Projektansicht
Um ein bestimmtes Projekt oder eine Phase zu prüfen und zu verwalten, navigieren Sie zu dessen Profilseite. In der Projektliste können Sie die Schaltfläche „Zur Projektansicht“ verwenden, um auf die Projektseite zuzugreifen, die die Registerkarten „Übersicht“, „Mitarbeiter“, „Phasen“ und „Rentabilität“ enthält. Alternativ können Sie eine Projekt- oder Phasenseite auch direkt über die Projektliste öffnen, indem Sie auf deren Namen klicken.
Übersicht-Registerkarte
Die Registerkarte „Übersicht“ bietet eine zentrale Zusammenfassung der wichtigsten Informationen, der Struktur sowie den administrativen Steuerungsmöglichkeiten eines Projekts. Sie ist auf Transparenz und eine effiziente Verwaltung durch berechtigte Benutzer ausgelegt.
Budgetbereich
Ist das Budgetmodul für Ihr Unternehmen aktiviert, können Sie hier die Budgetzuweisungen für das Projekt verwalten. Dieser Bereich listet alle dem Projekt zugewiesenen Budgets auf.
Einem Projekt können mehrere Budgets zugewiesen werden.
Budgets können hier nicht direkt bearbeitet werden, aber es gibt folgende Optionen:
- Ein Klick auf eine Budgetkachel leitet Sie zur Detailseite des jeweiligen Budgets weiter.
- Die Schaltfläche „Zum Budget gehen“ führt Sie zur Budgetliste.
Eine Budgetzuweisung kann durch Klicken auf das ❌ auf der Budgetkachel entfernt werden.
Um ein Projekt oder eine Phase mit einem Budget zu verbinden, klicken Sie oben rechts im Budgetbereich auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ und wählen Sie das gewünschte Budget aus der Liste der vorhandenen Budgets. Nach dem Speichern wird das Budget in diesem Bereich angezeigt.
Hinweis: Projekte und Phasen können mit unterschiedlichen Budgets verbunden sein. Möchten Sie, dass jede Projektphase mit demselben Budget wie das übergeordnete Projekt verbunden ist, müssen Sie dies manuell für jede einzelne Projektphase einstellen.
Notizenbereich
Pro Projekt kann eine zentrale Notiz hinzugefügt werden.
Klicken Sie auf „Notiz hinzufügen“, um eine Notiz erstmalig einzugeben.
Um eine vorhandene Notiz zu bearbeiten, klicken Sie einfach in das Notizfeld, nehmen die gewünschten Änderungen vor und speichern diese mit der Eingabetaste.
Ist noch keine Notiz vorhanden, wird eine leere Ansicht mit der Meldung „Keine Notizen für das Projekt.“ angezeigt.
Mitarbeiter-Registerkarte
Auf der Registerkarte „Mitarbeiter“ können Sie alle dem Projekt zugewiesenen Mitarbeiter verwalten.
Um einen Mitarbeiter hinzuzufügen:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen“: Ein Formular zur Auswahl und Zuweisung eines Mitarbeiters wird geöffnet.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus: Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
3. Rolle zuweisen: Legen Sie die Rolle des Mitarbeiters im Projekt fest.
4. Speichern: Der Mitarbeiter wird in der Liste angezeigt.
Hinweis: Jede spezifische Rolle kann einem Mitarbeiter pro Projekt nur einmal zugewiesen werden. Ein Mitarbeiter kann jedoch mehrere unterschiedliche Rollen im selben Projekt innehaben (z. B. kann ein Mitarbeiter gleichzeitig Finanzmanager und technischer Leiter sein). Ist eine Rolle bereits einem Mitarbeiter zugewiesen, wird sie nicht mehr in der Liste der verfügbaren Rollen zur erneuten Zuweisung angezeigt.
