. Navega a Clientes:
* Ve al elemento Clientes en el menú principal.
* Verás una lista de todos los clientes existentes junto con su estado, país y coste predeterminado (colaboradores).
* En la parte superior de esta lista hay un campo de búsqueda que permite localizar rápidamente un cliente.
- La búsqueda se activa automáticamente tras escribir al menos 3 caracteres del nombre o número de IVA del cliente.
2. Crear un nuevo cliente:
* Haz clic en el botón "Añadir cliente".
* Se abrirá un formulario con los siguientes campos:
* Número de IVA – obligatorio. Al introducirlo junto con el prefijo del país (por ejemplo, ES46584837), el sistema separa automáticamente el país (ES) y el número de IVA (46584837).
* País – obligatorio. Este campo está vinculado al número de IVA y se rellena automáticamente cuando se usa un prefijo de país.
* Nombre – obligatorio.
* Ciudad – obligatorio.
* Código postal – obligatorio.
* Moneda – obligatorio, seleccionada de una lista gestionada en la configuración de la organización en Monedas.
* Dirección, Número de edificio, Número de unidad, País de la dirección – campos opcionales para proporcionar una dirección más detallada.
* Para clientes polacos (PL), hay disponible una validación adicional:
* Al hacer clic en el botón Validar se comprueba el número de IVA contra GUS (Oficina Central de Estadística).
* Si el número es válido, campos como Nombre, Ciudad y Código postal se rellenan automáticamente.
3. Guardar y revisar:
* Tras guardar, el cliente aparecerá en la lista.
Serás redirigido a la página del Cliente donde puedes proporcionar información adicional en las siguientes pestañas:
* Pestaña Información general: proporciona un resumen de la información clave del cliente, incluyendo nombre, país, moneda e idioma del documento. Muestra campos detallados como número de IVA, días de vencimiento y el colaborador predeterminado. Los usuarios pueden editar fácilmente los datos básicos y financieros directamente desde esta vista. En el lado derecho, una sección de notas permite a los usuarios dejar y gestionar comentarios relacionados con el cliente. Solo el autor puede editar sus propias notas.
* Pestaña Documentos: En la pestaña Documentos, los usuarios pueden subir y almacenar archivos relacionados con cada cliente. Esto puede incluir contratos, facturas, acuerdos o cualquier otro documento relevante.
Desde el formulario de Añadir documento, los usuarios pueden seleccionar un tipo de documento existente o crear uno nuevo haciendo clic en el botón "Nuevo tipo de documento".
Esto abre un modal donde el usuario puede definir el nombre del tipo de documento, proporcionar una descripción opcional y especificar si el tipo de documento tiene fecha de vencimiento.
Los tipos de documentos creados desde este modal solo están disponibles para entidades de cliente. Para añadir tipos de documentos más globales, ve a Configuración de la organización -> Tipos de documentos.
* Pestaña Dirección: En la pestaña Dirección, puedes proporcionar la dirección física del cliente. El formulario incluye los siguientes campos opcionales:
* Dirección
* Número de edificio
* Número de unidad
* Ciudad
* Código postal
* País
* Número de teléfono
* Pestaña Pagos: Esta pestaña muestra todas las facturas creadas para el cliente a través de Flowtly. A medida que se reciben pagos del cliente, el Importe pagado se actualizará automáticamente para reflejar las transacciones.
También puedes seleccionar manualmente transacciones para asociarlas con la factura haciendo clic en Asignar transacción y seleccionándolas de la lista desplegable. El botón Asignar transacción siempre es visible, independientemente de si existen transacciones sin asignar para el cliente.
Si no hay transacciones coincidentes disponibles, el modal mostrará un mensaje de "Sin resultados".
En el modal que se abre tras hacer clic en Asignar transacción, puedes especificar el importe exacto a conciliar con la factura. Por defecto, el campo Importe de la transacción mostrará un valor que cubre el importe total de la factura. Si el importe de la transacción es inferior al total de la factura, se mostrará el importe completo de la transacción.
Tras guardar, la columna Importe pagado se actualizará en consecuencia, y se mostrará un icono indicando si la factura está totalmente pagada o parcialmente pagada. Una vez conciliada una transacción con la factura, aparece como una fila separada bajo la factura. Puedes hacer clic en ella para ser redirigido a la página de la transacción. Además, cada factura de la lista es clicable y te redirige a la página de Vista previa de la factura. También se puede eliminar cada transacción adjunta de la factura si es necesario.
* Pestaña Contactos: Esta pestaña permite proporcionar diferentes tipos de contacto para el cliente. Entre ellos están: Contacto (normalmente la persona de contacto general del cliente), Facturación (persona responsable de la comunicación sobre facturación y pagos), Cobro de deudas (persona a contactar si hay problemas con pagos atrasados o actividades de cobro). Además del tipo de contacto, deberás proporcionar nombre y correo electrónico. El cargo y teléfono de contacto son campos opcionales. Una vez guardado, el contacto aparecerá en la lista. Puedes actualizar y eliminar estos contactos según sea necesario, asegurando que se contacte a la persona correcta para cada aspecto específico de la gestión del cliente.
Nota: Solo el contacto de Facturación se utilizará para rellenar automáticamente los datos del cliente al generar facturas PDF y enviarlas al cliente. Esto garantiza que las facturas se envíen a la persona correcta que gestiona los procesos de facturación y pagos.


Editar un cliente existente:
Para editar un cliente existente:
1. Navega a la lista de clientes y abre la página del cliente específico.
2. En la página del cliente, localiza la sección que deseas actualizar (por ejemplo, Información básica o Detalles).
3. Haz clic en el botón Editar de esa sección.
4. Realiza los cambios necesarios.
5. Haz clic en Guardar para aplicar las actualizaciones.

Ejemplos de uso

• Antes de crear tu primera factura, necesitas configurar el perfil de tu cliente con sus datos de facturación e información de contacto.
• Deseas actualizar la dirección, las condiciones de pago o la persona de contacto de un cliente para garantizar que todas las facturas futuras sean precisas.
• Necesitas revisar el historial de pagos de un cliente, incluyendo todas las facturas pasadas y transacciones asociadas, para conciliar su cuenta o realizar el seguimiento de pagos atrasados.
• Almacenar documentos importantes como contratos, acuerdos de servicio o NDAs directamente en el perfil del cliente para un acceso y registro fáciles.
• Gestionar contactos separados para un mismo cliente, como un contacto general, un contacto de facturación para comunicaciones de facturas y un contacto de cobro de deudas para problemas de pago.

Páginas relacionadas

• Lista de facturas y creación
• Facturas
• Enviar facturas
• Vista previa de factura/Adjuntar a presupuesto

Rutas de la aplicación

• Abrir /invoices (Los clientes se gestionan normalmente a través de una sección dedicada 'Clientes' en el menú principal, accesible habitualmente desde las funcionalidades relacionadas con la creación y gestión de facturas.)