Urlaubsanträge verwalten
Als Manager können Sie eingehende Urlaubsanträge mit einem einzigen Klick prüfen, genehmigen oder ablehnen. Der entsprechende Menüpunkt im Hauptmenü ist die Urlaubsverwaltung. Für die Urlaubsverwaltung stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung. Die erste ist die Registerkarte Urlaubsanträge.
Hier werden alle beantragten Urlaube aufgelistet.
Dieser Abschnitt bietet wichtige Informationen zu jedem Antrag:
- Name: Der Name des Mitarbeiters, der den Urlaub beantragt.
- Urlaubstyp: Die Art des Urlaubsantrags.
- Beschreibung: Eine kurze Erklärung oder zusätzliche Details zum Urlaubsantrag durch den Mitarbeiter (kann leer bleiben, wenn als optional konfiguriert).
- Von/Bis: Die Start- und Enddaten des beantragten Urlaubs.
- Dauer: Die Gesamtdauer des Urlaubsantrags (in Stunden angegeben).
- Status: Der aktuelle Status des Antrags (z. B. 'Ausstehend', falls noch keine Genehmigungen vorliegen, oder 'Genehmigt 1/2', 'Genehmigt 2/3', falls mehrere Genehmigungen erforderlich sind).
- Pfeil-Schaltfläche: Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet einen Seitenbereich (Side Drawer), der detaillierte Informationen zum ausgewählten Urlaubsantrag anzeigt. Dieser Bereich dient sowohl als Informationspanel als auch als Aktionszentrum für Genehmiger.
Der Seitenbereich enthält:
* Name und Avatar des Mitarbeiters
* Urlaubszeitraum: Zeigt die Start- und Enddaten sowie die insgesamt beantragten Stunden oder Tage an
* Aktueller Urlaubsanspruch und der Anspruch nach Abzug des beantragten Urlaubs
* Urlaubstyp und Beschreibung, falls vorhanden
* Genehmigungspfad: Zeigt die Liste der Genehmiger an, sofern mehr als einer erforderlich ist.
Genehmigungsmechanismus
Wenn nur eine Genehmigung erforderlich ist (d. h. eine Genehmigung ausreicht), wird der Antrag vom ersten Genehmiger, der ihn akzeptiert, finalisiert:
- Der Status ändert sich von 'Ausstehend' zu 'Akzeptiert'
- Der Antrag wird automatisch in die Registerkarte 'Urlaubshistorie' verschoben
- Dem Genehmiger stehen die Schaltflächen 'Akzeptieren' und 'Ablehnen' zur Verfügung.
Wenn mehrere Genehmigungen erforderlich sind:
- Sobald der aktuelle Benutzer genehmigt hat, werden ihm keine weiteren Aktionsschaltflächen mehr angezeigt.
- Der Urlaubsantrag verbleibt auf der Registerkarte 'Urlaubsanträge', bis alle Genehmigungen erteilt wurden.
- Der Antrag wird erst dann in die 'Urlaubshistorie' verschoben, wenn alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen.
Dies gewährleistet volle Transparenz bei mehrstufigen Genehmigungsworkflows und vereinfacht gleichzeitig die Verwaltung einstufiger Genehmigungsfälle.
Alle vollständig genehmigten Urlaube werden auf der Registerkarte 'Urlaubshistorie' angezeigt. Laufende Urlaube sind zur einfacheren Identifizierung blau hinterlegt.
Die Registerkarten 'Urlaubsanträge' und 'Urlaubshistorie' können nach Mitarbeiter und Urlaubstyp gefiltert werden.
Manager können bereits genehmigte Urlaubsanträge direkt über die Registerkarte 'Urlaubshistorie' verwalten. Wenn Sie einen genehmigten Urlaub eines bestimmten Mitarbeiters anzeigen:
Bearbeitungsfunktion
Durch Klicken auf die Option „Urlaub bearbeiten“ im Seitenbereich öffnet sich ein Standard-Bearbeitungsmodal.
Das Modal ermöglicht es Managern,:
- Den Urlaubstyp zu ändern.
- Die Beschreibung anzupassen.
- Die Dauer des Urlaubs (Datumsbereich und Stunden) anzupassen.
Hinweis: Es ist nicht möglich, den Mitarbeiter eines bereits erstellten Urlaubs zu ändern.
Der im Modal angezeigte Urlaubsanspruch wird dynamisch an die bearbeitete Dauer angepasst.
Sobald Änderungen gespeichert wurden, werden die Urlaubsdetails und der Urlaubsanspruch entsprechend aktualisiert.
Entfernungsfunktion
Manager können auch auf die Schaltfläche „Urlaub entfernen“ klicken, um den Urlaubseintrag zu löschen.
Es erscheint ein Bestätigungsdialog mit der Frage: 'Sind Sie sicher, dass Sie diesen Eintrag löschen möchten?'
Nach Bestätigung mit 'Ja, fortfahren' wird der Urlaub aus dem System entfernt.
Wenn der gelöschte Urlaub zuvor den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters reduziert hatte, wird der Anspruch automatisch neu berechnet und aktualisiert, um die Löschung widerzuspiegeln.
Dies gewährleistet volle Flexibilität und Genauigkeit bei der Verwaltung von Urlaubsaufzeichnungen und sichert gleichzeitig eine stets aktuelle Übersicht über die verfügbaren freien Tage der Mitarbeiter.
Urlaub im Namen eines Mitarbeiters erstellen
Als Manager können Sie auch Urlaubsanträge im Namen jedes aktiven Mitarbeiters erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Urlaub hinzufügen in der oberen rechten Ecke klicken. Diese Anträge werden, unabhängig von der konfigurierten Genehmigungsanzahl, automatisch genehmigt.