Nach dem Speichern wird der Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste angezeigt. Sie können eine zuvor zugewiesene Rolle ändern, indem Sie auf die Schaltfläche „Mitarbeiter bearbeiten“ klicken, oder einen Mitarbeiter aus dem Projekt entfernen, indem Sie auf die Papierkorb-Schaltfläche klicken und die Auswahl bestätigen.
Phasen-Registerkarte
Eine Phase in Flowtly ist eine eigenständige Entität innerhalb eines übergeordneten Projekts. Sie funktioniert mit denselben Funktionen wie ein Projekt, behält aber ihre eigenen spezifischen Einstellungen bei, wie zum Beispiel:
- Eigenständige Budgets – Jede Phase kann ihre eigene Budgetzuweisung haben.
- Eigene Start- und Enddaten – Eine Phase kann einen anderen Zeitrahmen als ihr übergeordnetes Projekt haben.
- Separate Mitarbeiterzuweisungen – Mitarbeiter können entweder einer bestimmten Phase oder einem übergeordneten Projekt zugewiesen werden.
Phasen ermöglichen eine bessere Organisation komplexer Projekte, indem sie diese in überschaubare Abschnitte unterteilt und dabei alle zugehörigen Arbeiten unter einer Hauptprojektstruktur zusammenfasst.
So erstellen Sie eine Phase
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Phase innerhalb eines Projekts zu erstellen:
1. Eine Phase von der Projektseite aus erstellen
1. Navigieren Sie zur zugehörigen Projektseite.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Phasen.
3. Klicken Sie auf „Projektphase hinzufügen“.
4. Füllen Sie die folgenden Felder im Formular aus:
- Name (Erforderlich)
- Typ (Festpreis, Intern, Nicht abrechenbar, Zeit und Material)
- Startdatum (Optional)
- Enddatum (Optional)
5. Klicken Sie auf Speichern.
Nach dem Speichern wird die Phase unter dem übergeordneten Projekt in der Projektliste aufgeführt.
2. Eine Phase von der Projektlisten-Seite aus erstellen
1. Klicken Sie auf der Projektlisten-Seite oben rechts auf „Projekt hinzufügen“.
2. Füllen Sie das Projekterstellungsformular wie üblich aus.
3. Navigieren Sie zum Bearbeitungsmodus des neu erstellten Projekts.
4. Wählen Sie ein übergeordnetes Projekt dafür aus.
5. Speichern Sie die Änderungen.
Das Projekt wird nun zu einer Phase des ausgewählten übergeordneten Projekts.
Mitarbeiterzugriff & Zeiterfassung
Mitarbeiterzuweisungen und Zeiterfassung hängen davon ab, ob die Phase neu erstellt oder aus einem bestehenden Projekt konvertiert wurde.
1. Wenn eine neue Phase unter einem übergeordneten Projekt erstellt wird
- Alle Mitarbeiter, die dem übergeordneten Projekt zugewiesen sind, werden der Phase automatisch zugeordnet.
- Mitarbeiter können sowohl für das übergeordnete Projekt als auch für die Phase Zeiterfassung vornehmen.
2. Wenn ein separates Projekt zu einer Phase eines anderen Projekts wird
- Mitarbeiter, die dem übergeordneten Projekt zugewiesen sind, erhalten Zugriff auf die Phase.
- Mitarbeiter, die vor der Zuweisung nur der Phase zugewiesen waren, erhalten keinen Zugriff auf das übergeordnete Projekt.
3. Wenn ein Mitarbeiter nur einer Phase hinzugefügt wird
- Der Mitarbeiter kann Zeiterfassung nur für diese Phase vornehmen.
- Der Mitarbeiter wird nicht als dem übergeordneten Projekt zugeordnet angezeigt.
4. Wenn ein Mitarbeiter dem übergeordneten Projekt hinzugefügt wird
- Der Mitarbeiter erhält automatisch Zugriff auf das übergeordnete Projekt und alle zugehörigen Phasen.
- Sie können Zeiterfassung sowohl für das übergeordnete Projekt als auch für alle seine Phasen vornehmen.
