Widok Projektu
Aby przeglądać i zarządzać konkretnym projektem lub fazą, przejdź do jego dedykowanego widoku. Z listy projektów możesz przejść do widoku projektu, klikając przycisk „Przejdź do widoku projektu”, aby uzyskać dostęp do strony, gdzie informacje są dostępne w zakładkach: Przegląd, Pracownicy, Fazy i Rentowność. Alternatywnie, możesz przejść bezpośrednio do strony projektu lub fazy, klikając jej nazwę na Liście Projektów.
Zakładka Przegląd
Zakładka Przegląd zawiera centralne podsumowanie kluczowych informacji o projekcie, jego strukturze i kontrolach administracyjnych. Zaprojektowano ją z myślą o przejrzystości i szybkim zarządzaniu przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.
Sekcja Budżety
Jeśli moduł budżetowania jest aktywny dla Twojej organizacji, możesz zarządzać budżetami przypisanymi do projektu w zakładce Przegląd.
W tej sekcji znajduje się lista wszystkich budżetów powiązanych z projektem.
Projekt może być powiązany z wieloma budżetami.
Edycja budżetów nie jest możliwa bezpośrednio z tego miejsca, ale:
- Kliknięcie kafelka budżetu przekierowuje do strony szczegółów budżetu.
- Kliknięcie „Przejdź do budżetu” przeniesie Cię do listy budżetów.
Możesz usunąć przypisany budżet, klikając ❌ na kafelku.
Aby połączyć projekt/fazę z budżetem, kliknij przycisk „Dodaj nowy” w prawym górnym rogu sekcji Budżety i wybierz z listy istniejących budżetów. Po zapisaniu budżet pojawi się w tej sekcji.
Uwaga: Projekty i fazy mogą być powiązane z różnymi budżetami. Dodatkowo, jeśli chcesz, aby każda faza projektu była powiązana z tym samym budżetem co projekt nadrzędny, będziesz musiał przypisać go ręcznie do każdej fazy projektu.
Sekcja Notatki
Do każdego projektu można dodać jedną ogólną notatkę.
Kliknij „Dodaj notatkę”, aby dodać notatkę po raz pierwszy.
Aby edytować istniejącą notatkę, po prostu kliknij w obszar notatki, wprowadź zmiany i naciśnij Enter, aby zapisać.
Gdy notatka jeszcze nie istnieje, pojawi się informacja o braku notatek z komunikatem „Brak notatek dla projektu”.
Zakładka Pracownicy
W zakładce Pracownicy możesz zarządzać zespołem przypisanym do projektu.
Aby dodać pracownika:
1. Kliknij przycisk „Dodaj pracownika”: Otworzy się formularz wyboru i przypisania pracownika.
2. Wybierz pracownika: Wybierz pracownika z listy.
3. Przypisz rolę: Określ rolę pracownika w projekcie.
4. Zapisz: Pracownik pojawi się na liście.
Uwaga: Każdą rolę możesz przypisać pracownikowi tylko raz. Jednak jeden pracownik może pełnić kilka ról w tym samym projekcie (np. 1 pracownik może być jednocześnie Menedżerem ds. księgowości i Liderem technicznym). Jeśli dana rola została już przypisana pracownikowi, nie będzie ona już widoczna na liście dostępnych ról.
Po zapisaniu pracownik pojawi się na liście pracowników. Możesz również zmodyfikować wcześniej przypisaną rolę, klikając przycisk „Edytuj pracownika”, oraz usunąć pracownika z projektu, klikając ikonę kosza i potwierdzając usunięcie.
Zakładka Fazy
Faza w Flowtly to niezależna jednostka w ramach projektu nadrzędnego. Funkcjonuje z tą samą funkcjonalnością co projekt, ale posiada własne, niezależne ustawienia, takie jak:
- Niezależne budżety – Każda faza może mieć własny budżet.
- Odrębne daty rozpoczęcia i zakończenia – Faza może mieć odmienną oś czasu niż jej projekt nadrzędny.
- Odrębne przypisania pracowników – Pracownicy mogą być przypisani do konkretnej fazy lub projektu nadrzędnego.
Fazy umożliwiają lepszą organizację złożonych projektów, dzieląc je na łatwe w zarządzaniu sekcje, jednocześnie utrzymując całą powiązaną pracę w ramach jednej głównej struktury projektu.
### Jak utworzyć Fazę
Istnieją dwa sposoby tworzenia fazy w ramach projektu:
1. Tworzenie fazy ze strony projektu
1. Przejdź do dedykowanej strony projektu.
2. Przejdź do zakładki Fazy.
3. Kliknij „Dodaj fazę projektu”.
4. Wypełnij następujące pola formularza:
- Nazwa (Wymagane)
- Typ (Stała cena, Wewnętrzny, Niepodlegający fakturowaniu, Czas i Materiał)
- Data rozpoczęcia (Opcjonalnie)
- Data zakończenia (Opcjonalnie)
5. Kliknij Zapisz.
Po zapisaniu faza pojawi się pod projektem nadrzędnym na Liście Projektów.
2. Tworzenie fazy ze strony listy projektów
1. Kliknij „Dodaj projekt” w prawym górnym rogu strony Listy Projektów.
2. Wypełnij formularz tworzenia projektu, postępując zgodnie ze standardową procedurą.
3. Przejdź do trybu edycji nowo utworzonego projektu.
4. Wybierz dla niego projekt nadrzędny.
5. Zapisz zmiany.
Projekt stanie się wówczas fazą wybranego projektu nadrzędnego.
