Arbeitsplankonfiguration

Wenn in Ihrer Organisation das Modul Vereinbarungen aktiv ist, steht Ihnen die Funktion „Arbeitsplan“ zur Verfügung, mit der Sie Arbeitspläne für Ihre Mitarbeiter verwalten können. Sie ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Schichten oder unregelmäßige Arbeitszeiten einzurichten, um verschiedene Arbeitsmodelle wie Teilzeit, Vollzeit und flexible Arbeitszeiten zu berücksichtigen. Wenn zusätzlich zum Modul Vereinbarungen auch das Modul Projekt aktiv ist, haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit unter dem Menüpunkt „Arbeitszeit“ zu erfassen. Falls kein aktiver Arbeitsplan für einen Mitarbeiter vorhanden ist, kann der Mitarbeiter dennoch Arbeitszeiten erfassen, jedoch ohne sichtbaren Plan (beschrieben unter Projekte->Zeiterfassung). Ist nur das Modul Vereinbarungen aktiv, können Mitarbeiter lediglich die ihnen zugewiesenen Pläne einsehen, ohne die Möglichkeit zur Zeiterfassung. Beachten Sie, dass der Menüpunkt „Arbeitszeit“ aus dem Hauptmenü verschwindet, wenn einem Mitarbeiter ein Arbeitsplan nicht mehr zugewiesen ist.

Flowtly bietet die Möglichkeit, Standardarbeitszeiten und Schichten gemäß Unternehmensrichtlinien oder individuellen Vereinbarungen in den Organisationseinstellungen zu definieren.

Schritte zur Erstellung eines Arbeitsplans:

Gehen Sie im Benutzerkontextmenü zum Einstellungsbereich Organisation
Wählen Sie die Kachel Arbeitsplan
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Arbeitsplan erstellen“, die oben rechts auf der Seite angezeigt wird
Geben Sie im angezeigten Formular Folgendes an:

Name (erforderlich)
Beschreibung (optional)

Klicken Sie auf „Weiter“

Nach dem Absenden des Formulars werden Sie auf die Seite weitergeleitet, auf der Sie Zeitbereiche für den Plan erstellen können.

In der Kalenderansicht haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob der von Ihnen konfigurierte Plan einer 7-Tage-Arbeitswoche oder einem Benutzerdefinierten Plan (Schichten) folgt. Standardmäßig wählt das System die 7-Tage-Arbeitswoche. Neben diesem Umschalter finden Sie den Umschalter Feiertage ignorieren. Standardmäßig ist dieser deaktiviert, was bedeutet, dass alle Feiertage für alle diesem Plan zugewiesenen Mitarbeiter berücksichtigt werden. Wenn Sie den Umschalter aktivieren, werden Feiertage ausgeschlossen.

7-Tage-Arbeitswoche (Standard)

Die Option 7-Tage-Arbeitswoche stellt sicher, dass der Plan mit der Standardkalenderwoche (Montag bis Sonntag) übereinstimmt.
Diese Option ist nur aktiv, wenn die Anzahl der zum Plan hinzugefügten Tage durch 7 teilbar ist (z. B. 7 Tage, 14 Tage).
Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Plan den Standardtagen der Woche zugeordnet, d. h., jeder Tag entspricht direkt einem bestimmten Wochentag (z. B. Montag, Dienstag usw.).

Benutzerdefinierter Plan (Schichten)

Um einen Plan zu konfigurieren, der nicht mit der Standardkalenderwoche übereinstimmt, wechseln Sie zum Benutzerdefinierten Plan (Schichten). In diesem Modus können Sie einen Plan mit einer beliebigen Anzahl von Tagen definieren, unabhängig vom typischen Wochenformat.
Mindestanzahl der Tage für einen benutzerdefinierten Plan: 2 Tage.
Maximale Anzahl der Tage (für reguläre und benutzerdefinierte Pläne): 14 Tage.
Wenn Sie einen Plan mit Tagen konfigurieren, die nicht durch 7 teilbar sind, muss die Option „Benutzerdefinierter Plan (Schichten)“ verwendet werden.

