Podwykonawcy
Moduł Podwykonawcy w Flowtly oferuje scentralizowaną listę wszystkich zewnętrznych dostawców, podwykonawców i usługodawców, z którymi współpracuje Twoja firma. Pomaga on śledzić informacje o podwykonawcach, kategoryzować wydatki i efektywnie zarządzać relacjami finansowymi. Rejestruj transakcje powiązane z podwykonawcami i dołączaj niezbędne dokumenty, zapewniając płynność operacyjną i przejrzystość finansową.
Podwykonawcy w Flowtly powinni być organizowani w Grupy podwykonawców, które służą do klasyfikacji różnych typów dostawców i podwykonawców. Zarządzanie tymi grupami odbywa się w Ustawieniach organizacji, w sekcji Grupy podwykonawców.
Każdy podwykonawca powinien być przypisany do konkretnej grupy na podstawie charakteru świadczonych usług. Aby zarządzać grupami podwykonawców:
- Przejdź do Ustawień organizacji.
- Wybierz kafelek Grupy podwykonawców.
- Kliknij przycisk „Dodaj grupę podwykonawców”, aby utworzyć nową kategorię.
- Wprowadź nazwę grupy i wybierz odpowiedni typ.
- Zapisz grupę, aby stała się dostępna do klasyfikacji podwykonawców.
Typy grup podwykonawców:
- Standardowi – Typowi podwykonawcy świadczący usługi.
- Przychody – Podwykonawcy, których usługi są związane z generowaniem przychodów.
- Dywidendy – Podwykonawcy związani z wypłatami dywidend.
- Wewnętrzni – Wewnętrzne rozliczenia kosztów.
Utworzona grupa podwykonawców może być w razie potrzeby edytowana.
Widok Podwykonawcy
Po wybraniu pozycji Podwykonawcy z głównego menu zobaczysz listę wszystkich istniejących podwykonawców, posortowanych według statusu. Widok ten pomaga śledzić informacje o podwykonawcach, kategoryzować wydatki i efektywnie zarządzać relacjami finansowymi.
Każdy wpis podwykonawcy zawiera:
- Nazwa – Oficjalna nazwa podwykonawcy.
- Grupa – Kategoria, do której należy podwykonawca (do wyboru będą wyłącznie wcześniej utworzone Grupy podwykonawców).
- Opis – Dodatkowe szczegóły dotyczące podwykonawcy (jeśli zostały uzupełnione).
- Przycisk Edytuj – Umożliwia aktualizację danych podwykonawcy.
Dodawanie nowego podwykonawcy
Aby dodać nowego podwykonawcę:
- Kliknij przycisk „Dodaj podwykonawcę” w prawym górnym rogu strony.
- Uzupełnij dane podwykonawcy, takie jak:
- Nazwa (Wymagane) – Oficjalna nazwa podwykonawcy lub dostawcy.
- NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) – Wykorzystywany do celów podatkowych i zapewnienia zgodności.
- Dopasuj wyrażenie regularne – Wzorzec służący do automatycznego przypisywania transakcji do tego podwykonawcy.
- Status (Wymagane) – Określa, czy podwykonawca jest aktywny, czy nieaktywny.
- Cykliczny – Jeśli opcja jest włączona, wskazuje na płatności cykliczne (np. miesięczne subskrypcje, wynagrodzenia).
- Stała kwota – Wskazuje na stałą kwotę dla płatności cyklicznych u tego podwykonawcy, w odróżnieniu od kwot zmiennych.
- Wymagaj załącznika – Jeśli zaznaczone, transakcje powiązane z tym podwykonawcą będą wymagały załączenia dokumentów (np. faktur, paragonów).
- Nie uwzględniaj w wykresie – Wyklucza transakcje tego podwykonawcy z wykresów kosztów w raportach.
- Pracownik odpowiedzialny – Przypisuje podwykonawcę do konkretnego pracownika wewnętrznego odpowiedzialnego za zarządzanie relacją.
- Grupa podwykonawców (Wymagane) – Kategoryzuje podwykonawcę w ramach predefiniowanej grupy.
- Kwota podatku – Określa wszelkie obowiązujące stawki podatku od płatności dla tego podwykonawcy.
- Termin płatności – Domyślny termin płatności stosowany dla tego podwykonawcy.
- Budżet – Przypisuje wydatki podwykonawcy do konkretnego, wcześniej utworzonego budżetu w celu śledzenia (opcja dostępna tylko, jeśli moduł Budżet jest aktywny).
- Opis – Dodatkowe informacje o podwykonawcy (np. warunki umowy, specjalne ustalenia).
- Zapisz podwykonawcę, aby stał się dostępny do wykorzystania w przyszłych transakcjach.
Po utworzeniu podwykonawca pojawi się na liście Aktywni lub Nieaktywni, w zależności od statusu wybranego podczas jego tworzenia.
Wykres kosztów
Dodatkowo, Wykresy kosztów można przeglądać, klikając dedykowany przycisk znajdujący się w pobliżu nagłówka na górze strony. Widok Wykresów kosztów w Flowtly przedstawia wizualne podsumowanie wydatków w podziale na różne grupy podwykonawców w czasie. Funkcja ta pomaga zespołom finansowym analizować wzorce wydatków, śledzić trendy kosztów i podejmować decyzje finansowe oparte na danych. Górna część widoku zawiera skumulowany wykres warstwowy, który przedstawia całkowite wydatki podwykonawców w czasie.
