Integracja z Kalendarzem Google

Nieobecności zarejestrowane w Flowtly mogą być automatycznie synchronizowane z Kalendarzem Google. Wszystkie nieobecności zostaną automatycznie dodane do kalendarza, gdy tylko zostaną zatwierdzone lub utworzone przez menedżera. Integracja działa podobnie również w przypadku zmian i usunięć. Wymaga ona modyfikacji ustawień organizacji Google Workspace oraz konfiguracji kalendarza w Flowtly. Cały proces można zrealizować w kilku prostych krokach.

Ustawienia organizacji Google Workspace

W pierwszej kolejności należy skonfigurować globalne ustawienia organizacji, aby zezwolić zewnętrznym usługom na zarządzanie wydarzeniami w kalendarzach dodatkowych. Krok ten jest niezbędny, ponieważ Twój kalendarz musi zostać udostępniony usłudze zewnętrznej, która będzie nim zarządzać. Aby to zrobić, przejdź do ustawień: Google Workspace 🔗
1. W głównym menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Aplikacje”
2. Następnie przejdź do sekcji „Google Workspace”
3. Wybierz „Kalendarz”
4. Rozwiń sekcję „Ustawienia ogólne”, klikając strzałkę po prawej stronie
5. Edytuj parametr „Opcje udostępniania kalendarzy dodatkowych poza organizacją” i wybierz opcję „Dowolne informacje mogą być udostępniane, a osoby spoza organizacji mogą wprowadzać zmiany w kalendarzu”
6. Zapisz zmiany. Pamiętaj, że ich wdrożenie może potrwać kilka minut.
1.00

Tworzenie kalendarza dodatkowego

Integracja opiera się na tzw. „kalendarzu dodatkowym”, który zostanie udostępniony zewnętrznej usłudze — w tym przypadku Flowtly. W związku z tym należy utworzyć nowy, dodatkowy kalendarz i udostępnić go usłudze Flowtly. Aby to zrobić, przejdź do ustawień. Kalendarz Google 🔗
1. Otwórz menu ustawień u góry strony (ikona koła zębatego), a następnie wybierz opcję „Ustawienia”
2. W menu po lewej stronie otwórz sekcję „Dodaj kalendarz”
3. Następnie wybierz „Utwórz nowy kalendarz”
4. W polu „Nazwa” wprowadź nazwę swojego kalendarza, np. „Flowtly Urlopy”
5. Kliknij przycisk „Utwórz kalendarz”
6. Po chwili nowy kalendarz pojawi się w sekcji „Ustawienia moich kalendarzy” po lewej stronie

Udostępnianie kalendarza Flowtly

Aby aplikacja mogła synchronizować dane, musi mieć dostęp do kalendarza. Aby to zrobić, przejdź do ustawień Kalendarza Google 🔗, a następnie:
1. Z sekcji „Ustawienia moich kalendarzy” po lewej stronie wybierz kalendarz, który chcesz udostępnić
2. Następnie wybierz „Udostępnij wybranym osobom”
3. W tej sekcji kliknij przycisk „+ Dodaj osoby i grupy”
4. Otworzy się okno, w którym należy wpisać adres e-mail usługi Flowtly: flowtlycalendar@flowtlycalendar.iam.gserviceaccount.com
5. W drugim polu wybierz opcję „Wprowadzanie zmian w wydarzeniach”
6. Kliknij przycisk „Wyślij”, aby udostępnić kalendarz usłudze Flowtly
1.00

W tej sekcji ustawień Kalendarza Google należy pobrać unikalny identyfikator kalendarza, który będzie potrzebny w kolejnym kroku. Znajduje się on w sekcji „Integracja kalendarza”.

Dodawanie identyfikatora kalendarza w Flowtly

Aby usługa Flowtly wiedziała, którego kalendarza użyć do tworzenia i modyfikowania wpisów, należy wskazać jej odpowiedni kalendarz. Odbywa się to na podstawie unikalnego identyfikatora kalendarza, który został pobrany w poprzednim kroku z ustawień Kalendarza Google. Przejdź do Flowtly 🔗, a następnie:
1. Z menu użytkownika przejdź do ustawień
2. Następnie w sekcji „Ustawienia organizacji” wybierz „Kalendarz Google”
3. W polu CalendarID wklej wcześniej skopiowany identyfikator
4. Zapisz zmiany
5. Włącz opcję „Połącz urlopy z Kalendarzem Google”
Od teraz nowo utworzone nieobecności w Flowtly będą automatycznie synchronizowane z Twoim Kalendarzem Google. Możesz ustawić swój kalendarz w trybie tylko do odczytu (read-only), co pozwoli na udostępnianie tych informacji w całej organizacji.

Przykładowe zastosowania

Automatyczna widoczność nieobecności: Automatyczne aktualizowanie Kalendarza Google o zatwierdzone nieobecności pracowników, zapewniające menedżerom i współpracownikom przejrzysty przegląd dostępności zespołu.
Uproszczone planowanie urlopów: Pracownicy mogą zobaczyć swoje zatwierdzone wnioski urlopowe bezpośrednio w osobistym Kalendarzu Google, co ułatwia planowanie osobiste i zespołowe.
Informowanie o dniach wolnych w całej firmie: Udostępnij kalendarz z integracją w trybie tylko do odczytu (read-only) w całej organizacji, aby wszyscy byli na bieżąco z nadchodzącymi świętami państwowymi lub zamknięciami firmy zarządzanymi w Flowtly.
Mniej ręcznych aktualizacji: Wyeliminuj konieczność ręcznego wprowadzania danych do Kalendarza Google dotyczących urlopów i nieobecności, redukując obciążenie administracyjne i liczbę błędów.

Powiązane strony

Ścieżki w aplikacji

Urlopy