Configuración de Presupuestos
Para configurar un presupuesto, empieza haciendo clic en la sección Presupuesto en el menú principal. En la esquina superior derecha de la vista, verás el botón Añadir, que te ofrece dos opciones: Crear un Presupuesto o Crear un Grupo de presupuesto.
Si seleccionas la opción Grupo de presupuesto, se abrirá una ventana modal donde podrás introducir el nombre deseado para el grupo. Una vez guardado, el nuevo grupo de presupuesto aparecerá en la vista principal de presupuestos, listado después de todos los presupuestos no agrupados.
Después de crear un grupo de presupuesto, puedes añadir presupuestos de dos maneras:
* Crear un nuevo presupuesto dentro del grupo: Haz clic en el botón Añadir nuevo presupuesto situado junto al grupo de presupuesto. Se abrirá una ventana modal para que puedas configurar el nuevo presupuesto.
* Vincular un presupuesto existente al grupo: Accede al presupuesto específico haciendo clic en su tarjeta y, a continuación, selecciona Editar presupuesto en la esquina superior derecha de la página. En la ventana modal que se muestra, elige el grupo de presupuesto deseado del menú desplegable y guarda los cambios.
Además, puedes renombrar un grupo de presupuesto o eliminarlo por completo utilizando los botones correspondientes disponibles en la interfaz.
Si seleccionas la opción Presupuesto después de hacer clic en el botón Añadir, se mostrará la ventana modal con los siguientes campos:
* Nombre:
* Categoría de presupuesto [Opcional]:
* Tipo de presupuesto: Común (todos los participantes comparten un único fondo de presupuesto) o Individual (cada participante dispone de su propio fondo de presupuesto, que utiliza de forma independiente).
Al hacer clic en el botón "Guardar", serás redirigido a la página de este presupuesto.
Para el tipo de presupuesto Común, se mostrarán dos pestañas: Resumen del presupuesto y Costos.
La pestaña Resumen del presupuesto se divide en dos secciones: un gráfico y una lista detallada de costos que incluye un diagrama circular. Este último representará visualmente todos los costos y mostrará el monto total utilizado dentro del presupuesto. Desde esta vista, podrás planificar y gestionar tu presupuesto haciendo clic en el botón específico "Planificar tu presupuesto".
Planificación del presupuesto
La planificación de presupuestos en Flowtly es mensual y de duración indefinida. Selecciona un año, elige un mes de inicio (opcional) y establece el importe para cada mes. No hay fecha de finalización: los valores y las reglas se extienden automáticamente a meses y años futuros hasta que decidas modificarlos. La planificación no es un requisito obligatorio para utilizar los Presupuestos.
El planificador muestra un año a la vez para facilitar la visualización. Utiliza el selector de año para cambiar la vista; esto no restringe el período del presupuesto. Haz clic en la barra de cualquier mes para abrir el editor de meses. El Total del presupuesto en la esquina superior derecha refleja la suma del año visible actualmente, y al guardar, el gráfico se actualiza de inmediato. Puedes volver en cualquier momento y ajustar los meses nuevamente.
En el editor de meses, introduce un Importe base para ese mes. Si el mes anterior ya tiene un valor, este aparecerá como predeterminado. Opcionalmente, puedes aplicar Crecimiento exponencial (%) para generar un aumento porcentual mensual a partir de este punto, Crecimiento lineal (moneda) para añadir una cantidad fija mensualmente, o Crecimiento por unidad (moneda) cuando el presupuesto depende de unidades. Dejar estos campos vacíos mantendrá el mismo valor para los meses subsiguientes.
Al establecer una base o una regla de crecimiento en un mes, esto se convierte en el punto de partida para todos los meses subsiguientes y se extiende automáticamente a lo largo de los años. Editar cualquier mes posterior establecerá un nuevo punto de partida desde ese momento. Borrar los campos de crecimiento en un mes posterior detendrá los aumentos automáticos a partir de ese punto; los valores existentes se mantendrán. Los meses anteriores al mes de inicio seleccionado pueden permanecer en cero si no son necesarios.
Guarda tus cambios y navega entre los años para revisar cómo las reglas actuales se proyectan hacia el futuro.
Es importante destacar que la planificación del presupuesto no es obligatoria para comenzar a utilizarlo. Puedes adjuntar directamente costos o facturas a un presupuesto, incluso si aún no ha sido planificado ni configurado.
En tales casos:
1. El sistema mostrará automáticamente el Resumen del presupuesto con una configuración mensual por defecto.
2. También se mostrará la tabla de Costos, ofreciendo una visión general de los costos y las facturas adjuntas.
Esta flexibilidad te permite comenzar a rastrear la actividad financiera de inmediato, incluso antes de finalizar el proceso de configuración del presupuesto.
La pestaña Costos muestra una tabla que resume todas las transacciones asociadas al presupuesto y organizadas por meses. Cada fila representa una transacción, indicando el costo para cada mes a lo largo del período seleccionado. Los costos se muestran en la moneda correspondiente; las celdas en blanco indican la ausencia de gastos para ese mes. Esta vista estructurada facilita el análisis de los patrones de gasto y una gestión eficaz de los presupuestos.
Para el tipo de presupuesto Individual, hay una pestaña adicional de Participantes disponible, junto con las pestañas Resumen del presupuesto y Costos. Esta pestaña permite a los usuarios gestionar y visualizar los individuos o entidades asociadas al presupuesto específico. Los participantes pueden añadirse o eliminarse según sea necesario, garantizando una visibilidad clara de quién está involucrado en la asignación y gestión del presupuesto.
Ejemplos de casos de uso
- Gestionar gastos departamentales mensuales recurrentes con crecimiento proyectado.
- Realizar un seguimiento de presupuestos de proyectos individuales para distintos equipos o clientes.
- Asignar y supervisar límites de gasto personales para múltiples participantes dentro de un presupuesto general.
- Establecer planes de gasto flexibles que se ajusten en función de unidades o incrementos fijos.