Dostęp Pracowników i Rejestracja Czasu
Zasady przypisywania pracowników i rejestrowania czasu zależą od tego, czy faza została utworzona od podstaw, czy też przekształcona z istniejącego projektu.
1. Gdy nowa faza zostanie utworzona w ramach projektu nadrzędnego
- Wszyscy pracownicy przypisani do projektu nadrzędnego zostaną automatycznie przypisani do tej fazy.
- Pracownicy mogą rejestrować czas zarówno w ramach projektu nadrzędnego, jak i fazy.
2. Gdy oddzielny projekt staje się fazą innego projektu
- Pracownicy przypisani do projektu nadrzędnego uzyskają dostęp do tej fazy.
- Pracownicy, którzy byli przypisani wyłącznie do fazy przed jej przypisaniem, nie uzyskają dostępu do projektu nadrzędnego.
3. Gdy pracownik zostanie dodany tylko do fazy
- Pracownik będzie mógł rejestrować czas wyłącznie w ramach tej fazy.
- Pracownik nie będzie widoczny jako przypisany do projektu nadrzędnego.
4. Gdy pracownik zostanie dodany do projektu nadrzędnego
- Pracownik automatycznie uzyska dostęp do projektu nadrzędnego oraz wszystkich jego faz.
- Będą mogli rejestrować czas zarówno w ramach projektu nadrzędnego, jak i dowolnej z jego faz.
Kluczowe Wnioski
✅ Fazy działają jako niezależne jednostki, ale dziedziczą uprawnienia dostępu pracowników z projektu nadrzędnego.
✅ Jeśli pracownik ma pracować we wszystkich fazach projektu, przypisz go na poziomie projektu nadrzędnego.
✅ Jeśli pracownik ma pracować tylko nad konkretną fazą, dodaj go bezpośrednio do tej fazy.
Właściwe wykorzystanie faz pozwala lepiej strukturyzować złożone projekty i zapewnić płynną współpracę między zespołami, jednocześnie umożliwiając efektywne rozliczenia i zarządzanie zasobami.
Zakładka Rentowność
Zakładka Rentowność oferuje przejrzysty, wizualny i tabelaryczny przegląd wykorzystania zasobów oraz rozkładu kosztów dla każdego pracownika zaangażowanego w projekt. Ta sekcja pomaga administratorom śledzić, ile czasu członkowie zespołu poświęcili na projekt oraz jakie były związane z tym koszty pracy w określonym przedziale czasowym.
Kluczowe Funkcje
1. Selektor widoku metryk
W lewym górnym rogu znajduje się rozwijana lista oznaczona jako „Wyświetl na wykresie”, która pozwala użytkownikom przełączać się między dwoma trybami wyświetlania danych:
- Koszty pracowników: Prezentuje wartość pieniężną czasu zarejestrowanego przez pracowników (obliczoną na podstawie stawek wewnętrznych).
- Przepracowane godziny: Wyświetla łączną liczbę godzin i minut zarejestrowanych przez każdego pracownika w wybranym okresie.
2. Filtr dat
Obok selektora widoku znajduje się filtr „Data od/do”. Umożliwia wybór:
- Zdefiniowanych zakresów, takich jak „Ostatnie 6 miesięcy”
- Niestandardowego zakresu dat za pomocą kalendarza.
Wyświetlane dane dynamicznie dostosowują się do wybranego przedziału czasowego.
Wizualizacja Wykresu
Skumulowany wykres słupkowy podsumowuje dane w ujęciu miesięcznym, z podziałem na poszczególnych pracowników.
Po najechaniu kursorem na każdy segment słupka wyświetlany jest dymek zawierający:
- Imię i nazwisko pracownika
- Koszt lub zarejestrowany czas, w zależności od bieżącego widoku.
Szczegóły w Tabeli
Poniżej wykresu znajduje się szczegółowa tabela, która zawiera wszystkich członków zespołu projektowego wraz z ich indywidualnymi wartościami miesięcznymi:
- W widoku „Koszty pracowników”: Koszty są prezentowane w walucie klienta (np. 788,38 zł).
- W widoku „Przepracowane godziny”: Zarejestrowany czas jest wyświetlany w godzinach i minutach (np. 132h 30m).
Jeśli dla danego pracownika w danym miesiącu brak jest danych, wyświetlana jest kreska „–”.
Przykładowe przypadki użycia
- Menedżer projektu potrzebuje szybko zrozumieć status budżetu i kluczowe notatki dotyczące projektu przed spotkaniem z klientem.
- Menedżer operacji musi przypisać nowego członka zespołu do złożonego projektu i upewnić się, że ma on dostęp do wszystkich odpowiednich faz w celu rejestrowania czasu.
- Kontroler finansowy chce przejrzeć całkowite koszty pracy i godziny przepracowane przez pracowników w konkretnym projekcie w ostatnim kwartale, aby ocenić jego rentowność.
- Analityk biznesowy musi podzielić duży, długoterminowy projekt na odrębne fazy, z których każda ma własny budżet i harmonogram, w celu lepszego zarządzania i raportowania.
