Zeiterfassung
Im Rahmen der Projektmanagement-Funktionalität steht eine Zeiterfassungsfunktion zur Verfügung, die allen Benutzern über den Reiter "Arbeitszeit" zugänglich ist. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit täglich projektübergreifend erfassen. Die erfasste Zeit dient der detaillierten Überwachung und Rechnungsstellung. Manager können die von anderen Mitarbeitenden erfasste Zeit direkt in der Kalenderansicht auf der Seite "Arbeitszeit" einsehen. Weitere Informationen zu den Verwaltungsmöglichkeiten der Zeiterfassung finden Sie im Artikel Zeiterfassungsmanagement.
Wenn das Feiertagsmanagement-Modul für Ihre Organisation aktiviert ist, werden alle genehmigten Urlaubszeiten nahtlos in die Kalenderansicht integriert. Zusätzlich werden gesetzliche Feiertage automatisch im Kalender angezeigt.
Mitarbeiter
Mitarbeitende ohne spezifische Rollenzuweisung haben einen eingeschränkten Zugriff, der es ihnen lediglich ermöglicht, ihre Arbeitsstunden für zugewiesene Projekte zu erfassen und ihre zuvor erfasste Zeit einzusehen. Dies gewährleistet eine präzise Zeitverwaltung und Verantwortlichkeit für alle am Projekt beteiligten Teammitglieder.
Beim Navigieren zur Seite "Arbeitszeit" sehen Mitarbeitende eine Kalenderansicht für den aktuellen Monat. Sie können pro Tag einen oder mehrere Zeiteinträge hinzufügen, um eine präzise Erfassung ihrer Arbeitsstunden für jedes zugewiesene Projekt zu gewährleisten.
So erstellen Sie einen neuen Zeiteintrag:
1. Navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt Arbeitszeit.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag hinzufügen in jeder Kalendertageszelle.
3. Projekt auswählen: Wählen Sie ein Projekt oder eine Phase aus der Liste der den Mitarbeitenden zugewiesenen Projekte.
Hinweis: Wenn ein Mitarbeitender einem übergeordneten Projekt zugewiesen ist, stehen auch alle zugehörigen Unterprojekte zur Auswahl.
4. Verbrachte Zeit eingeben: Geben Sie die für das Projekt aufgewendete Zeit ein.
5. Beschreibung hinzufügen: Schreiben Sie eine Beschreibung von mindestens 32 Zeichen, die die geleistete Arbeit detailliert beschreibt, oder fügen Sie einfach Links zu den bearbeiteten Tickets ein.
6. Eintrag speichern: Klicken Sie auf "Speichern", um den Eintrag zum Kalender hinzuzufügen.
Nach dem Speichern erscheint der Eintrag in der ausgewählten Kalenderzelle. Mitarbeitende können mehrere Einträge pro Tag hinzufügen (insgesamt nicht mehr als 24 Stunden). Zusätzlich haben Mitarbeitende die Flexibilität, die Zeit minutengenau zu erfassen. Während das Dropdown-Menü die Auswahl in 15-Minuten-Intervallen ermöglicht, können Mitarbeitende bei Bedarf manuell spezifische Zeitdauern, wie 22 oder 57 Minuten, eingeben.
Um die Details eines erfassten Zeitraums anzuzeigen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über den Zeiteintrag. Es werden alle Details des Zeiteintrags sowie die Optionen zum Bearbeiten oder Entfernen des Eintrags angezeigt.
Unterhalb des Kalenders befindet sich eine Leiste, die eine Zusammenfassung der aktuellen Informationen anzeigt: "Geplante Stunden" (Gesamtzeit für den Monat, exklusive gesetzlicher Feiertage und Wochenenden), "Urlaub" (gesamte genehmigte Urlaubszeit für den aktuellen Monat), "Ausstehend" (Zeit, die bis zum Monatsende noch erfasst werden muss) und "Erfasste Stunden" (bislang erfasste Zeit). Sobald die Summe aus "Erfasste Stunden" und "Urlaub" den Wert der "Geplanten Stunden" überschreitet, ändert sich der Status von "Ausstehend" zu "Überstunden" und wird rot hervorgehoben.
Anwendungsbeispiele
- Mitarbeitende erfassen täglich präzise Stunden für verschiedene Projekte zur Projektverantwortung und Fortschrittsverfolgung.
- Manager überwachen die Teamauslastung und den Projektstatus durch Überprüfung der erfassten Zeiteinträge ihrer Teammitglieder.
- Erstellung präziser Kundenrechnungen basierend auf den erfassten Projektstunden, wodurch die Abrechnungsgenauigkeit gewährleistet wird.
- Überwachung der Einhaltung geplanter Projektstunden und Identifizierung potenzieller Überstunden oder Unterauslastung von Ressourcen.
