Zarządzanie urlopami
Jako menedżer masz możliwość przeglądania przychodzących wniosków urlopowych oraz zaakceptowania lub odrzucenia ich jednym kliknięciem. W menu głównym znajduje się dedykowana pozycja: Zarządzanie urlopami. W zarządzaniu urlopami dostępne są dwa widoki, które ułatwią Ci pracę. Pierwszym z nich jest zakładka Wnioski urlopowe. To tutaj wyświetlane są wszystkie złożone wnioski o urlop.
Ta sekcja zawiera kluczowe informacje o każdym wniosku, w tym:
- Pracownik: Imię i nazwisko pracownika składającego wniosek o urlop.
- Typ urlopu: Określa rodzaj wniosku o urlop.
- Opis: Krótkie wyjaśnienie lub dodatkowe szczegóły podane przez pracownika (pole może być puste, jeśli skonfigurowano je jako opcjonalne).
- Okres: Daty rozpoczęcia i zakończenia wnioskowanego urlopu.
- Czas trwania: Całkowity czas trwania urlopu, podany w godzinach.
- Status: Aktualny status wniosku (np. Oczekujący – w przypadku braku akceptacji; lub Zaakceptowany 1/2, Zaakceptowany 2/3 – jeśli wymaganych jest wiele akceptacji).
- Szczegóły (ikona strzałki): Kliknięcie ikony strzałki otwiera panel boczny ze szczegółowymi informacjami o wybranym urlopie. Ten widok pełni funkcję zarówno panelu informacyjnego, jak i centrum działań dla osób akceptujących.
Panel boczny zawiera:
* Imię i nazwisko pracownika oraz jego awatar
* Okres urlopu: wyraźnie wskazuje daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu, wraz z łączną liczbą wnioskowanych godzin lub dni.
* Aktualny bilans urlopowy oraz bilans po uwzględnieniu wnioskowanego urlopu
* Typ urlopu i opis (jeśli został podany)
* Ścieżka akceptacji: wyświetla listę osób akceptujących, jeśli wymagana jest więcej niż jedna akceptacja.
Mechanizm akceptacji
Jeśli wymagana jest tylko jedna akceptacja (tj. liczba akceptacji wynosi 1), pierwsza osoba akceptująca wniosek zakończy cały proces akceptacji:
- Status wniosku zmienia się z „Oczekujący” na „Zaakceptowany”.
- Wniosek jest automatycznie przenoszony do zakładki Historia urlopów.
- Osoba akceptująca widzi przyciski „Akceptuj” i „Odrzuć”.
Jeśli wymaganych jest wiele akceptacji:
- Po akceptacji przez bieżącego użytkownika przyciski akcji przestają być widoczne.
- Urlop pozostaje w zakładce Wnioski urlopowe do momentu uzyskania wszystkich wymaganych akceptacji.
- Wniosek jest przenoszony do Historii urlopów dopiero po uzyskaniu wszystkich wymaganych akceptacji.
Zapewnia to pełną przejrzystość w wielopoziomowych procesach akceptacyjnych, upraszczając jednocześnie akceptacje jednostopniowe.
Wszystkie w pełni zaakceptowane urlopy są wyświetlane w zakładce Historia urlopów. Trwające urlopy wyróżnione są niebieskim tłem, co ułatwia ich identyfikację. Zakładki Wnioski urlopowe i Historia urlopów można filtrować według pracownika i typu urlopu.
Menedżerowie mają możliwość zarządzania już zaakceptowanymi wnioskami urlopowymi bezpośrednio z zakładki Historia urlopów. Po otwarciu zaakceptowanego urlopu konkretnego pracownika:
Funkcjonalność edycji
Po kliknięciu opcji „Edytuj urlop” w panelu bocznym, pojawia się standardowe okno edycji urlopu.
Okno umożliwia menedżerowi:
- Zmianę typu urlopu.
- Dostosowanie opisu.
- Zmianę czasu trwania urlopu (tj. zakresu dat i godzin).
Uwaga: Nie jest możliwe zmienianie pracownika podczas edycji już utworzonego urlopu.
Bilans urlopowy, wyświetlany w oknie edycji, aktualizuje się dynamicznie w zależności od modyfikowanego czasu trwania. Po zapisaniu zmian, szczegóły urlopu i bilans urlopowy są odpowiednio aktualizowane.
Funkcjonalność usuwania
Menedżerowie mogą również kliknąć przycisk „Usuń urlop”, aby usunąć urlop.
Pojawi się okno dialogowe z pytaniem: „Czy na pewno chcesz usunąć ten urlop?”
Po potwierdzeniu (przycisk „Tak, kontynuuj”), urlop zostanie usunięty z systemu.
Jeśli usunięty urlop wcześniej pomniejszył bilans urlopowy pracownika, bilans zostanie automatycznie przeliczony i zaktualizowany, odzwierciedlając wprowadzoną zmianę.
Zapewnia to pełną elastyczność i dokładność w zarządzaniu ewidencją urlopów, zapewniając bieżące śledzenie dostępnych dni wolnych pracowników.
Tworzenie urlopu w imieniu pracownika
Jako menedżer, masz również możliwość tworzenia urlopów w imieniu dowolnego aktywnego pracownika, korzystając z przycisku Dodaj urlopy znajdującego się w prawym górnym rogu. Urlopy te zostaną automatycznie zaakceptowane, niezależnie od ustawionej liczby wymaganych akceptacji.
