Pytania księgowego do transakcji
Zamiast wyjaśniać wątpliwości przez e-mail, Flowtly pozwala Twojemu księgowemu zadawać pytania bezpośrednio przy konkretnej transakcji bankowej lub przychodzącej fakturze kosztowej — a Ty odpowiadasz w tym samym miejscu. Cała wymiana zdań zostaje przypisana do danego rekordu, co zapewnia przejrzysty ślad audytu na koniec miesiąca.
Jak to działa
Każdy wiersz transakcji na liście transakcji oraz każdy wiersz przychodzącej faktury kosztowej (dokumentu kosztowego dostawcy) posiada wątek dyskusji. Ty lub Twój księgowy możecie otworzyć wątek i zadać pytanie. Druga strona otrzymuje powiadomienie, odpowiada w wątku, a gdy sprawa zostanie wyjaśniona, pytanie jest oznaczane jako rozwiązane. Cała rozmowa pozostaje powiązana z rekordem do przyszłego wglądu.
Zadawanie pytania do transakcji lub dokumentu kosztowego
- Przejdź do listy Transakcji (dla transakcji bankowych) lub listy Dokumentów przychodzących (dla faktur dostawców / dokumentów kosztowych).
- Znajdź wiersz, który chcesz omówić. Każdy wiersz po prawej stronie posiada ikonę dymka czatu; jeśli są nierozwiązane pytania, ikona wyświetla licznik.
- Kliknij ikonę dymka czatu, aby otworzyć szufladę dyskusji po prawej stronie ekranu.
- Wpisz pytanie i naciśnij Wyślij. Druga strona natychmiast otrzyma powiadomienie.
Twój księgowy może zrobić to samo z widoku Księgowość — znajduje wiersz, klika ikonę dymka czatu i wysyła wiadomość bezpośrednio w szufladzie dyskusji.
Odpowiadanie na pytanie
Otwórz powiadomienie lub przejdź do rekordu samodzielnie. Kliknij ikonę dymka czatu w wierszu, aby otworzyć szufladę dyskusji. Zobaczysz wszystkie wiadomości w wątku. Wpisz odpowiedź i naciśnij Wyślij. Liczba wiadomości w wątku jest nieograniczona.
Skrzynka pytań
Aby zobaczyć wszystkie otwarte pytania dotyczące wszystkich transakcji i dokumentów kosztowych naraz, przejdź do Księgowość → Pytania (/accountancy/questions). Skrzynka wyświetla wszystkie wątki z nierozwiązanymi pytaniami, pogrupowane według rekordu. Ułatwia to przejście przez zaległości na koniec miesiąca bez przeszukiwania poszczególnych wierszy.
Odznaka nierozwiązanych pytań
Na pozycji Księgowość w bocznym pasku nawigacyjnym wyświetlana jest odznaka z liczbą nierozwiązanych pytań. Aktualizuje się w czasie rzeczywistym w miarę zadawania i rozwiązywania pytań — zawsze wiesz, czy coś wymaga Twojej uwagi.
Oznaczanie pytania jako rozwiązanego
Gdy sprawa zostanie wyjaśniona, otwórz szufladę dyskusji przy danym wierszu i kliknij Oznacz jako rozwiązane przy pytaniu. Rozwiązane pytania znikają ze skrzynki pytań, ale pozostają widoczne w historii wątku przy rekordzie — ślad audytu nie jest nigdy tracony. Rozwiązany wątek można również ponownie otworzyć, jeśli potrzebne są dalsze wyjaśnienia.
Powiadomienia
Flowtly wysyła powiadomienia w kategorii Księgowość w następujących sytuacjach:
- Nowe pytanie zostało zadane przy transakcji lub dokumencie kosztowym, z którym jesteś powiązany.
- Ktoś odpowiedział w wątku, w którym uczestniczysz.
- Pytanie przy Twoim rekordzie zostało oznaczone jako rozwiązane.
Możesz zarządzać kanałami (w aplikacji, e-mail, powiadomienia mobilne) w Ustawienia → Powiadomienia.
Przykłady zastosowań
- Zamknięcie miesiąca: Księgowy pyta o brakujący numer NIP przy transakcji kosztowej. Odpowiadasz danymi dostawcy, księgowy oznacza pytanie jako rozwiązane, a wymiana zdań pozostaje przy transakcji dla audytora.
- Zapytanie o dokument kosztowy: Faktura dostawcy jest podzielona między dwa budżety i księgowy potrzebuje potwierdzenia. Wątek przy dokumencie kosztowym rejestruje decyzję bez konieczności rekonstruowania historii e-maili.
- Przegląd wsadowy: Użyj skrzynki pytań w sekcji Księgowość, aby jednorazowo przejrzeć wszystkie otwarte zapytania, zamiast otwierać rekordy jeden po drugim.
