Arbeitsplaner
Der Arbeitsplaner ist eine Ansicht innerhalb des Bereichs Arbeitspläne, die es Managern ermöglicht, alle Mitarbeiter und ihre zugewiesenen Arbeitspläne einfach einzusehen und zu verwalten. Der dynamische Kalender bietet eine klare visuelle Übersicht und ermöglicht es Ihnen, mühelos durch vergangene, aktuelle und zukünftige Wochen zu navigieren, was den Planungsprozess intuitiv gestaltet. Sie können Arbeitspläne für jeden gewünschten Zeitraum anzeigen und kehren jederzeit schnell zur aktuellen Woche zurück, indem Sie auf die Schaltfläche „Heute“ klicken. Der angezeigte Zeitraum beginnt immer am Montag der laufenden Woche, wobei der aktuelle Tag zur besseren Orientierung hervorgehoben ist.
In der Planeransicht sehen Sie Tagesfelder, die den Planungsbereich für jeden Mitarbeiter darstellen. Der erste Tag eines Plans wird durch eine fettgedruckte vertikale Linie markiert, was sich insbesondere bei nicht-standardmäßigen Arbeitsmustern wie 2/2-Schichten als nützlich erweist. Freie Tage sind zur besseren Erkennbarkeit mit einem schattierten Hintergrund hervorgehoben. Vergangene Tage haben einen leicht dunkleren Hintergrund und können nicht bearbeitet werden.
In der Planeransicht können Sie einen Arbeitsplan für einen Mitarbeiter starten oder beenden. Jedes Tagesfeld (außer vergangenen Tagen) ist anklickbar. Wenn für den ausgewählten Tag ein aktiver Arbeitsplan existiert, wird beim Klicken auf das Tagesfeld ein Modal mit Planinformationen geöffnet, das Ihnen folgende Optionen bietet:
- Den zugewiesenen Arbeitsplan beenden.
- Einen neuen Arbeitsplan zuweisen.
- Den aktiven Zeitraum des aktuellen Arbeitsplans ändern.
- Eine Ausnahme erstellen.
Wenn für das angeklickte Tagesfeld kein aktiver Arbeitsplan existiert, haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Arbeitsplan zuzuweisen, indem Sie einen aus der Liste auswählen.
Hinweis: Das Feld „Datum bis“ ist optional. Wird es nicht angegeben, wird der Arbeitsplan als unbefristet konfiguriert.
Hinweis: Planungen können nicht rückwirkend in der Vergangenheit vorgenommen werden.
Alle in der Planeransicht vorgenommenen Änderungen werden automatisch für den Mitarbeiter im Bereich Arbeitszeit des Hauptmenüs widergespiegelt.
Ausnahmen
Wenn ein Mitarbeiter bereits einen aktiven Arbeitsplan hat, können Sie Ausnahmen zum Plan erstellen. Ausnahmen sind dann nützlich, wenn Anpassungen aufgrund besonderer Umstände erforderlich sind, wie z.B. unerwartete Freizeit, Schichttausch oder Änderungen der Verfügbarkeit. Dadurch wird Flexibilität gewährleistet und eine präzise Nachverfolgung ermöglicht.
So erstellen Sie eine Ausnahme:
- Klicken Sie auf das Tagesfeld mit dem aktiven Arbeitsplan, der geändert werden soll.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ausnahme“.
- Geben Sie das Enddatum der Ausnahme an und wählen Sie den gewünschten Arbeitsplan aus.
Nach der Zuweisung werden Ausnahmen mit einer anderen Hintergrundfarbe hervorgehoben, wodurch sie leicht vom regulären Arbeitsplan des Mitarbeiters zu unterscheiden sind. Sie können eine Ausnahme im selben Modal entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche „Papierkorb“ klicken.
Hinweis: Arbeitspläne und vergangene Ausnahmen können nicht entfernt werden.
Anwendungsbeispiele
- Einen neuen Mitarbeiter einarbeiten und ihm seinen ersten Arbeitsplan für einen unbefristeten Zeitraum zuweisen.
- Das Arbeitsmuster eines bestehenden Mitarbeiters aufgrund einer Beförderung anpassen, indem er beispielsweise von einer standardmäßigen 5-Tage-Woche auf eine komprimierte 4-Tage-Woche umgestellt wird.
- Eine temporäre Ausnahme für einen Mitarbeiter erstellen, der für ein bestimmtes Projekt andere Stunden arbeiten muss oder einen kurzfristigen Urlaub nimmt.
- Alle Teampläne für den kommenden Monat überprüfen, um eine ausreichende Abdeckung sicherzustellen und potenzielle Ressourcenlücken zu identifizieren.
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