Zarządzanie Transakcjami
Gdy klient lub inny podmiot opłaca fakturę, płatność jest rejestrowana na Twoim koncie bankowym, w tym również transakcje związane z kontrahentami. Wszystkie transakcje dostępne są po kliknięciu przycisku „Transakcja” dla wybranego konta bankowego.
Widok Transakcje zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym we wszystkie ruchy finansowe na połączonym koncie bankowym. Ta sekcja pomaga zespołom finansowym śledzić płatności, uzgadniać rozbieżności i monitorować przepływy pieniężne. Widok składa się z dwóch części: na górze prezentowana jest graficzna reprezentacja zmian salda w czasie, a poniżej znajduje się szczegółowy widok każdej transakcji.
Co pokazuje widok:
- Bieżące saldo: Wyświetla całkowite dostępne środki dla wybranego konta bankowego.
- Historia transakcji: Zawiera listę wszystkich przetworzonych i oczekujących transakcji.
- Opcje filtrowania: Umożliwia użytkownikom filtrowanie według zakresu dat, kontrahenta lub kwoty.
- Kolumna Załączniki: Informuje, czy do transakcji wymagane są dokumenty uzupełniające (np. faktury, paragony).
- Powiązanie z kontrahentem: Wskazuje brakujące dane kontrahenta, które wymagają uzupełnienia lub aktualizacji.
- Każdy kontrahent w tabeli ma klikalną ikonę z lewej strony, co umożliwia łatwe przejście do strony kontrahenta w celu sprawdzenia lub aktualizacji danych.
Po kliknięciu na konkretną transakcję, otwiera się boczny panel ze szczegółowymi opcjami zarządzania transakcjami. Ta funkcjonalność pozwala zespołom finansowym na efektywne przeglądanie i aktualizowanie poszczególnych transakcji.
Funkcje dostępne w bocznym panelu:
- Dodaj załącznik – Prześlij dokumenty uzupełniające, takie jak faktury, paragony czy umowy. Dla zachowania zgodności należy również wybrać Datę otrzymania.
- Dołącz oczekujące pliki – Jeśli dokumenty zostały już przesłane, ale nie są jeszcze powiązane z tą transakcją, można je tutaj dołączyć. Wystarczy znaleźć odpowiedni załącznik na liście i kliknąć przycisk „Dołącz”.
- Przypisz do budżetu – Połącz transakcję z konkretnym budżetem dla precyzyjnego śledzenia finansowego. Ta funkcja jest dostępna wyłącznie, gdy moduł Budżet jest aktywny.
Sekcja Szczegóły Transakcji Wybór kontrahenta – Przypisz lub zaktualizuj kontrahenta powiązanego z transakcją. Powiązany miesiąc – Zdefiniuj odpowiedni okres finansowy do celów raportowania. Kwota transakcji i saldo po transakcji – Wyświetla wpływ finansowy transakcji oraz zaktualizowane saldo konta.
Sekcja Załączniki Tutaj możesz przeglądać powiązane załączniki (o ile istnieją), pobierać je lub całkowicie usuwać w razie błędnego przypisania.
Istnieje możliwość bezpośredniego pobrania pliku MT940 w prawym górnym rogu widoku Transakcje w menu głównym. Po pobraniu pliku zostanie on automatycznie powiązany z wybranym kontem bankowym.
Transakcje dla Kontrahentów
Jak to działa?
Zapłać kontrahentowi za pośrednictwem swojego banku (poza Flowtly). Zachowaj potwierdzenie płatności lub szczegóły transakcji bankowej do celów uzgadniania. Aby odzwierciedlić płatność w Flowtly, zaimportuj wyciąg bankowy (plik MT940) do systemu. Flowtly automatycznie dopasuje płatności do kontrahenta na podstawie kwoty, tytułu płatności i danych kontrahenta. Jeśli Flowtly nie dopasuje transakcji automatycznie, możesz ręcznie przypisać ją do odpowiedniego kontrahenta, wybierając ją z listy transakcji oczekujących na przypisanie.