Wichtige Erkenntnisse
✅ Phasen fungieren als eigenständige Einheiten, erben aber den Mitarbeiterzugriff vom übergeordneten Projekt.
✅ Muss ein Mitarbeiter projektübergreifend an allen Phasen arbeiten, weisen Sie ihn auf Ebene des übergeordneten Projekts zu.
✅ Soll ein Mitarbeiter nur an einer bestimmten Phase arbeiten, fügen Sie ihn direkt dieser Phase hinzu.
Die korrekte Nutzung von Phasen ermöglicht eine bessere Strukturierung komplexer Projekte und gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Teams, während Abrechnung und Ressourcenmanagement effizient bleiben.
Rentabilität-Registerkarte
Die Registerkarte „Rentabilität“ bietet eine visuelle und tabellarische Übersicht über die Ressourcenauslastung und Kostenverteilung pro am Projekt beteiligtem Mitarbeiter. Dieser Bereich unterstützt Administratoren dabei, die von Teammitgliedern für das Projekt aufgewendete Zeit und die damit verbundenen Arbeitskosten in einem bestimmten Zeitraum nachzuvollziehen.
Hauptfunktionen
1. Auswahl der Metrikansicht
Oben links ermöglicht ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Auf Diagramm anzeigen“ Benutzern den Wechsel zwischen zwei Anzeigemodi:
- Mitarbeiterkosten: Zeigt den monetären Wert der von Mitarbeitern erfassten Arbeitszeit an (berechnet auf Basis interner Stundensätze).
- Arbeitsstunden: Zeigt die insgesamt von jedem Mitarbeiter innerhalb des ausgewählten Zeitraums erfassten Stunden und Minuten an.
2. Datumsfilter
Neben der Anzeigeauswahl befindet sich der Filter „Datum von/bis“. Er ermöglicht die Auswahl folgender Optionen:
- Vordefinierten Zeiträumen wie „Letzte 6 Monate“.
- Einem benutzerdefinierten Datumsbereich über den Kalender-Picker.
Die angezeigten Daten passen sich dynamisch an den ausgewählten Zeitrahmen an.
Diagrammdarstellung
Ein gestapeltes Balkendiagramm fasst die Daten monatlich und nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt zusammen.
Beim Bewegen des Mauszeigers über jedes Balkensegment wird ein Tooltip mit folgenden Informationen angezeigt:
- Name des Mitarbeiters
- Kosten oder erfasste Zeit, je nach aktueller Ansicht.
Tabellarische Aufschlüsselung
Unterhalb des Diagramms befindet sich eine detaillierte Tabelle, die alle Projektteammitglieder mit ihren individuellen monatlichen Werten auflistet:
- In der Ansicht „Mitarbeiterkosten“: Die Kosten werden in der Kundenwährung angezeigt (z. B. zł 788,38).
- In der Ansicht „Arbeitsstunden“: Die erfasste Zeit wird in Stunden und Minuten angezeigt (z. B. 132h 30m).
Sind für einen bestimmten Mitarbeiter in einem Monat keine Daten verfügbar, wird ein Bindestrich „–“ angezeigt.
Anwendungsbeispiele
- Ein Projektmanager muss vor einem Kundentermin schnell den Budgetstatus und die wichtigsten Notizen eines Projekts erfassen.
- Ein Betriebsleiter muss einem komplexen Projekt ein neues Teammitglied zuweisen und sicherstellen, dass dieses Zugang zu allen relevanten Phasen für die Zeiterfassung hat.
- Ein Finanzcontroller möchte die gesamten Arbeitskosten und Arbeitsstunden der Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt im letzten Quartal überprüfen, um die Rentabilität zu bewerten.
- Ein Business Analyst muss ein großes, langfristiges Projekt in verschiedene Phasen unterteilen, jede mit eigenem Budget und Zeitplan, um eine bessere Verwaltung und Berichterstattung zu ermöglichen.
