Aperçu de la facture
Pour visualiser l'apparence de la facture, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'aperçu. Pour passer en mode aperçu, cliquez sur le titre de la facture ou sélectionnez l'option « Ouvrir l'aperçu » sous le bouton « Plus d'options » (représenté par trois points verticaux) disponible pour chaque facture de la liste.
En mode aperçu, vous pourrez voir la facture telle qu'elle apparaîtra au client.
Cela comprend :
- En-tête de la facture : affichant le titre de la facture et le logo de votre entreprise.
- Détails de la facture : incluant vos coordonnées (Vendeur), les informations du client (Acheteur) ainsi que la date d'émission, la date de vente et la date d'échéance.
- Informations bancaires : fournissant l'IBAN, les codes SWIFT/BIC et tout autre détail de paiement nécessaire.
- Liste détaillée : détaillant les produits ou services fournis, avec leurs quantités, prix unitaires, taux de TVA et montants totaux (HT et TTC).
- Section récapitulative : affichant le montant total HT, le montant total TTC, le montant déjà payé (le cas échéant) et le montant restant à payer.
- Pied de page : incluant toute note complémentaire à la facture.
En mode aperçu, vous ne pouvez pas modifier la facture. Si vous repérez une erreur ou devez mettre à jour des détails, vous devez revenir en mode Modification en sélectionnant le bouton « Modifier la facture » situé dans le menu du mode aperçu. Après avoir effectué les ajustements nécessaires, vous pouvez enregistrer les modifications et revenir à l'aperçu.
Parmi les autres options utiles du menu latéral, vous trouverez : Télécharger le PDF, Envoyer par e-mail (redirige vers la page de paramétrage de l'e-mail), Créer similaire (redirige vers la page de création de facture avec un titre différent mais toutes les autres données similaires et pré-remplies), Modifier la facture (ouvre la facture en mode édition, vous permettant d'apporter des modifications avant de la finaliser ou de l'envoyer), Supprimer la facture (supprime la facture du système si elle n'est plus nécessaire, après une confirmation supplémentaire).
Lier une facture à un budget
La fonctionnalité d'édition de facture vous permet de modifier les détails de la facture et, si le module Budget est actif, de lier la facture à un ou plusieurs budgets. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour le suivi des dépenses par rapport à des budgets spécifiques.
Pour lier une facture à un budget :
- Accédez à l'élément Factures depuis le menu principal.
- Cliquez sur le bouton « Plus d'options » de la facture que vous souhaitez modifier.
- Sélectionnez « Modifier » dans la liste.
- Faites défiler jusqu'en bas de la page, entre les sections « Notes » et « Commentaires internes ».
- Cliquez sur le bouton « Ajouter un budget ».
- Dans le menu déroulant, sélectionnez le budget auquel vous souhaitez lier la facture.
- Précisez le montant à affecter en remplissant le champ Montant de la transaction :
Si vous souhaitez allouer un montant spécifique : saisissez la valeur souhaitée dans le champ.
Si vous souhaitez affecter l'intégralité de la facture : laissez le champ vide.
Vous pouvez répéter ce processus pour lier la facture à plusieurs budgets si nécessaire. Vous pouvez également retirer un budget déjà associé en cliquant sur l'icône Corbeille.
Une fois la facture liée au(x) budget(s), cela sera reflété dans la section Budget du menu principal. La facture apparaîtra dans l'élément de budget associé : elle mettra à jour le graphique récapitulatif du budget correspondant et sera listée dans la section Coûts pour un suivi facile. Cela garantit que tous les revenus et dépenses sont enregistrés avec précision et inclus dans la vue d'ensemble du budget.
Exemples de cas d'utilisation
- Vérifier l'exactitude d'une facture : Avant d'envoyer une facture à un client, utilisez l'aperçu pour vérifier tous les détails, y compris la tarification, la TVA et les informations client, en vous assurant que tout est correct et présenté de manière professionnelle.
- Affecter des coûts de projet : Liez une facture fournisseur pour des matériaux ou services directement à un budget de projet spécifique afin de suivre précisément les dépenses par rapport aux fonds alloués à ce projet.
- Gérer les dépenses par département : Liez une facture pour des fournitures de bureau ou des abonnements logiciels au budget opérationnel du département concerné pour maintenir une vue à jour des dépenses.
- Vérifier avant téléchargement/envoi : Utilisez le mode aperçu pour confirmer l'apparence finale d'une facture avant de la télécharger en PDF ou de l'envoyer directement par e-mail à un client.
