Ajout de coûts au budget
Le module Budgets du système de gestion d'entreprise Flowtly vous permet de suivre et de gérer vos dépenses en associant des coûts à des budgets spécifiques. Vous pouvez ajouter des coûts de plusieurs manières, notamment en ajoutant des transactions individuelles, en liant des contractants, en associant des projets et en joignant des factures. Vous trouverez ci-dessous les détails pour chaque méthode :
Ajout d'une transaction individuelle au budget
Pour associer une transaction individuelle à un budget, suivez ces étapes :
1. Rendez-vous dans la section Transactions de l'application.
2. En haut de la page, sélectionnez le compte bancaire pertinent dans le menu déroulant. Cela filtrera et affichera les transactions associées au compte choisi.
3. Localisez la transaction que vous souhaitez associer à un budget dans la liste.
4. Sur la ligne de la transaction, repérez le champ « Ajouter au budget » et sélectionnez le budget souhaité dans le menu déroulant.
Les modifications sont enregistrées automatiquement, et la transaction sera liée au budget sélectionné. Elle sera reflétée dans le sommaire du budget et le tableau des coûts sous le mois correspondant à la transaction. De plus, vous pouvez spécifier le montant exact à associer au budget. Si aucun montant n'est fourni, le montant total de la transaction sera lié par défaut.
Lier un contractant à un budget
Lier un contractant à un budget spécifique permet de suivre et de gérer les dépenses liées à ce contractant directement dans le sommaire du budget et le tableau des coûts.
Pour associer un contractant à un budget :
1. Rendez-vous dans la section Contractants de l'application.
2. Localisez le contractant et cliquez sur l'icône Crayon pour passer en mode édition.
3. Sélectionnez le budget pertinent dans la liste déroulante du champ Budget.
4. Enregistrez vos modifications.
Une fois les modifications enregistrées, toutes les transactions associées au contractant seront automatiquement reflétées dans le sommaire du budget et le tableau des coûts du budget sélectionné.
Vous pouvez également lier un budget à un contractant lors de sa création.
Lier un projet (phase de projet) à un budget
Lier un projet ou sa phase à un budget spécifique permet un suivi et une gestion simplifiés des dépenses associées à ce projet ou à cette phase. De plus, les phases peuvent être assignées à un budget différent de celui de leur projet parent, offrant ainsi une flexibilité dans la planification et l'allocation financières.
Pour associer un projet à un budget :
1. Rendez-vous dans la section Projets de l'application.
2. Localisez le projet ou la phase souhaitée et cliquez sur le bouton "Accéder à la vue du projet".
3. Cliquez sur le bouton « Modifier le projet » situé en haut à droite de la page.
4. Dans la fenêtre modale qui apparaît, sélectionnez le budget pertinent dans la liste déroulante du champ Budget.
5. Enregistrez les modifications.
Une fois enregistrées, toutes les transactions liées au projet ou à la phase seront reflétées dans le sommaire et le tableau des coûts du budget associé.
Vous pouvez également lier un budget à un projet lors de la création de ce dernier.
Pour associer une phase de projet à un budget :
1. Rendez-vous dans la section Projets de l'application.
2. Localisez le projet ou la phase souhaitée et cliquez sur le bouton "Accéder à la vue du projet".
3. Cliquez sur le bouton « Modifier le projet » situé en haut à droite de la page.
4. Sélectionnez l'onglet Phases en haut de la page.
5. Cliquez sur l'icône Crayon pour ouvrir la fenêtre modale.
6. Sélectionnez le budget pertinent dans la liste déroulante du champ Budget.
7. Enregistrez les modifications.
Vous pouvez également lier un budget à une phase de projet directement lors de la création de cette dernière.
Remarque : Si un budget n'est pas encore planifié ou configuré, les coûts y seront tout de même associés et le système affichera une vue mensuelle par défaut dans le sommaire. Chaque méthode d'ajout de coûts garantit des mises à jour en temps réel dans le sommaire du budget, les graphiques et le tableau des coûts pour un meilleur suivi et une meilleure gestion.
Remarque : Les champs permettant d'ajouter des transactions, des contractants, des projets et des factures à un budget ne seront visibles et modifiables que pour les utilisateurs disposant du rôle approprié.
Lier une facture à un budget
Lier une facture à un budget permet de la suivre comme un revenu une fois qu'elle est réglée, assurant ainsi une visibilité claire des paiements dans le sommaire du budget. Les revenus sont marqués en vert dans le diagramme des coûts du budget pour une meilleure visibilité. Ceci est détaillé dans la section Factures
Exemples de cas d'utilisation
- Une entreprise doit suivre toutes les dépenses liées à sa 'Campagne marketing du 4ème trimestre'. Elle peut lier directement à ce budget les transactions spécifiques de dépenses publicitaires, les paiements aux contractants marketing et les coûts associés aux projets spécifiques à la campagne.
- Une entreprise de construction gère plusieurs projets de construction. En liant chaque phase de projet et les factures spécifiques des fournisseurs à des budgets dédiés 'Projet A' ou 'Projet B', elle assure une surveillance financière précise pour chaque construction.
- Une agence de conseil suit son budget 'Objectif de revenus clients'. Elle lie les factures clients entrantes à ce budget pour suivre les revenus par rapport à ses objectifs financiers en temps réel.
- Une organisation à but non lucratif gère des subventions. Elle lie les transactions de dépenses spécifiques et les coûts de projet à un budget 'Subvention X' pour assurer un suivi transparent et le respect des exigences de la subvention.
