Usługi wynajmu lokali

Flowtly umożliwia zarządzanie procesami związanymi z wynajmem lokali biurowych, miejsc parkingowych czy innych nieruchomości. Kluczowe obiekty, które należy skonfigurować w systemie, obejmują Pracowników, Zasoby, Zestawy atrybutów, Atrybuty, Projekty, Klientów i Kontrahentów.

Wymagane moduły

• Pracownicy: Do zarządzania personelem zaangażowanym w proces wynajmu.
• Czas pracy i projekty: Moduł Projekty służy do odwzorowania umów najmu i zarządzania nimi.
• Rezerwacja zasobów: Do śledzenia dostępności i rezerwacji wynajmowanych obiektów.

Moduły pomocnicze

• Umowy pracownicze: Do zarządzania kontraktami pracowników.
• Urlopy: Do zarządzania czasem wolnym pracowników.
• Budżetowanie: Do planowania i kontroli budżetów związanych z wynajmem.

Jak skonfigurować Organizację, aby rozliczać wynajem?

1. Dodaj pracowników.
2. Stwórz zestawy atrybutów.
3. Stwórz atrybuty i połącz je z zestawami.
4. Utwórz Zasoby.
5. Utwórz Projekty, które będą reprezentować umowy najmu.
6. Dodaj i połącz Klientów z odpowiednimi Projektami.
7. Uzupełnij wartości początkowe dla atrybutów typu Stan (np. liczniki).
8. Cyklicznie generuj faktury.

Dodawanie pracowników

Do pełnego wykorzystania funkcjonalności systemu w kontekście wynajmu niezbędne jest zdefiniowanie pracowników oraz ich ról. Należy wprowadzić wszystkich pracowników zaangażowanych w proces, takich jak osoby odpowiedzialne za finanse, umowy, kontakt z klientami, wprowadzanie danych (np. stanów liczników) czy wykonujące prace serwisowe.

Tworzenie zestawu atrybutów

Jeśli Twoja firma zarządza zasobami takimi jak lokale biurowe, miejsca parkingowe, magazyny czy inne obiekty przeznaczone do wynajmu, należy je odpowiednio sklasyfikować w systemie. Dla każdej grupy podobnych obiektów utwórz oddzielny Zestaw atrybutów zgodny z ich typem. Umożliwi to rozróżnianie atrybutów potrzebnych do wyliczania cen oraz grupowanie zasobów. Dobrą praktyką jest tworzenie oddzielnych zestawów dla obiektów, które mogą mieć różne ceny lub metody rozliczania (np. miejsca parkingowe naziemne i podziemne).
Przykładowe zestawy atrybutów:
* Lokal biurowy
* Lokal użytkowy
* Miejsce parkingowe naziemne
* Miejsce parkingowe podziemne
* Magazynek/Pomieszczenie gospodarcze
* Pomieszczenie techniczne
* Studzienka teletechniczna

Tworzenie atrybutów i podłączanie ich do zestawu

Każdy Zestaw atrybutów może mieć niezależne atrybuty typu Liczba (numeryczne), Tekst (tekstowe) lub Stan (dla liczników). Aby rozliczać zużycie energii elektrycznej, utwórz Atrybut „Licznik energii elektrycznej” jako typ Stan, a następnie podłącz go do wybranego zestawu, np. „Lokal Biurowy”. Dzięki temu system będzie mógł zliczać zużycie dla danego najmu.
Przykładowe atrybuty dla zestawów:
* Lokal biurowy
* Powierzchnia [Liczba]
* Licznik energii elektrycznej [Stan]
* Licznik wody zimnej [Stan]
* Licznik wody ciepłej [Stan]
* Lokal użytkowy
* Powierzchnia [Liczba]
* Licznik energii elektrycznej [Stan]
* Licznik wody zimnej [Stan]
* Licznik wody ciepłej [Stan]
* Miejsce parkingowe naziemne
* Miejsce parkingowe podziemne
* Magazynek/Pomieszczenie gospodarcze
* Powierzchnia [Liczba]
* Licznik energii elektrycznej [Stan]
* Pomieszczenie techniczne
* Powierzchnia [Liczba]
* Licznik energii elektrycznej [Stan]
* Studzienka teletechniczna
* Licznik energii elektrycznej [Stan]

Tworzenie Zasobów

Dla każdego fizycznego obiektu przeznaczonego do wynajmu należy utworzyć jego odpowiednik w systemie Flowtly. Liczba Zasobów w systemie powinna odpowiadać rzeczywistej liczbie obiektów.
Przykładowe Zasoby:
* Lokale biurowe oznaczone kolejnymi numerami z przedrostkiem „B”, np. „B1”, „B2” itd.
* Lokale użytkowe oznaczone kolejnymi numerami z przedrostkiem „U”, np. „U1”, „U2” itd.
* Miejsca parkingowe naziemne „PN1”, „PN2” itd.
* Miejsca parkingowe podziemne „PP1”, „PP2” itd.
* Magazynki/Pomieszczenia gospodarcze „S1”, „S2” itd.
* Pomieszczenia techniczne „PT1”, „PT2” itd.
* Studzienki teletechniczne „ST1”, „ST2” itd.

