Dokumente
Um Mitarbeiterdokumente zu verwalten, erstellen Sie zunächst den passenden Dokumenttyp.
Die Registerkarte „Dokumente“ ist sichtbar, vorausgesetzt das Modul „Dokumente“ ist aktiv und Ihnen wurde die entsprechende Rolle zugewiesen.
Dokumenttyp erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Dokumenttyp zu erstellen:
- Über die Organisationseinstellungen (im Bereich „Dokumenttypen“):
Schritte:
1. Navigieren Sie zu den Organisationseinstellungen.
2. Wechseln Sie zum Bereich „Dokumenttypen“.
3. Erstellen Sie einen neuen Typ und weisen Sie ihn dem relevanten Modul zu (z. B. „Mitarbeiter“).
- Direkt aus dem Dialogfenster „Dokument hinzufügen“
Als Benutzer mit der Rolle des Dokumentenmanagers können Sie einen neuen Dokumenttyp direkt im Dialogfenster „Dokument hinzufügen“ erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neuer Dokumenttyp +“ neben der Dropdown-Liste für den Dokumenttyp klicken.
Ein auf diese Weise erstellter Dokumenttyp ist automatisch in dem Modul verfügbar, in dem er angelegt wurde – zum Beispiel im Modul „Mitarbeiter“.
Datei hochladen
Wenn Sie im Mitarbeiterprofil zur Registerkarte „Dokumente“ wechseln, sehen Sie eine Liste der bereits hinzugefügten Dokumente. Um ein neues Dokument hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie folgende Angaben machen müssen:
- Dokumenttyp – aus der Liste auswählen oder einen neuen erstellen (wenn Sie die Rolle des Dokumentenmanagers haben) [erforderlich]
- Angehängte Datei – Laden Sie eine Datei im PDF-, PNG-, JPG- oder GIF-Format hoch (max. 3 MB) [erforderlich]
- Beschreibung – eine kurze Notiz, die den Inhalt der Datei beschreibt [optional]
Nach dem Speichern wird das Dokument in der Liste auf der Registerkarte „Dokumente“ des Mitarbeiters angezeigt.
Anwendungsbeispiele
- Mitarbeiterverträge, Vereinbarungen und Stellenangebote sicher speichern.
- Zertifikate für berufliche Schulungen oder Weiterbildungskurse hochladen.
- Wichtige HR-Formulare verwalten, z. B. Onboarding-Dokumente, Steuererklärungen oder Notfallkontaktinformationen.
- Zusätzliche Dokumente anhängen, z. B. ärztliche Atteste für Krankmeldungen oder Genehmigungsformulare für Sonderwünsche.