Um einen Urlaub im Namen eines Mitarbeiters zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Navigieren Sie im Hauptmenü zum Menüpunkt Urlaubsverwaltung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Urlaub hinzufügen.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus.
4. Wählen Sie den Urlaubstyp aus.
5. Geben Sie eine kurze Beschreibung oder Begründung für den Urlaub an (optional, falls in den Einstellungen nicht als erforderlich markiert).
6. Wählen Sie den Tag oder Zeitraum für den Urlaub im Kalender mithilfe der Drag & Drop-Funktion aus.
7. Speichern Sie den Urlaub, indem Sie auf die Schaltfläche „Urlaub erstellen“ klicken.
Hinweis: Sobald ein Urlaubstyp ausgewählt ist, wird das Beschreibungsfeld je nach den allgemeinen Urlaubseinstellungen als erforderlich markiert oder bleibt optional.
Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit, im Feld Stunden eine Dauer (von 1 bis 7 Stunden) auszuwählen, wenn die Freistellung weniger als einen ganzen Tag beträgt.
Hinweis: Unterhalb des Formulars befindet sich ein Übersichtsabschnitt, der den aktuellen Urlaubsanspruch, den Urlaubszeitraum (z. B. 4 Stunden) und den aktualisierten Anspruch nach dem Speichern des Urlaubs enthält. Dies bietet einen klaren Überblick darüber, wie die Erstellung den verbleibenden Anspruch beeinflusst.
Der Urlaub wird automatisch auf der Registerkarte Urlaubshistorie angezeigt und kann dort bearbeitet oder entfernt werden.
Urlaubsplaner
Die Registerkarte 'Urlaubsplaner' in der Urlaubsverwaltung bietet eine visuelle Kalenderansicht aller genehmigten Abwesenheiten im gesamten Unternehmen und unterstützt Manager und Teams bei der Arbeitsplanung basierend auf der Mitarbeiterverfügbarkeit.
Auf einem Standard-Desktop-Bildschirm zeigt der Planer ein rollierendes 30-Tage-Fenster an, beginnend mit dem aktuellen Tag. Dies ermöglicht Managern, sowohl bevorstehende als auch aktuelle Urlaube auf einen Blick zu verfolgen.
Der Urlaubsplaner umfasst:
- Interaktive Kalenderansicht – Anzeige geplanter Urlaube für Mitarbeiter.
- Schnelle Urlaubserstellung – Urlaub hinzufügen per Klick auf eine leere Tageskachel oder mittels Drag & Drop.
- Genehmigungsworkflow – Genehmigung oder Ablehnung ausstehender Urlaubsanträge.
- Bearbeiten & Entfernen – Ändern oder Löschen genehmigter Urlaube bei Bedarf.
- Sichtbarkeit ausstehender Genehmigungen – Wenn zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind, wird der Antrag mit relevanten Details als 'ausstehend' markiert.
Urlaub im Urlaubsplaner hinzufügen
- Klicken Sie auf eine leere Tageskachel im Planer.
- Alternativ verwenden Sie Drag & Drop, um die gewünschte Urlaubsdauer festzulegen.
- Füllen Sie die erforderlichen Urlaubsdetails aus (z. B. Urlaubstyp, Dauer, Beschreibung).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Urlaub erstellen“.
Der Urlaub wird im Planer und in allen anderen relevanten Ansichten als bereits genehmigt angezeigt.
Genehmigten Urlaub bearbeiten oder entfernen
- Klicken Sie auf einen bereits genehmigten Urlaub.
- Ändern Sie die Details, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche im angezeigten Seitenbereich klicken.
- Verwenden Sie die Option Urlaub entfernen, um den Urlaub bei Bedarf zu löschen.
Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen
- Wenn ein Antrag auf Genehmigung aussteht, unterscheidet er sich visuell von bereits genehmigten Urlauben im Kalender.
- Als Urlaubsmanager haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Auf den Antrag klicken, um Details anzuzeigen.
- Den Antrag durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche genehmigen oder ablehnen.
- Falls weitere Genehmigungen erforderlich sind, bleibt der Antrag ausstehend, bis alle notwendigen Genehmigungen vorliegen.
Verwenden Sie Filter, um bestimmte Mitarbeiter anzuzeigen.
Der Urlaubsplaner vereinfacht die Urlaubsverwaltung, indem er ein benutzerfreundliches und transparentes Nachverfolgungssystem bereitstellt. Durch die Möglichkeit, Filter zur Anzeige bestimmter Mitarbeiter zu verwenden, können Manager eine reibungslose Urlaubsplanung gewährleisten und gleichzeitig das Personalgleichgewicht aufrechterhalten.
Beispiel-Anwendungsfälle
- Ausstehende Anträge genehmigen: Schnelles Überprüfen, Genehmigen oder Ablehnen mehrerer Urlaubsanträge, die von Teammitgliedern eingereicht wurden.
- Urlaub für einen Mitarbeiter erstellen: Hinzufügen eines Krankheitstags oder Sonderurlaubs im Namen eines Mitarbeiters, der diesen nicht selbst einreichen kann.
- Genehmigten Urlaub anpassen: Änderung der Daten oder Dauer eines bereits genehmigten Urlaubs bei Planänderungen, um die Genauigkeit der Urlaubsaufzeichnungen zu gewährleisten.
- Teamverfügbarkeit visualisieren: Nutzung des Urlaubsplaners für einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit des Teams und zur Unterstützung der Personalplanung.
