Projektliste
Unter dem Menüpunkt „Projekte“ im Hauptmenü finden Sie eine Liste aller jemals in Ihrer Organisation erstellten Projekte. Diese Liste ist nach dem aktuellen Status der Projekte (aktiv, teilweise aktiv oder inaktiv) organisiert und ermöglicht so eine einfache Navigation und Verwaltung.
Für jedes Projekt werden Ihnen die folgenden Details angezeigt:
- Name
Hinweis: Projektphasen (Unterprojekte) werden hierarchisch unter dem jeweiligen übergeordneten Projekt dargestellt. Eine mehrstufige Projekthierarchie wird unterstützt.
- Status: Aktueller Status des Projekts.
Hinweis: Die Angabe des Status ist notwendig, um Stundensätze für Mitarbeiter zu hinterlegen.
- Mitarbeiter: Zugewiesene Mitarbeiter (sofern vorhanden).
- Aktionsschaltflächen:
- Zur Stundenansicht: Direkter Zugriff auf die Zeiterfassung des Projekts.
- Zur Projektansicht: Direkter Zugriff auf die detaillierte Projektansicht.
Am oberen Seitenrand können Benutzer die verfügbaren Filter nutzen, um nach Projektname, Projekttyp und Kunde zu filtern.
Wenn ein Projekt Phasen (Unterprojekte) enthält, können diese durch Klicken auf die Schaltfläche „Erweitern“ (links neben dem Projektnamen) eingeblendet werden.
So wird der Projektstatus in der Projektlistenansicht definiert
Projekte werden als „Aktiv“ oder „Inaktiv“ kategorisiert, basierend auf der Konfiguration ihrer Start- und Enddaten sowie der Konfiguration ihrer zugehörigen Phasen.
1. Darstellung aktiver und inaktiver Projekte
- Wenn ein Projekt „Aktiv“ oder „Teilweise aktiv“ ist, wird es im Tab „Aktiv“ dargestellt.
- Wenn ein Projekt „Inaktiv“ ist, wird es im Tab „Inaktiv“ dargestellt.
2. Auswirkung inaktiver Phasen auf das übergeordnete Projekt
- Wenn eine Projektphase den Status „Inaktiv“ erhält, wechselt der Status des übergeordneten Projekts automatisch zu „Teilweise aktiv“. Selbst wenn alle Projektphasen inaktiv sind, aber das Enddatum des übergeordneten Projekts noch nicht erreicht wurde, verbleibt es im Status „Teilweise aktiv“.
3. Bedingungen für den Status „Teilweise aktiv“ eines übergeordneten Projekts
- Sind Projektphasen aktiv, wurde jedoch das Enddatum des übergeordneten Projekts erreicht, wechselt der Status des übergeordneten Projekts zu „Teilweise aktiv“.
4. Bedingungen für den Status „Inaktiv“ eines Projekts
- Ein Projekt erhält erst dann den Status „Inaktiv“, wenn alle seine Phasen und das übergeordnete Projekt selbst als „Inaktiv“ gekennzeichnet sind (d.h., das Enddatum erreicht wurde).
Zur Stundenansicht
Durch Klicken auf die Schaltfläche Zur Stundenansicht werden Sie zur Seite Arbeitszeitbericht weitergeleitet. Diese Seite unterstützt Manager bei der Überwachung der für bestimmte Projekte erfassten Zeit innerhalb eines ausgewählten Zeitraums. Sie bietet wertvolle Einblicke in Zeitmanagement und Projektfortschritt und ermöglicht eine effektive Nachverfolgung sowie Ressourcenzuweisung.
Um detaillierte Informationen darüber zu erhalten, wer wann und wie lange an einem Projekt gearbeitet hat, gehen Sie wie folgt vor:
1. Gewünschten Zeitraum auswählen: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, für den Sie die Arbeitszeiten einsehen möchten.
2. Projekt(e) auswählen: Wählen Sie das/die Projekt(e) aus, das/die Sie analysieren möchten.
3. Klicken Sie auf „Projektarbeitszeiten anzeigen“: Anschließend werden die detaillierten Arbeitszeiten für das ausgewählte Projekt und den ausgewählten Zeitraum angezeigt.
Rechnungen in Flowtly erstellen
Sofern Ihre Organisation das Rechnungsmodul aktiviert hat, können Sie Rechnungen auf Basis der erfassten Stunden erstellen.
Ist dem ausgewählten Projekt ein Kunde zugeordnet, können Sie direkt eine Rechnung für einen bestimmten Zeitraum erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ klicken.
Jeder Mitarbeiter, der im angegebenen Zeitraum Zeit für das/die ausgewählte(n) Projekt(e) erfasst hat, wird als separate Position auf der Rechnung aufgeführt.
Flowtly füllt bekannte Daten automatisch aus, wodurch manuelle Eingaben reduziert und die Genauigkeit gewährleistet wird.
Flowtly weist den entsprechenden Mehrwertsteuersatz automatisch basierend auf dem Land der Kundenregistrierung zu:
- Polnische Kunden (polnische MwSt-Zahler) → Der Mehrwertsteuersatz ist standardmäßig auf 23 % voreingestellt.
- Kunden aus anderen EU-Ländern → Das Mehrwertsteuerfeld wird automatisch auf „k.A.“ (keine Angabe) gesetzt. Dies bedeutet, dass keine Mehrwertsteuer angewendet wird, sofern sie nicht manuell angepasst wird.
Wird neben dem Benutzernamen die Kennzeichnung Fehlender Projektsatz angezeigt, bedeutet dies, dass für diesen Benutzer ein Projektsatz hinterlegt werden muss, um eine korrekte Berechnung durchzuführen. Um diesen hinzuzufügen, können Sie auf die Kennzeichnung klicken. Sie werden anschließend zur Registerkarte Sätze der Mitarbeiterseite weitergeleitet. Sobald der Projektsatz für den Mitarbeiter konfiguriert ist, kann die Rechnungserstellung für diesen Mitarbeiter fortgesetzt werden. Beachten Sie, dass es vor dem Hinzufügen des Mitarbeitersatzes essenziell ist, dem Projekt einen Kunden zuzuweisen. Dies gewährleistet, dass die Sätze korrekt auf die spezifischen Vereinbarungen des Kunden abgestimmt sind.
Anwendungsbeispiele
- Projektstatus überwachen: Erhalten Sie einen schnellen Überblick über den Status Ihrer Projekte (aktiv, teilweise aktiv, inaktiv) zur effektiven Portfoliosteuerung.
- Spezifische Projekte finden: Nutzen Sie Filter, um Projekte gezielt nach Name, Typ oder Kunde zu suchen und Ihre Projektsuche effizienter zu gestalten.
- Auf Projektdetails und Stunden zugreifen: Greifen Sie direkt auf die Detailansicht eines Projekts oder den zugehörigen Arbeitszeitbericht zu, um Fortschritt und Zeiterfassung eingehend zu analysieren.
- Rechnungsstellung initiieren: Erstellen Sie Kundenrechnungen auf Basis erfasster Projektstunden direkt aus der „Stundenansicht“ für Projekte mit aktiviertem Rechnungsmodul, um den Abrechnungsprozess zu vereinfachen.
