Mitarbeiter anlegen
Um einen Mitarbeiter anzulegen, navigieren Sie im Hauptmenü zu „Mitarbeiter“, um die Mitarbeiterliste aufzurufen. Oben rechts finden Sie einen Button zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters. Für die Erfassung eines Mitarbeiters mit den erforderlichen Mindestangaben füllen Sie lediglich die Felder Name, Nachname und Geschäfts-E-Mail-Adresse aus.
Auf der Seite „Mitarbeiterliste“ finden Sie eine Liste aktiver und inaktiver Mitarbeiter. Standardmäßig werden neu angelegte Mitarbeiter zunächst als inaktiv geführt. Damit ein Mitarbeiter in die Liste der aktiven Mitarbeiter verschoben wird, muss eine aktive (oder in Kürze beginnende) Vereinbarung auf der entsprechenden Registerkarte des Mitarbeiterprofils hinterlegt werden. Nach Beendigung (oder kurz vor Ablauf) einer Vereinbarung wird der Mitarbeiter in die Liste der inaktiven Mitarbeiter verschoben.
Wir unterscheiden verschiedene Status für Vereinbarungen:
- inaktiv – wenn die Vereinbarung vor über 30 Tagen beendet wurde und das Enddatum in der Vergangenheit liegt.
- kürzlich beendet – wenn die Vereinbarung innerhalb der letzten 30 Tage beendet wurde und das Enddatum in der Vergangenheit liegt.
- endend – wenn die Vereinbarung innerhalb der nächsten 30 Tage endet. Das Startdatum liegt in der Vergangenheit, das Enddatum ist jedoch angegeben und liegt in der Zukunft.
- noch nicht begonnen – wenn das Startdatum der Vereinbarung in der Zukunft liegt.
- aktiv – wenn keiner der vorherigen Status zutrifft, das Startdatum in der Vergangenheit liegt und das Enddatum in der Zukunft liegt oder nicht definiert wurde.
Je nach Status zeigt das System auf der Mitarbeiterliste ein spezifisches Symbol an, das Ihnen hilft, schnell zu erkennen, für welche Vereinbarung Handlungsbedarf besteht (z. B. die Erstellung eines Nachtrags).
Um einem Mitarbeiter den Zugriff auf die Organisation zu ermöglichen, klicken Sie auf der Mitarbeiterliste bei dem ausgewählten Mitarbeiter auf den Button „Benutzer hinzufügen“ neben dem Button „Bearbeiten“.
Hinweis: Die aktiven/inaktiven Listen sowie die Vereinbarungsfunktion sind nur verfügbar, wenn das Modul „Vereinbarung“ lizenziert wurde. Andernfalls wird eine einzige Mitarbeiterliste angezeigt, ohne die Möglichkeit, Vereinbarungen hinzuzufügen.
Anwendungsbeispiele
- Einarbeitung eines neuen Vollzeitmitarbeiters und Einrichtung seiner ersten Vereinbarung.
- Hinzufügen eines temporären Auftragnehmers zum System zwecks Gehaltsabrechnung und Archivierung von Unterlagen.
- Einem neu eingestellten Teammitglied Zugriff auf den Flowtly-Arbeitsbereich gewähren.
