Tworzenie i edycja zasobów
Aby utworzyć nowy zasób, przejdź do ustawień, które znajdziesz pod ikoną koła zębatego, a następnie wybierz kafelek 'Właściwości'. W widoku głównym zobaczysz listę istniejących zasobów, pogrupowanych według typu. Rozwinięcie danej grupy pokaże listę wszystkich zasobów wraz z ich podstawowymi parametrami.
W górnej części strony znajdziesz pole „Limit dni rezerwacji”, które pozwala ustawić maksymalną liczbę dni dla rezerwacji o rozliczeniu dziennym.
Jako administrator lub menedżer zasobów, masz możliwość tworzenia nowych zasobów i zarządzania istniejącymi.
W głównej części widoku 'Właściwości' zobaczysz wcześniej utworzone zasoby. Możesz je edytować lub tworzyć nowe:
* Aby dodać nowy zasób, kliknij przycisk Dodaj zasób.
* Aby edytować istniejący zasób, kliknij ikonę ołówka znajdującą się obok każdego zasobu.
W obu przypadkach zostanie wyświetlony formularz zawierający wymagane i opcjonalne pola danych zasobu. Formularz ten zawiera wszystkie niezbędne pola do skonfigurowania dowolnego rodzaju zasobu (przedmiotu lub miejsca). Oprócz podstawowych pól, takich jak nazwa czy opis, możesz określić:
* Status - Dostępny/Sprzedany/Uszkodzony. Domyślnie zasoby nie mogą być usuwane, ale można je dezaktywować, zmieniając ich status.
* Typ - np. komputer, monitor, sala konferencyjna, sala spotkań itd.
* Widoczność - określa, czy zasób będzie widoczny dla pracowników na liście dostępnych do rezerwacji. Jeśli jest niewidoczny, może być przypisany tylko przez menedżera.
* Wielokrotność - definiuje minimalną jednostkę czasu oraz jego wielokrotności, na które zasób może być rezerwowany. Ta opcja jest dostępna tylko, gdy Typ rezerwacji jest ustawiony na Minuty.
* Wartość domyślna to 15 minut, ale można ją skonfigurować dla każdego zasobu (na przykład 5, 10, 15 lub 30 minut).
* Wielokrotność nie może przekroczyć 30 minut.
* Zarówno zmiana rozmiaru metodą „przeciągnij i upuść”, jak i ręczne wprowadzanie danych poprzez selektor czasu, są zgodne z zdefiniowanym interwałem.
* Siatka rezerwacji jest dostosowana do zdefiniowanej wielokrotności, aby zapewnić spójność.
* Typ rezerwacji - Minuty, Godziny, Stała. Np. 1 dzień, 15 minut itd. Typ rezerwacji stałej oznacza, że zasób jest przypisany do pracownika na stałe, bez określonego terminu zakończenia.
* Lokalizacja - określa, gdzie znajduje się zasób. Lokalizacje można dodawać lub modyfikować w ustawieniach, pod ikoną koła zębatego, w kafelku 'Lokalizacje'.
* Numer seryjny - przydatne pole dla przedmiotów takich jak sprzęt komputerowy, aby je jednoznacznie identyfikować.
* Gwarancja do - przydatne do celów organizacyjnych.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zapisać zasób. Po zapisaniu możesz przesłać obraz zasobu. Miniatura obrazu (ikona) będzie wyświetlana w większości list. Większa wersja obrazu jest wyświetlana, na przykład, podczas procesu rezerwacji zasobu przez pracownika.
Po zapisaniu zostanie aktywowana zakładka Komponenty, umożliwiająca wybranie istniejących zasobów do powiązania z nowo utworzonym zasobem.
Edycja istniejącego zasobu
Edycja istniejącego zasobu pozwala menedżerom aktualizować jego szczegóły i upewnić się, że wszystkie istotne informacje są dokładne i aktualne. Aby edytować zasób, wykonaj następujące kroki:
1. Przejdź do Ustawień organizacji z menu kontekstowego użytkownika.
2. Wybierz kafelek 'Właściwości'.
3. Zlokalizuj żądany zasób na liście.
4. Kliknij przycisk Edytuj (ikona ołówka) obok wybranego zasobu.
5. Zmodyfikuj dostępne opcje zgodnie z potrzebami. Możesz także ustawić obraz dla zasobu.
6. Kliknij Zapisz, aby zastosować zmiany.
Twoje zmiany zostaną wprowadzone natychmiast, a zasób będzie odzwierciedlać nowe szczegóły w całym systemie.
Przykładowe zastosowania
- Wdrażanie nowego sprzętu: Dodaj nowo zakupione laptopy, monitory lub specjalistyczne narzędzia do systemu, udostępniając je do rezerwacji pracownikom.
- Konfiguracja nowych przestrzeni spotkań: Utwórz wpisy dla nowych sal konferencyjnych, przestrzeni do krótkich spotkań lub pokoi projektowych, określając ich pojemność, typ rezerwacji i widoczność.
- Aktualizacja statusu zasobów: Oznacz uszkodzony projektor jako 'Uszkodzony' lub stary komputer jako 'Sprzedany', aby zapobiec dalszym rezerwacjom i utrzymać dokładny stan inwentarza.
- Dostosowywanie zasad rezerwacji: Zmodyfikuj wielokrotność rezerwacji dla współdzielonego zasobu, np. zmieniając minimalny czas rezerwacji konkretnego sprzętu laboratoryjnego z 15 minut na 5 minut, aby dostosować go do krótszych potrzeb użytkowania.
Powiązane strony
- Utwórz nową lokalizację
- Proces rezerwacji właściwości
- Rezerwacja właściwości
- Blokowanie możliwości rezerwacji
