Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenverwaltung in Flowtly bietet ein strukturiertes System zum Organisieren, Hochladen und Nachverfolgen von Dokumenten in Ihrer gesamten Organisation. Von Arbeitsverträgen und Ausweisdokumenten über Projektdateien bis hin zu Compliance-Zertifikaten stellt das Modul sicher, dass alle wichtigen Dokumente sicher gespeichert und mit den entsprechenden Entitäten innerhalb der Plattform verknüpft sind.
Das System unterstützt konfigurierbare Dokumenttypen, mit denen Sie Kategorien definieren können, die den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen. Jedes Dokument kann bestimmten Entitäten wie Mitarbeitenden, Vereinbarungen oder Projekten zugeordnet werden, wodurch klare Zuordnungen erhalten bleiben und die Wiederauffindbarkeit vereinfacht wird. Dokumentenerinnerungen können konfiguriert werden, um zuständige Personen zu benachrichtigen, wenn Dokumente bald ablaufen oder erneuert werden müssen.
Durch die zentrale Dokumentenspeicherung in Flowtly entfällt die Notwendigkeit verteilter Dateisysteme und manueller Nachverfolgungstabellen. Alle Dokumente sind über das Profil der jeweiligen Entität zugänglich und bieten eine vollständige Übersicht der zugehörigen Dateien. Dieser Ansatz verbessert die Audit-Bereitschaft, reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass wichtige Dokumente nie übersehen werden.
Beispiel-Anwendungsfälle
- Mitarbeiterdokumente sammeln: Mitarbeiterdokumente wie Verträge, Ausweiskopien und Zertifizierungen hochladen und organisieren, damit alle Personalunterlagen an einem Ort sind.
- Ablauferinnerungen: Erinnerungen für Dokumente mit Ablaufdatum einrichten, wie z. B. Arbeitserlaubnisse oder Berufszertifizierungen, um rechtzeitige Erneuerungen sicherzustellen.
- Vereinbarungsanhänge: Unterzeichnete Vereinbarungen und Nachträge den entsprechenden Vereinbarungsdatensätzen zuordnen und so eine vollständige Vertragshistorie führen.
- Compliance-Audits: Erforderliche Dokumente bei Audits schnell auffinden und vorlegen, indem kategorisierte und entitätsverknüpfte Dokumentdatensätze durchsucht werden.
- Dokumenttyp-Konfiguration: Benutzerdefinierte Dokumenttypen definieren, die den Klassifizierungsstandards Ihrer Organisation entsprechen, um eine einheitliche Kategorisierung bei allen Uploads sicherzustellen.