Kluczowe wnioski obejmują:
Ogólne trendy wydatków – Wysokość wykresu wskazuje na całkowite wydatki w danym okresie. Rozkład wydatków według kategorii – Różne kolory reprezentują różne grupy podwykonawców, co ułatwia identyfikację obszarów, gdzie ponoszone są największe koszty. Miesięczne wahania kosztów – Szczyty i spadki podkreślają zmiany w wydatkach, pomagając śledzić sezonowe trendy lub nieoczekiwane wzrosty kosztów.
Najechanie kursorem na wykres pozwala zobaczyć dokładne wartości dla każdej kategorii podwykonawców w danym miesiącu.
Poniżej wykresu znajduje się szczegółowa tabela przedstawiająca koszty według grup podwykonawców na przestrzeni wielu miesięcy. Każdy wiersz reprezentuje konkretną kategorię podwykonawcy, a kolumny wyświetlają miesięczne wydatki.
Kolumna Grupa podwykonawców – Zawiera nazwy różnych grup podwykonawców (np. B2B, Zewnętrzni, Sprzęt IT, Edukacja). Kolumny Koszty miesięczne – Prezentuje wydatki zarejestrowane miesięcznie dla każdej grupy podwykonawców. Wartości ujemne lub zerowe – Wskazuje zwroty, korekty lub brak zarejestrowanych transakcji w danej kategorii.
Edytuj podwykonawcę
Menedżerowie mogą również edytować istniejących podwykonawców. Widok edycji oferuje nie tylko możliwość edycji, ale także przeglądania i dołączania dokumentów oraz podgląd wszystkich transakcji związanych z danym podwykonawcą. Aby uzyskać dostęp do trybu edycji, wystarczy kliknąć przycisk Edytuj (ikonę ołówka) dla konkretnego podwykonawcy na liście.
Zakładka Przegląd
W zakładce Przegląd można przeglądać i aktualizować wszystkie informacje podane podczas tworzenia podwykonawcy.
Zakładka Dokumenty
Zakładka Dokumenty w profilu podwykonawcy umożliwia:
- Przesyłanie i przechowywanie umów z dostawcami, porozumień (NDA) oraz innych istotnych plików.
- Śledzenie dat wygaśnięcia w celu terminowego odnowienia umów.
- Przeglądanie, pobieranie i usuwanie dokumentów według potrzeb.
- Utrzymywanie zorganizowanej i bezpiecznej dokumentacji w celu zapewnienia zgodności oraz przygotowania do audytu.
Każdy wpis dokumentu zawiera następujące kolumny:
Typ – Określa kategorię dokumentu (np. Umowa z dostawcą, NDA). Notatki – Dodatkowe uwagi dotyczące dokumentu. Data wygaśnięcia – Pole służące do śledzenia ważności umowy (Data wygaśnięcia może być ustawiona tylko wtedy, gdy została oznaczona jako dostępna dla danego typu dokumentu w ustawieniach organizacji). Dołączony plik – Umożliwia pobieranie lub podgląd przesłanego dokumentu. Opcje edycji i usuwania – Umożliwia modyfikację lub usunięcie dokumentów.
Aby dodać nowy dokument podwykonawcy:
- Kliknij przycisk „Dodaj dokument” w prawym górnym rogu.
- Uzupełnij wymagane pola:
- Typ dokumentu – Wybierz spośród wcześniej utworzonych typów dokumentów lub dodaj nowy. (Kliknięcie przycisku „+” obok pola Typ dokumentu przekieruje Cię na stronę Ustawień organizacji. Tam możesz dodać nowy typ dokumentu i przypisać go do encji Podwykonawcy, aby był widoczny na liście dokumentów podwykonawców. Przycisk dostępny tylko dla roli Menedżera Dokumentów).
- Dołączony plik – Prześlij stosowną umowę lub dokument.
- Notatki – Podaj dodatkowe informacje dotyczące dokumentu (opcjonalnie).
- Kliknij „Dodaj”, aby zapisać dokument w profilu podwykonawcy.
Zarządzanie i śledzenie dokumentów podwykonawców:
- Podgląd i pobieranie – Kliknij ikonę oka, aby wyświetlić podgląd dokumentu, lub ikonę pobierania, aby zapisać lokalną kopię pliku.
- Edytuj szczegóły dokumentu – Kliknij ikonę edycji, aby zaktualizować notatki lub datę wygaśnięcia dokumentu.
- Usuń dokumenty – Kliknij ikonę kosza, aby usunąć nieaktualne lub błędne dokumenty.
Zakładka Transakcje
W zakładce Transakcje można przeglądać wykresy i wszystkie transakcje związane z konkretnym podwykonawcą. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zarządzanie transakcjami.
Przykładowe zastosowania
- Efektywne zarządzanie dostawcami: Scentralizowane zarządzanie wszystkimi danymi dotyczącymi zewnętrznych dostawców, podwykonawców i usługodawców w jednym miejscu, zapewniające łatwy dostęp i kontrolę.
- Kategoryzacja i analiza kosztów: Grupowanie podwykonawców według typu (np. Standardowi, Przychody, Dywidendy) w celu dokładnej kategoryzacji wydatków i analizy wzorców wydatków w czasie za pomocą Wykresów kosztów.
- Usprawnione operacje finansowe: Zarządzanie terminami płatności, śledzenie płatności cyklicznych oraz zapewnienie właściwej dokumentacji poprzez wymaganie załączników do konkretnych transakcji z podwykonawcami.
- Zgodność i gotowość do audytu: Przechowywanie i zarządzanie wszystkimi dokumentami związanymi z podwykonawcami, takimi jak umowy i NDA, bezpośrednio w Flowtly, co zapewnia uporządkowany i bezpieczny ślad audytowy.
