Rechnungs-E-Mails
Flowtly ermöglicht es Ihnen, Rechnungen direkt per E-Mail an Ihre Kunden zu senden. Die Rechnung wird als PDF angehängt, und die E-Mail-Nachricht wird automatisch mit allen relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, fälligem Betrag und Zahlungsdetails erstellt. Sowohl Standardrechnungen als auch E-Rechnungen (KSeF) werden unterstützt.
Eine Rechnung versenden
Es gibt zwei Methoden, eine Rechnung per E-Mail zu versenden:
- Klicken Sie nach dem Speichern einer neuen Rechnung auf dem Bildschirm Neue Rechnung auf PDF generieren und an Kunden senden.
- Öffnen Sie in der Rechnungsliste das Menü Weitere Optionen für die entsprechende Rechnung und wählen Sie Per E-Mail senden.
Beide Methoden öffnen die Seite E-Mail-Einstellungen, auf der Sie die Versandoptionen konfigurieren können.
Seite E-Mail-Einstellungen
Die Seite E-Mail-Einstellungen ist in drei Abschnitte unterteilt:
- Kundendetails — Zeigt die E-Mail-Adresse und den Namen des Kunden an, die, falls für den Kunden konfiguriert, aus dem zugehörigen Abrechnungskontakt übernommen werden.
- CC-Einstellungen — Ermöglicht das Hinzufügen oder Entfernen weiterer Empfänger (z. B. Finanzabteilung, Projektmanager). Organisationsweite CC-Standardeinstellungen können in den Organisationseinstellungen konfiguriert werden.
- Nachricht — Enthält die automatisch generierte E-Mail-Nachricht, einschließlich Rechnungsnummer, Zahlungsdetails und fälligem Betrag. Das Rechnungs-PDF wird automatisch angehängt.
Nach dem Versand
Sobald eine Rechnungs-E-Mail versendet wurde, wird der Rechnungsstatus automatisch auf Gesendet aktualisiert. Der Rechnungsersteller erhält eine In-App-Benachrichtigung, die den erfolgreichen Versand bestätigt.
In-App-Benachrichtigungen
| Ereignis | Empfänger | Schweregrad |
|---|---|---|
| Rechnung gesendet | Rechnungsersteller | Erfolg |
| E-Rechnung gesendet | Rechnungsersteller | Erfolg |
| E-Rechnung an KSeF übermittelt | Rechnungsersteller | Info |
| E-Rechnungsstatus geändert | Rechnungsersteller | Info |
| Eingehende Kostenrechnung erhalten | Buchhalter/Manager | Info |
Anwendungsbeispiele
- Ein Projektmanager muss eine Standardrechnung für abgeschlossene Arbeiten direkt an einen Kunden senden, mit angehängtem PDF und den entsprechenden Zahlungsdetails.
- Ein Buchhalter sendet eine Rechnung an einen Kunden und muss die Finanzabteilung des Kunden in CC setzen, und nutzt dabei eine vorkonfigurierte organisationsweite CC-Einstellung.
- Ein Unternehmen muss eine E-Rechnung (KSeF) an einen Kunden senden, um spezifische regulatorische Anforderungen zu erfüllen, und nimmt dabei die Flowtly-Unterstützung für dieses Format in Anspruch.
- Ein Rechnungsersteller möchte bestätigen, dass eine Rechnung erfolgreich versendet wurde, und eine In-App-Benachrichtigung über deren erfolgreiche Zustellung erhalten.