Beispielszenarien

7-Tage-Arbeitswoche: Sie möchten einen Plan, der der typischen Woche (Montag bis Sonntag) folgt. Sie können 7 oder 14 Tage konfigurieren, und das System ordnet diese direkt den jeweiligen Wochentagen zu.
Benutzerdefinierter Plan: Sie benötigen einen 5-Tage-Arbeitsplan, der nicht der Standardwochenstruktur entspricht. In diesem Fall wechseln Sie zum benutzerdefinierten Plan und konfigurieren die spezifischen Tage manuell.

Zeitbereiche für den Plan erstellen

Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Arbeitspläne mit verschiedenen Zeitbereichen zu konfigurieren. Klicken Sie im Kalender auf die Startzeit der Arbeit und ziehen Sie diese bis zur Endzeit. Bestätigen oder verwerfen Sie den Zeitbereich anschließend, indem Sie auf das Häkchen- oder X-Symbol klicken. Am unteren Rand des Zeitbereichs wird die Anzahl der ausgewählten Stunden angezeigt.

Um Mittagspausen oder andere arbeitsfreie Zeiten zu konfigurieren, lassen Sie diese Zeiträume einfach unmarkiert – sie werden nicht in die gesamten Arbeitsstunden einbezogen.

Um einen Zeitbereich zu bearbeiten, klicken Sie darauf und passen Sie im Pop-up den Zeitbereich minutengenau an.

Am unteren Ende der Erstellungsseite wird die Gesamtsumme der Arbeitsstunden angezeigt. Dies stellt sicher, dass die konfigurierten Zeitbereiche mit den wöchentlichen Stunden übereinstimmen, die in den Vereinbarungen für den Mitarbeiter festgelegt sind, dem Sie diesen Arbeitsplan zuweisen möchten. Nachdem Sie die Konfiguration der Zeitbereiche abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig“, die am unteren Rand der Seite angezeigt wird.

Wenn Sie einen Plan für eine nicht-standardmäßige Arbeitswoche erstellen möchten, z. B. ein Mitarbeiter arbeitet 4 Tage und hat dann 4 Tage frei, müssen Sie einen 8-Tage-Plan vorbereiten, bei dem die ersten 4 Tage einen geplanten Zeitbereich aufweisen und die folgenden 4 Tage ohne Zeitbereich bleiben. Das System interpretiert die 4 hinzugefügten Tage ohne Bereich als freie Tage. Um einen weiteren Tag zum Plankalender hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, die nach dem letzten Tag der Planungsseite angezeigt wird.

Hinweis: Wenn der Plan „regulär“ ist, können Sie nur ganze Wochen hinzufügen (maximal 2 Wochen). Bei einem benutzerdefinierten Plan können Sie einzelne Tage hinzufügen (maximal 14 Tage).

Anwendungsbeispiele

Standardmäßige 5-Tage-Arbeitswoche für Büromitarbeiter: Richten Sie mühelos einen wiederkehrenden Montag-Freitag-Plan für Mitarbeiter mit konstanten Arbeitszeiten ein, um deren Zeiterfassung und die Einhaltung von Vereinbarungen zu optimieren.
Flexible oder Teilzeitregelungen: Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Pläne für Mitarbeiter, die an bestimmten Tagen oder in Teilzeit arbeiten, z. B. eine 3-Tage-Arbeitswoche oder mit variierenden täglichen Stunden, gemäß individuellen Vereinbarungen.
Rotierende Schichtmuster: Entwerfen Sie komplexe Pläne wie 4 Tage Arbeit, 4 Tage frei (unter Verwendung eines 8-Tage-Benutzerdefinierten Plans), um Teams mit kontinuierlichen betrieblichen Anforderungen zu verwalten.
Automatische Berücksichtigung von Feiertagen: Stellen Sie sicher, dass Feiertage je nach Unternehmensrichtlinie entweder in den Arbeitsplan eines Mitarbeiters aufgenommen oder automatisch ausgeschlossen werden, indem Sie den entsprechenden Umschalter verwenden.

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