Liste et création de factures
Remarque : Avant d'ajouter des factures, vous devez d'abord configurer votre compte bancaire. Plus d'informations à ce sujet dans la section Transactions
Remarque : Avant de créer des factures, vous devrez configurer les données dans la tuile Paramètres de l'organisation située dans le menu contextuel utilisateur. Cela inclut : le numéro d'identification fiscale de l'entreprise, l'adresse de facturation et le numéro de téléphone de facturation.
Remarque : Pour envoyer des factures aux clients via Flowtly, vous devez d'abord configurer les informations du client dans le système (élément « Clients » dans le menu principal). Assurez-vous que les données du client sont entièrement configurées, y compris des détails tels que le pays et la devise du client. Cette configuration est essentielle car elle garantit que toutes les factures sont générées avec les paramètres régionaux et financiers corrects, conformément aux exigences spécifiques du client.
Les utilisateurs ayant un rôle de Manager peuvent créer des factures. Dans Flowtly, il existe trois façons de créer une facture :
1. Création manuelle :
* Sélectionnez Factures dans le menu principal.
* Cliquez sur « Ajouter une facture ».
2. Créer une facture similaire :
* Cliquez sur « Créer similaire » pour une facture déjà existante.
3. Générer une facture à partir des heures de projet :
Vous pouvez également générer des factures directement depuis la vue Temps de travail.
* Cliquez sur le bouton « Créer une facture » dans le coin supérieur droit.
* La facture sera générée en fonction des filtres Employé et Projet actuellement appliqués dans Temps de travail.
Le comportement dépend de la vue active :
* Vue calendrier mensuel – seules les factures sur un mois complet peuvent être générées.
* Vue Planificateur de travail – vous pouvez définir une plage de dates personnalisée pour la période de facturation.
Remarque : Cette méthode n'est disponible que si le module Projets est actif.
Liste des factures
Lorsque vous choisissez Factures dans le menu principal, vous serez redirigé vers la page des Factures, où la liste de toutes les factures précédemment créées est affichée avec leurs détails :
* Titre de la facture : le nom de la facture. Il est cliquable et redirige vers la page d'aperçu de la facture. Sous le titre, vous verrez le nom du client associé, indiquant à qui la facture est adressée ;
* Statut : indique le statut actuel de la facture. Les statuts possibles sont :
* Brouillon – la facture a été créée mais n'est pas encore finalisée
* Modifiée – la facture a été modifiée après sa création
* Envoyée – la facture a été générée et envoyée au client ;
* Date de vente : date à laquelle la vente a eu lieu ou le service a été fourni. Reprend la date de vente indiquée lors de la création de la facture ;
* Statut de paiement : indique l'avancement du paiement, affichant un pourcentage du montant payé.
* Détails : vous y trouverez les valeurs nettes (HT) et brutes (TTC) clairement affichées.
Chaque facture comprend une option de téléchargement accessible via un bouton dédié. Vous verrez également un bouton « Plus d'options » permettant de :
* Envoyer par e-mail
* Créer similaire
* Modifier
* Ouvrir l'aperçu
Les factures sont regroupées par mois, et le nombre de factures est affiché pour chaque mois.
Créer une facture
Passons en revue le processus de création d'une facture de A à Z. Pour commencer la création d'une facture, suivez ces étapes :
1. Sélectionnez l'élément « Factures » dans le menu principal.
2. Ajouter une facture :
* Cliquez sur le bouton « Ajouter une facture » situé dans le coin supérieur droit de la page.
* Dans le formulaire, la première étape consiste à sélectionner un client dans la liste des clients précédemment créés (cela remplira automatiquement les informations du compte bancaire avec sa devise et le taux de conversion). Cette option est essentielle pour garantir que les informations financières pertinentes sont appliquées de manière précise et efficace à la facture sans nécessiter de saisie manuelle, réduisant ainsi le risque d'erreurs.
Renseignez :
* Date d'émission - La date à laquelle la facture est officiellement créée et émise au client,
* Date de vente - La date à laquelle les biens ou services ont été fournis ou vendus au client,
* Date d'échéance - La date à laquelle le client est censé payer la facture.
Ajoutez des produits à la facture en précisant :
* Nom du produit - Le nom ou la description du produit ou service facturé.
* Projet (facultatif) - Ce champ facultatif permet d'associer le produit à un projet particulier, pour une meilleure gestion de projet et un meilleur suivi des coûts.
* GTU (facultatif) - Groupe de marchandises et services, un identifiant lié à des réglementations fiscales spécifiques, qui aide à catégoriser le produit à des fins fiscales.
* Quantité - Le nombre d'unités du produit facturé (important pour calculer le montant total dû).
* Unités - Le sélecteur déroulant utilisé pour préciser l'unité de mesure du produit, comme les pièces, les heures ou les jours.
* Prix net - Le prix d'une seule unité du produit avant application des taxes.
* TVA - Ce champ précise le taux de TVA, utilisé pour calculer le montant de taxe à ajouter au prix net.
De plus, il est possible d'ajouter des Notes et des Commentaires internes à la facture. Les Notes seront envoyées à tous les destinataires dans le fichier de la facture, les Commentaires internes seront uniquement enregistrés dans Flowtly et ne seront pas envoyés avec la facture.
Lors de l'ajout de produits à une facture, les champs Total TVA et Montant brut sont calculés automatiquement en fonction des détails fournis.
Vous pouvez également modifier le titre de facture généré automatiquement en cliquant sur le bouton « Modifier » situé à côté du titre de la facture.
Remarque : Un préfixe peut être défini pour toutes les futures factures dans la tuile Paramètres de l'organisation du menu contextuel utilisateur. Il aidera à catégoriser et organiser les factures.
3. Enregistrer et envoyer la facture :
* Après l'enregistrement de la facture, le bouton « Générer le PDF et envoyer au client » apparaîtra dans le coin supérieur droit de la page.
De plus, après l'enregistrement, cette facture sera ajoutée à la liste des factures.
La facture enregistrée sera également liée au Client sélectionné lors de la création (visible dans l'onglet Paiements de la page Clients).
Exemples de cas d'utilisation
- Créer manuellement une facture pour un service ponctuel rendu à un client.
- Générer automatiquement des factures pour les clients en fonction des heures de projet enregistrées, garantissant une facturation précise.
- Dupliquer une facture existante pour en créer rapidement une similaire pour des services récurrents.
- Suivre le statut de paiement de toutes les factures en cours et envoyer des rappels aux clients.