Aby utworzyć urlop w imieniu pracownika, wykonaj następujące kroki:
1. Przejdź do pozycji Zarządzanie urlopami w menu głównym.
2. Kliknij przycisk Dodaj urlopy.
3. Wybierz pracownika z listy rozwijanej.
4. Wybierz typ urlopu.
5. Podaj krótki opis lub powód urlopu (opcjonalne, jeśli w ustawieniach zostało oznaczone jako niewymagane).
6. Wybierz dzień lub okres urlopu w kalendarzu, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść.
7. Zapisz urlop, klikając przycisk „Utwórz urlop”.
Uwaga: Po wybraniu typu urlopu, pole opisu zostanie oznaczone jako wymagane lub pozostanie opcjonalne, w zależności od ogólnych ustawień urlopów.
Uwaga: Masz również możliwość wyboru określonej liczby godzin (od 1 do 7) w polu Godziny, jeśli czas wolny jest krótszy niż cały dzień roboczy.
Uwaga: Poniżej formularza znajduje się sekcja podsumowania, zawierająca aktualny bilans urlopowy, okres urlopu (np. 4 godziny) oraz zaktualizowany bilans po zapisaniu urlopu. Zapewnia to przejrzysty podgląd wpływu utworzonego urlopu na pozostały bilans.
Urlop zostanie automatycznie wyświetlony w zakładce Historia urlopów z możliwością edycji lub usunięcia.
Planer urlopów
Zakładka Planer urlopów w module Zarządzanie urlopami zapewnia wizualny widok kalendarza wszystkich zatwierdzonych nieobecności w organizacji, pomagając menedżerom i zespołom w planowaniu pracy, uwzględniającym dostępność pracowników.
Na standardowym ekranie komputera stacjonarnego planer wyświetla 30-dniowy widok, począwszy od bieżącego dnia. Ułatwia to menedżerom szybkie śledzenie zarówno nadchodzących, jak i bieżących urlopów.
Planer urlopów zawiera:
- Interaktywny widok kalendarza – Umożliwia przeglądanie zaplanowanych urlopów pracowników.
- Szybkie dodawanie urlopu – Możesz dodać urlop, klikając pusty kafelek dnia lub korzystając z funkcji przeciągnij i upuść.
- Przebieg akceptacji – Akceptuj lub odrzucaj oczekujące wnioski o urlop.
- Edycja i usuwanie – Modyfikuj lub usuwaj zatwierdzone urlopy w razie potrzeby.
- Widoczność oczekujących akceptacji – Wnioski wymagające dodatkowych akceptacji są oznaczane jako oczekujące, wraz z odpowiednimi szczegółami.
Dodawanie urlopu w Planerze urlopów
- Kliknij pusty kafelek dnia w planerze.
- Alternatywnie, użyj funkcji przeciągnij i upuść, aby określić czas trwania urlopu.
- Wypełnij wymagane szczegóły urlopu (np. typ urlopu, czas trwania, opis).
- Kliknij przycisk „Utwórz urlop”.
Urlop pojawi się w planerze i we wszystkich innych odpowiednich widokach jako już zatwierdzony.
Edycja lub usuwanie zatwierdzonego urlopu
- Kliknij na już zatwierdzony urlop.
- Modyfikuj szczegóły, klikając odpowiedni przycisk w pojawiającym się panelu bocznym.
- Użyj opcji „Usuń urlop”, aby usunąć urlop w razie potrzeby.
Akceptowanie lub odrzucanie wniosku urlopowego
- Jeśli wniosek oczekuje na akceptację, będzie wizualnie wyróżniał się w kalendarzu na tle zatwierdzonych urlopów.
- Jako menedżer urlopów, możesz:
- Kliknąć wniosek, aby wyświetlić szczegóły.
- „Zaakceptować” lub „Odrzucić” wniosek, klikając odpowiedni przycisk.
- Jeśli wymagane są dalsze akceptacje, wniosek pozostanie oczekujący do czasu uzyskania wszystkich niezbędnych akceptacji.
Użyj filtrów, aby wyświetlić konkretnych pracowników.
Planer urlopów upraszcza zarządzanie urlopami, zapewniając łatwy w obsłudze i przejrzysty system śledzenia. Dzięki możliwości filtrowania według konkretnych pracowników, menedżerowie mogą zapewnić płynne planowanie urlopów, jednocześnie zapewniając optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich.
Przykładowe przypadki użycia
- Akceptowanie oczekujących wniosków: Szybko przeglądaj, akceptuj lub odrzucaj wiele wniosków o urlop złożonych przez członków Twojego zespołu.
- Tworzenie urlopu dla pracownika: Dodaj dzień chorobowy lub urlop specjalny w imieniu pracownika, który nie może złożyć wniosku samodzielnie.
- Dostosowywanie zatwierdzonego urlopu: Modyfikuj daty lub czas trwania już zatwierdzonego urlopu, gdy plany ulegną zmianie, zapewniając dokładność w ewidencji urlopów.
- Wizualizacja dostępności zespołu: Użyj Planera urlopów, aby uzyskać kompleksowy przegląd dostępności pracowników, co pomaga w planowaniu zasobów ludzkich.