Tworzenie Projektów jako najmów

Umowa najmu z klientem jest odwzorowywana w Flowtly za pomocą Projektu. Każdy Projekt (najem) może zawierać dowolną liczbę Zasobów. Decyzja o przypisaniu wielu Zasobów do jednego Projektu zależy od kryterium ceny za jednostkę. Jeśli w ramach jednej umowy (aneksu) ceny dla poszczególnych Zasobów (np. za m² powierzchni) są takie same, można podłączyć je do istniejącego Projektu. Jeśli cena nowego Zasobu różni się, lub przewiduje się niezależne zmiany cen w przyszłości, należy utworzyć nowy Projekt. Aby utrzymać grupowanie 1 najem = 1 klient, można skorzystać z opcji utworzenia Fazy najmu, która pozwala na przypisanie różnych cen dla tej samej jednostki (np. m²) w ramach jednego Projektu.
Przykładowe konfiguracje Projektów (najmów):
* Najem dla klienta A:
* Lokal biurowy B1 oraz B2 z ceną 50 zł za 1m² (ustaw cenę dla Zestawu „Lokal biurowy”, dla Atrybutu „Powierzchnia”).
* Miejsca parkingowe naziemne liczone za sztukę z ceną 200 zł (ustaw cenę dla Zestawu „Miejsce parkingowe naziemne”, bez wybierania atrybutu).
* Najem dla klienta B:
* Lokal użytkowy U1 z ceną 55 zł za 1m² (ustaw cenę dla Zestawu „Lokal użytkowy”, dla Atrybutu „Powierzchnia”).
* 10 miejsc parkingowych naziemnych liczonych za sztukę z ceną 200 zł (ustaw cenę dla Zestawu „Miejsce parkingowe naziemne”, bez wybierania atrybutu).
* 5 miejsc parkingowych podziemnych liczonych za sztukę z ceną 300 zł (ustaw cenę dla Zestawu „Miejsce parkingowe podziemne”, bez wybierania atrybutu).

Konfiguracja Klientów

Do automatycznego rozliczania najmu należy wprowadzić wszystkich swoich Klientów do systemu, uwzględniając ich adresy e-mail, na które będą wysyłane faktury.

Wartości początkowe atrybutów

Przed rozpoczęciem najmu, zwłaszcza dla rozliczeń opartych na zużyciu, należy wprowadzić początkowe wartości liczników (Atrybutów typu Stan). Wartości te powinny być uzupełnione najlepiej na dzień poprzedzający rozpoczęcie najmu, aby nowy najemca był rozliczany za faktyczne zużycie od momentu objęcia lokalu.

Tworzenie zbiorczych cyklicznych faktur

Proces wystawiania faktur w Flowtly może być zautomatyzowany. W widoku generowania faktur, oprócz możliwości wystawienia pojedynczej faktury, dostępna jest opcja wystawiania faktur zbiorczo. Widok ten opiera się na aktywnych Projektach/usługach. W pierwszej kolejności wybierasz Projekty, dla których chcesz wystawić faktury, a następnie masz możliwość wprowadzenia ewentualnych korekt do poszczególnych pozycji na fakturze. Po weryfikacji możesz zbiorczo wygenerować faktury, a w ostatnim kroku wysłać je do Klientów.

Przykłady zastosowań

• Automatyczne rozliczanie miesięcznego czynszu za powierzchnie biurowe w oparciu o zdefiniowaną powierzchnię (Atrybut typu Liczba) oraz zużycie mediów (Atrybuty typu Stan dla liczników).
• Zarządzanie umowami najmu dla różnorodnych typów nieruchomości (biura, parkingi, magazyny) w ramach oddzielnych Projektów, co pozwala na stosowanie zróżnicowanych modeli cenowych dla poszczególnych Zasobów lub Zestawów atrybutów.
• Automatyczne generowanie i wysyłanie cyklicznych faktur do wielu Klientów za zróżnicowane usługi najmu, w tym opłaty stałe i rozliczenia za zużycie mediów.
• Monitorowanie dostępności wynajmowanych Zasobów oraz ich obecnych najemców za pomocą modułu Rezerwacja zasobów.

Powiązane strony

• Przypadki użycia

Trasy aplikacji

Brak dostępnych tras aplikacji dla tej strony.