Google Kalender-Integration
Abwesenheiten in Flowtly können automatisch mit Google Kalender synchronisiert werden. Alle Abwesenheiten werden automatisch hinzugefügt, sobald sie genehmigt oder von einem Vorgesetzten erstellt wurden. Änderungen und Löschungen werden im Rahmen dieser Integration ebenfalls berücksichtigt. Die Integration erfordert Anpassungen in den Google Workspace-Organisationseinstellungen sowie die Konfiguration des Flowtly-Kalenders selbst. Dieser Prozess lässt sich in wenigen einfachen Schritten abschließen.
Google Workspace Organisationseinstellungen
Zuerst müssen Sie die globalen Einstellungen Ihrer Organisation anpassen, um externen Diensten die Verwaltung von Terminen in Sekundärkalendern zu ermöglichen. Dieser Schritt ist erforderlich, da Ihr Kalender mit einem externen Dienst geteilt wird, der Termine im Kalender verwalten können muss. Navigieren Sie dazu zu den Einstellungen: Google Workspace 🔗
1. Gehen Sie im Hauptmenü auf der linken Seite zum Abschnitt „Apps“.
2. Gehen Sie dann zum Abschnitt „Google Workspace“.
3. Wählen Sie „Kalender“.
4. Öffnen Sie die Kachel „Allgemeine Einstellungen“, indem Sie auf den rechten Pfeil klicken.
5. Bearbeiten Sie die Option „Einstellungen für das Teilen von Sekundärkalendern außerhalb der Organisation“ und wählen Sie „Alle Informationen können geteilt werden und externe Nutzer können Änderungen an Terminen vornehmen“.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen. Bitte beachten Sie, dass es einige Minuten dauern kann, bis sie wirksam werden.
Erstellen eines Sekundärkalenders
Die Integration basiert auf einem sogenannten „Sekundärkalender“, der mit einem externen Dienst – in diesem Fall Flowtly – geteilt wird. Daher müssen Sie einen neuen Sekundärkalender erstellen und diesen mit dem Flowtly-Dienstkonto teilen. Navigieren Sie dazu zu den Einstellungen: Google Calendar 🔗
1. Öffnen Sie das Einstellungsmenü (Zahnradsymbol) oben auf der Seite und wählen Sie „Einstellungen“.
2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Abschnitt „Kalender hinzufügen“.
3. Wählen Sie dann „Neuen Kalender erstellen“.
4. Geben Sie im Feld „Name“ den Namen Ihres Kalenders ein, z.B. „Flowtly Urlaub“.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kalender erstellen“.
6. Kurz darauf wird der neue Kalender im Abschnitt „Meine Kalendereinstellungen“ auf der linken Seite angezeigt.
Ihren Kalender mit Flowtly teilen
Die App muss Zugriff auf den Kalender haben, mit dem sie arbeiten soll. Navigieren Sie dazu zu den Einstellungen von Google Calendar 🔗 und gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Abschnitt „Meine Kalendereinstellungen“ auf der linken Seite den Kalender aus, den Sie teilen möchten.
2. Wählen Sie anschließend „Teilen mit“.
3. Klicken Sie in diesem Bereich auf die Schaltfläche „+ Personen und Gruppen hinzufügen“.
4. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Adresse des Flowtly-Dienstkontos eingeben sollten: flowtlycalendar@flowtlycalendar.iam.gserviceaccount.com
5. Stellen Sie gleichzeitig im zweiten Feld die Berechtigung auf „Termine ändern“ ein.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um den Kalender für Flowtly freizugeben.
In diesem Bereich der Google Kalender-Einstellungen müssen Sie die eindeutige Kalender-ID abrufen, die im nächsten Schritt benötigt wird. Sie finden diese im Abschnitt „Kalenderintegration“.
Kalender-ID in Flowtly hinzufügen
Damit die App weiß, welchen Kalender sie zum Erstellen und Ändern von Einträgen verwenden soll, müssen wir ihr diesen mitteilen. Dies geschieht über die eindeutige Kalender-ID, die Sie den Google Kalender-Einstellungen (aus dem vorherigen Schritt) entnehmen können. Navigieren Sie zur Flowtly 🔗 App und gehen Sie wie folgt vor:
1. Gehen Sie über das Benutzerkontextmenü zu den Einstellungen.
2. Wählen Sie anschließend im Abschnitt „Organisationseinstellungen“ die Option „Google Kalender“.
3. Fügen Sie im Feld CalendarID die zuvor kopierte ID ein.
4. Speichern Sie die Änderungen.
5. Aktivieren Sie die Option „Feiertage mit Google Kalender verknüpfen“.
Von nun an werden neu erstellte Abwesenheiten in Flowtly mit Ihrem Google Kalender synchronisiert. Sie können Ihren Kalender auf schreibgeschützt einstellen, um diese Informationen organisationsweit zu teilen.
Anwendungsbeispiele
- Automatische Sichtbarkeit von Abwesenheiten: Genehmigte Mitarbeiterabwesenheiten werden automatisch im Google Kalender aktualisiert und bieten Managern und Kollegen einen klaren Überblick über die Teamverfügbarkeit.
- Optimierte Urlaubsplanung: Mitarbeiter können ihre genehmigten Urlaubsanträge direkt in ihrem persönlichen Google Kalender sehen und somit ihre persönliche sowie die Teameinsatzplanung erleichtern.
- Unternehmensweite Feiertagsübersicht: Teilen Sie einen schreibgeschützten, integrierten Kalender organisationsweit, um alle über bevorstehende Feiertage oder unternehmensweite Schließungen, die in Flowtly verwaltet werden, auf dem Laufenden zu halten.
- Reduzierte manuelle Aktualisierungen: Eliminieren Sie die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe in Google Kalender für Urlaube und Abwesenheiten und reduzieren Sie so den administrativen Aufwand und mögliche Fehler.
