Envoyer des factures
Il existe 2 possibilités pour déclencher la génération d'un e-mail pour une facture :
1. Après l'enregistrement d'une nouvelle facture :
* Cliquez sur « Générer le PDF et envoyer au client ».
2. Dans la liste des factures :
* Cliquez sur le bouton « Plus d'options » et sélectionnez « Envoyer par e-mail ».
Après avoir effectué l'une de ces actions, vous serez redirigé vers la page de paramétrage de l'e-mail.
Page de paramétrage de l'e-mail
Cette page comprend trois sections :
- Données du client : comprennent l'e-mail et le nom du client. Ces champs seront pré-remplis si un contact de facturation est renseigné pour le client sélectionné lors de la création de la facture. Ils sont personnalisables, vous pouvez donc les ajuster si le contact de facturation du client a changé.
- Paramètres CC : comprennent l'e-mail et le nom du destinataire en copie. Pour que ces champs soient pré-remplis, vous devez les gérer à l'échelle de l'organisation via la tuile Paramètres de l'organisation dans le menu contextuel utilisateur.
S'ils ne sont pas configurés pour l'ensemble de l'organisation, ils peuvent être saisis manuellement ou même supprimés en cliquant sur le bouton « Corbeille ». Vous pouvez ajouter autant de destinataires que nécessaire en cliquant sur le bouton « Ajouter un destinataire » situé dans le coin supérieur droit de la section Paramètres CC.
- Message : un message sera généré à partir des informations fournies précédemment. Ce message est automatiquement généré et inclut les détails essentiels tels que le numéro de facture, les informations de paiement et le montant dû. La facture sera jointe à l'e-mail.
Remarque : Dans le message de facture généré, vous pourriez remarquer des sauts de ligne entre les sections de texte : « br ». Ces sauts de ligne aident à organiser le contenu afin que chaque information, comme les détails de paiement et les informations de facturation, apparaisse sur sa propre ligne pour une meilleure lisibilité.
Vous pouvez revenir modifier la facture en cliquant sur le bouton « Édition de la facture » situé dans le coin supérieur droit de la page.
Une fois tous les détails renseignés, cliquez sur le bouton « Envoyer la facture » pour finaliser et expédier la facture au client.
Après l'envoi, le statut de la facture sera mis à jour en « Envoyée ». Le client recevra un e-mail avec la facture en pièce jointe.
Exemples de cas d'utilisation
- Envoyer une facture nouvellement créée : expédier immédiatement une facture à un client après avoir finalisé sa création.
- Renvoyer une facture existante : envoyer un rappel ou une facture mise à jour à un client depuis la liste des factures.
- Envoyer à plusieurs destinataires : inclure des parties prenantes supplémentaires, comme des chefs de projet ou des services financiers, en utilisant les paramètres CC.
- Personnaliser le contenu de l'e-mail : ajuster le message par défaut avant l'envoi pour ajouter des notes personnalisées à l'attention du client.
