Rechnungs-E-Mails
Flowtly ermöglicht es Ihnen, Rechnungen direkt per E-Mail an Ihre Kunden zu senden. Die Rechnung wird als PDF angehängt, und die E-Mail-Nachricht wird automatisch mit allen relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, fälligem Betrag und Zahlungsdetails erstellt. Sowohl Standardrechnungen als auch E-Rechnungen (KSeF) werden unterstützt.
Eine Rechnung versenden
Es gibt zwei Methoden, eine Rechnung per E-Mail zu versenden:
1. Klicken Sie nach dem Speichern einer neuen Rechnung auf dem Bildschirm Neue Rechnung auf PDF generieren und an Kunden senden.
2. Öffnen Sie in der Rechnungsliste das Menü Weitere Optionen für die entsprechende Rechnung und wählen Sie Per E-Mail senden.
Beide Methoden öffnen die Seite E-Mail-Einstellungen, auf der Sie die Versandoptionen konfigurieren können.
Seite E-Mail-Einstellungen
Die Seite E-Mail-Einstellungen ist in drei Abschnitte unterteilt:
* Kundendetails — Zeigt die E-Mail-Adresse und den Namen des Kunden an, die, falls für den Kunden konfiguriert, aus dem zugehörigen Abrechnungskontakt übernommen werden.
* CC-Einstellungen — Ermöglicht das Hinzufügen oder Entfernen weiterer Empfänger (z. B. Finanzabteilung, Projektmanager). Organisationsweite CC-Standardeinstellungen können in den Organisationseinstellungen konfiguriert werden.
* Nachricht — Enthält die automatisch generierte E-Mail-Nachricht, einschließlich Rechnungsnummer, Zahlungsdetails und fälligem Betrag. Das Rechnungs-PDF wird automatisch angehängt.
Nach dem Versand
Sobald eine Rechnungs-E-Mail versendet wurde, wird der Rechnungsstatus automatisch auf Gesendet aktualisiert. Der Rechnungsersteller erhält eine In-App-Benachrichtigung, die den erfolgreichen Versand bestätigt.
In-App-Benachrichtigungen
| Ereignis | Empfänger | Schweregrad |
|---|---|---|
| Rechnung gesendet | Rechnungsersteller | Erfolg |
| E-Rechnung gesendet | Rechnungsersteller | Erfolg |
| E-Rechnung an KSeF übermittelt | Rechnungsersteller | Info |
| E-Rechnungsstatus geändert | Rechnungsersteller | Info |
| Eingehende Kostenrechnung erhalten | Buchhalter/Manager | Info |
Anwendungsbeispiele
- Ein Projektmanager muss eine Standardrechnung für abgeschlossene Arbeiten direkt an einen Kunden senden, mit angehängtem PDF und den entsprechenden Zahlungsdetails.
- Ein Buchhalter sendet eine Rechnung an einen Kunden und muss die Finanzabteilung des Kunden in CC setzen, und nutzt dabei eine vorkonfigurierte organisationsweite CC-Einstellung.
- Ein Unternehmen muss eine E-Rechnung (KSeF) an einen Kunden senden, um spezifische regulatorische Anforderungen zu erfüllen, und nimmt dabei die Flowtly-Unterstützung für dieses Format in Anspruch.
- Ein Rechnungsersteller möchte bestätigen, dass eine Rechnung erfolgreich versendet wurde, und eine In-App-Benachrichtigung über deren erfolgreiche Zustellung erhalten.
