Ressourcen erstellen oder bearbeiten
Um eine neue Ressource zu erstellen, navigieren Sie zu den Einstellungen unter dem Zahnradsymbol und wählen Sie dort die Kachel „Ressourcen“.
In der ersten Ansicht sehen Sie eine Liste der vorhandenen Ressourcen, kategorisiert nach Typ. Durch Erweitern einer einzelnen Gruppe wird eine Liste aller Ressourcen mit ihren grundlegenden Parametern angezeigt.
Oben auf der Seite finden Sie das Feld „Buchungstage-Limit“, mit dem Sie die maximale Buchungsdauer in Tagen festlegen können.
Als Administrator oder Ressourcenmanager haben Sie die Möglichkeit, neue Ressourcen zu erstellen und bestehende zu verwalten.
Im Hauptbereich der Ressourcen-Ansicht sehen Sie bereits erstellte Ressourcen und können diese bearbeiten oder neue hinzufügen:
* Um eine neue Ressource hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ressource hinzufügen.
* Um eine bestehende Ressource zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Bleistiftsymbol neben der jeweiligen Ressource.
In beiden Fällen öffnet sich ein Formular mit den erforderlichen und optionalen Datenfeldern für die Ressource. Dieses Formular enthält alle notwendigen Felder, um jede Kombination von Artikel und Ort zu konfigurieren. Neben grundlegenden Feldern wie Name oder Beschreibung können Sie angeben:
* Status – Verfügbar/Verkauft/Beschädigt. Standardmäßig können Ressourcen nicht gelöscht, sondern lediglich durch Ändern ihres Status „ausgeschieden“ werden.
* Typ – z. B. Computer, Monitor, Konferenzraum, Besprechungsraum usw.
* Sichtbarkeit – legt fest, ob die Ressource in der Reservierungsliste für Mitarbeiter sichtbar ist. Ist sie unsichtbar, kann sie nur von einem Manager zugewiesen werden.
* Vielfaches – definiert die minimale Zeiteinheit und die Vielfachen der Zeit, für die die Ressource reserviert werden kann. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Buchungstyp auf Minuten eingestellt ist.
* Der Standardwert ist 15 Minuten, kann aber pro Ressource konfiguriert werden (z. B. 5, 10, 15 oder 30 Minuten).
* Das Vielfache darf 30 Minuten nicht überschreiten.
* Sowohl die Größenanpassung per Drag-and-Drop als auch die manuelle Eingabe über das Uhrzeit-Modal richten sich nach dem definierten Intervall.
* Das Buchungsraster ist auf das definierte Vielfache ausgerichtet, um Konsistenz zu gewährleisten.
* Buchungstyp – Minuten, Stunden, Permanent (z. B. Buchungen von 15 Minuten oder 1 Tag). Ein permanenter Buchungstyp bedeutet, dass die Ressource einem Mitarbeiter dauerhaft zugewiesen wird, ohne eine festgelegte Endzeit.
* Standort – gibt an, wo sich die Ressource befindet. Standorte können in den Einstellungen unter dem Zahnradsymbol in der Kachel „Standorte“ hinzugefügt oder geändert werden.
* Seriennummer – ein nützliches Feld für Gegenstände wie Computerausrüstung, zur eindeutigen Identifizierung.
* Garantie bis – nützlich für organisatorische Zwecke.
Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, müssen Sie die Ressource speichern. Nach dem Speichern können Sie ein Bild der Ressource hochladen. Das Bild wird als Symbol in den meisten Listen angezeigt. Ein größeres Bild wird beispielsweise bei der Buchung der Ressource durch einen Mitarbeiter angezeigt.
Nach dem Speichern wird die Registerkarte Komponenten aktiviert, auf der Sie bestehende Ressourcen auswählen können, um sie der neu erstellten Ressource zuzuordnen.
Bestehende Ressource bearbeiten
Das Bearbeiten einer bestehenden Ressource ermöglicht es Managern, deren Details zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Um eine Ressource zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Navigieren Sie über das Benutzerkontextmenü zu den Organisationseinstellungen.
2. Wählen Sie die Kachel Ressourcen.
3. Wählen Sie die gewünschte Ressource in der Liste aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (Bleistiftsymbol) gegenüber der ausgewählten Ressource.
5. Passen Sie die verfügbaren Optionen nach Bedarf an und legen Sie bei Bedarf ein Bild für die Ressource fest.
6. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Ihre Aktualisierungen werden sofort wirksam, und die Ressource wird die neuen Details systemweit übernehmen.
Anwendungsbeispiele
- Integration neuer Geräte: Fügen Sie neu gekaufte Laptops, Monitore oder Spezialwerkzeuge dem System hinzu, um sie für die Buchung durch Mitarbeiter verfügbar zu machen.
- Einrichtung neuer Besprechungsbereiche: Erstellen Sie Einträge für neue Konferenzräume, Huddle Spaces oder Projekträume und definieren Sie deren Kapazität, Buchungstyp und Sichtbarkeit.
- Aktualisierung des Ressourcenstatus: Markieren Sie einen defekten Projektor als „Beschädigt“ oder einen alten Computer als „Verkauft“, um weitere Buchungen zu verhindern und eine genaue Bestandsführung zu gewährleisten.
- Anpassen von Buchungsregeln: Ändern Sie das Buchungsvielfache für eine gemeinsam genutzte Ressource, z. B. die Mindestbuchungsdauer eines bestimmten Laborgeräts von 15 Minuten auf 5 Minuten, um kürzeren Nutzungsanforderungen gerecht zu werden.