Przejdź do pozycji Kontrahenci w menu głównym i wybierz odpowiedniego kontrahenta. W zakładce Transakcje zostaną wyświetlone wszystkie płatności związane z tym kontrahentem. Ta zakładka zapewnia uporządkowany przegląd wszystkich transakcji finansowych związanych z konkretnym kontrahentem, ułatwiając śledzenie historycznych płatności, statusu załączników i trendów finansowych.
Kluczowe funkcje zakładki Transakcje kontrahenta:
- Przegląd graficzny – Wyświetla wizualne zestawienie transakcji w czasie.
- Szczegółowa lista transakcji – Pokazuje wszystkie transakcje powiązane z kontrahentem, w tym daty płatności, kwoty i statusy.
- Status załącznika – Wskazuje, czy do transakcji przypisano dokument (np. fakturę, potwierdzenie płatności).
- Analiza trendów finansowych – Pomaga monitorować wydatki kontrahenta w ujęciu miesięcznym i rocznym.
Po kliknięciu na transakcję otwiera się boczny panel ze szczegółowymi opcjami zarządzania transakcjami. Ta funkcjonalność pozwala zespołom finansowym na efektywne przeglądanie i aktualizowanie poszczególnych transakcji. Szczegóły opisane są w sekcji Funkcje dostępne w bocznym panelu.
Tutaj możesz również zarządzać załącznikami transakcji, podobnie jak w przypadku transakcji kont bankowych.
Transakcje dla Klientów
Jak to działa?
Aby odzwierciedlić płatności klientów w Flowtly, zaimportuj wyciąg bankowy (format MT940) do systemu (sekcja Transakcje w menu głównym). Flowtly automatycznie wykryje przychodzące płatności i spróbuje dopasować je do istniejących faktur dla klientów. Jeśli system znajdzie dopasowanie, przypisze transakcję do właściwej faktury w profilu klienta. Zakładka Płatności w profilu klienta zapewnia uporządkowany przegląd wszystkich wystawionych faktur i związanych z nimi płatności. Jeśli płatność nie zostanie dopasowana automatycznie, możesz przypisać ją ręcznie, znajdując fakturę w zakładce Płatności, a następnie klikając „Przypisz transakcję”. Otworzy się okno modalne z zaimportowanymi transakcjami, które nie zostały dopasowane lub których kwota nie została jeszcze w pełni wykorzystana. Możesz również wprowadzić tutaj kwotę transakcji.
Następnie transakcja zostanie dopasowana do faktury, a status płatności oraz kwota zostaną zaktualizowane. Możesz usunąć już przypisaną transakcję. Spowoduje to także ponowne przeliczenie statusu płatności i salda.
Przykładowe scenariusze użycia
- Uzgadnianie wyciągów bankowych: Łatwe dopasowywanie zaimportowanych transakcji bankowych z wewnętrznymi zapisami w celu zapewnienia, że wszystkie ruchy finansowe są uwzględnione, a rozbieżności szybko rozwiązywane.
- Śledzenie płatności kontrahentów: Monitorowanie wszystkich wychodzących płatności do kontrahentów, powiązanie ich z konkretnymi umowami lub projektami oraz upewnienie się, że wszystkie dokumenty uzupełniające, takie jak faktury lub potwierdzenia płatności, zostały dołączone.
- Zarządzanie wpływami od klientów: Automatyczne lub ręczne przypisywanie przychodzących płatności klientów do niezapłaconych faktur, aktualizowanie ich statusu płatności i utrzymywanie dokładnego przeglądu należności.
- Przygotowanie do audytu: Upewnienie się, że wszystkie transakcje mają przypisane niezbędne załączniki (faktury, paragony), co ułatwia szybsze audyty i weryfikacje zgodności dzięki scentralizowanej i uporządkowanej ewidencji.
