Añadir costes a un presupuesto
El Módulo de Presupuestos de la plataforma de gestión empresarial Flowtly le permite realizar un seguimiento y gestionar sus gastos asociando costes a presupuestos específicos. Puede añadir costes de múltiples maneras, incluyendo la adición de transacciones individuales, la vinculación de contratistas, la asociación de proyectos y la adjunción de facturas. A continuación, se detallan cada uno de estos métodos:
Añadir una transacción individual a un presupuesto
Para asociar una transacción individual a un presupuesto, siga estos pasos:
1. Navegue hasta la sección Transacciones de la aplicación.
2. En la parte superior de la página, seleccione la cuenta bancaria pertinente en el menú desplegable. Esto filtrará y mostrará las transacciones vinculadas a la cuenta seleccionada.
3. Busque en la lista la transacción que desea asociar a un presupuesto.
4. En la fila de la transacción, localice el campo 'Añadir presupuesto' y seleccione el presupuesto deseado en el menú desplegable.
Los cambios se guardan automáticamente y la transacción se vinculará al presupuesto seleccionado. Se reflejará en el resumen del presupuesto y en la tabla de costes, bajo el mes correspondiente a la transacción. Además, puede especificar el importe exacto que desea asociar al presupuesto. Si no se especifica ninguna cantidad, se vinculará por defecto el importe total de la transacción.
Vincular contratista a un presupuesto
Vincular un contratista a un presupuesto específico permite realizar un seguimiento y gestionar los gastos relacionados con ese contratista directamente en el resumen del presupuesto y en la tabla de costes.
Para asociar un contratista a un presupuesto:
1. Navegue hasta la sección Contratistas en la aplicación.
2. Localice al contratista y haga clic en el icono del lápiz para entrar en modo Edición.
3. Seleccione el presupuesto pertinente de la lista desplegable en el campo 'Presupuesto'.
4. Guarde los cambios.
Una vez guardados los cambios, todas las transacciones asociadas al contratista se reflejarán automáticamente en el resumen y la tabla de costes del presupuesto seleccionado.
También puede vincular un presupuesto a un contratista al añadirlo.
Vincular proyecto (fase del proyecto) a un presupuesto
Vincular un proyecto o una de sus fases a un presupuesto específico permite un seguimiento y una gestión simplificados de los gastos asociados a ese proyecto o fase. Además, las fases pueden asignarse a un presupuesto diferente al de su proyecto principal, lo que ofrece flexibilidad en la planificación y asignación financiera.
Para asociar un proyecto a un presupuesto:
1. Navegue hasta la sección Proyectos de la aplicación.
2. Localice el proyecto o la fase deseada y haga clic en el botón "Ir a la vista del proyecto".
3. Haga clic en el botón 'Editar proyecto' situado en la parte superior derecha de la página.
4. En la ventana modal que aparece, seleccione el presupuesto pertinente de la lista desplegable en el campo 'Presupuesto'.
5. Guarde los cambios.
Una vez guardados los cambios, todas las transacciones relacionadas con el proyecto o la fase se reflejarán en el resumen y la tabla de costes del presupuesto asociado.
También puede vincular un presupuesto a un proyecto al crearlo.
Para asociar una fase del proyecto a un presupuesto:
1. Navegue hasta la sección Proyectos de la aplicación.
2. Localice el proyecto o la fase deseada y haga clic en el botón "Ir a la vista del proyecto".
3. Haga clic en el botón 'Editar proyecto' situado en la parte superior derecha de la página.
4. Seleccione la pestaña 'Fases' en la parte superior de la página.
5. Haga clic en el icono del lápiz para abrir la ventana modal.
6. Seleccione el presupuesto pertinente de la lista desplegable en el campo 'Presupuesto'.
7. Guarde los cambios
También puede vincular un presupuesto a una fase del proyecto directamente al crearla.
Nota: Si un presupuesto aún no está planificado o configurado, los costes se adjuntarán igualmente y el sistema mostrará una vista mensual predeterminada en el resumen. Cada método para añadir costes garantiza actualizaciones en tiempo real en el resumen del presupuesto, los gráficos y la tabla de costes para un seguimiento y una gestión óptimos.
Nota: Los campos para añadir transacciones, contratistas, proyectos y facturas a un presupuesto solo serán visibles y editables para los usuarios con el rol adecuado.
Vincular factura a un presupuesto
Vincular una factura a un presupuesto permite registrarla como ingreso una vez pagada, lo que garantiza una visibilidad clara de los pagos dentro del resumen del presupuesto. Los ingresos se marcan en verde en el diagrama de costes del presupuesto para una mayor claridad. Esto se detalla en la sección de Facturas
Ejemplos de casos de uso
- Una empresa necesita realizar un seguimiento de todos los gastos relacionados con su 'Campaña de Marketing del T4'. Pueden vincular transacciones específicas de gastos en publicidad, pagos a contratistas de marketing y costes asociados a proyectos específicos de la campaña directamente a este presupuesto.
- Una empresa de construcción gestiona múltiples proyectos de edificación. Al vincular cada fase del proyecto y las facturas específicas de los proveedores a presupuestos dedicados como 'Proyecto A' o 'Proyecto B', garantizan una supervisión financiera precisa para cada construcción.
- Una agencia de consultoría realiza un seguimiento de su presupuesto de 'Objetivo de Ingresos por Cliente'. Vinculan las facturas de clientes entrantes a este presupuesto para supervisar los ingresos en relación con sus objetivos financieros en tiempo real.
- Una organización sin ánimo de lucro gestiona subvenciones. Vinculan transacciones de gastos específicas y costes de proyectos a un presupuesto de 'Subvención X' para garantizar un seguimiento transparente y el cumplimiento de los requisitos de la subvención.
